| 1 | Wordt een nieuwe administratie aangelegd, dan wordt op dat moment voor een aantal parameters een waarde gevraagd. Die waarden kunnen alleen op dat moment worden ingevoerd en zijn daarna om controletechnische redenen NIET meer te wijzigen. Dit geldt voor onder andere het aantal perioden, de eerste boekperiode en de grootboekrekeningen voor Debiteuren, Crediteuren, Projecten en Uitzoeken. |
| 2 | Wordt bij het invoeren van deze gegevens een fout gemaakt, dan kan het noodzakelijk zijn om de administratie opnieuw aan te maken. Hierbij dient eerst de oude administratie te worden verwijderd. |
| 3 | Als bij een rubriek een grootboekrekening moet worden ingevoerd, moet deze eerst worden aangemaakt. Dit kan gebeuren met behulp van SF2. |
| 4 | De grootboekrekeningen Debiteuren, Crediteuren en Projecten kunnen niet aan een extra subadministratie worden gekoppeld want deze grootboekrekeningen hebben impliciet al hun eigen subadministraties. |
| 5 | Met de eigenschap 'U' kan worden aangegeven dat alleen in de huidige boekperiode of hoger mag worden geboekt tenzij voor de betreffende gebruiker in de cash-setup is aangegeven dat deze alleen in de huidige periode mag boeken. Deze eigenschap gaat dan voor de eigenschap 'U'. |
| 6 | Bij het aanmaken van een nieuwe administratie, waarbij gekozen wordt voor het NIET inlezen van de default stamgegevens worden alle grootboekrekeningen opgevraagd die nodig zijn voor de OB-berekening De hier ingegeven (OB)-grootboekrekeningen worden automatisch aangemaakt en dus toegevoegd aan het rekeningschema. Ook worden er standaard OB-percentages aangemaakt. |
| 7 | In Aanmaken nieuwe administratie zijn een aantal vragen gesteld die de basis hebben gelegd voor de rubrieken die in dit scherm worden getoond. |
| 8 | Ter informatie staat onderin het scherm vermeld vanaf wanneer er grootboekmutaties en grootboeksaldi in dit databestand aanwezig zijn. |
Administratienaam 1 (40 cijfers/letters) [802]
Deze rubriek is bestemd om (een deel van) de naam van de organisatie in te vullen. Deze gegevens worden op de eerste regel boven alle overzichten getoond.
Administratienaam 2 (40 cijfers/letters) [803]
Deze rubriek is bestemd om (een deel van) de naam of het adres van de organisatie in te vullen. Deze gegevens worden op de tweede regel boven alle overzichten getoond.
Extra kopregel (40 cijfers/letters) [801]
Deze rubriek is bestemd om een mededeling boven de periodeoverzichten te laten tonen. Bijvoorbeeld: Nog geen accountantscontrole toegepast.
Parameters
Parameters zijn coderingen die de werking van bepaalde functies van het CASH-programma beïnvloeden. Een aantal parameters kunnen niet meer worden gewijzigd nadat er in de administratie is geboekt.
Aantal perioden (12,04,01,13) [806]
Aantal gelijke perioden waarin het boekjaar moet worden verdeeld.
Geldige waarden zijn:
| 01 | Op jaarbasis |
| 04 | Op kwartaalbasis |
| 12 | Op maandbasis |
| 13 | 4 wekelijks |
TIP: gebruik 12 perioden in plaats van 01 of 04.
Bij maandbasis lopen de eigen perioden synchroon met die van de fiscus. Daarnaast is rapportage op kwartaalbasis nog steeds mogelijk. Andersom niet.
LET OP: Deze rubriek kan niet meer worden gewijzigd nadat er in de administratie is geboekt.
Eerste boekperiode (periode JJPP) [804]
De combinatie van het (eerste) boekjaar en de (eerste) boekperiode die verwerkt gaat worden met CASH binnen deze administratie.
De boekperiode van het eerste boekjaar moet altijd gelijk zijn aan 01.
LET OP: Deze rubriek kan niet meer worden gewijzigd nadat er in de administratie is geboekt.
Gebroken boekjaar (01,02,03,04,05,06,07,08,09,10,11,12) [858]
Deze rubriek kan alleen worden ingevuld als er met 12 periodes wordt gewerkt.
Als u met een gebroken boekjaar werkt, kunt u met deze rubriek aangegeven in welke maand uw boekjaar begint. Bij controle en automatische berekening van de combinatie boekdatum / boekperiode, wordt de eerste periode geacht in te gaan op de eerste dag van de maand die hier is aangeven.
Als u de defaultwaarde '01' kiest, heeft u geen gebroken boekjaar. Als uw boekjaar bijvoorbeeld begint op 1 juli dan kiest u hier 07. De boekingen die betrekking hebben op de maand juli worden dan door CASH gezien als periode 01 van het lopende boekjaar.
LET OP: Volgens de Wet op de IB/VPB mag u uitsluitend met een gebroken boekjaar werken "Indien de aard van de onderneming dit rechtvaardigt".
LET OP: Deze rubriek kan niet meer worden gewijzigd nadat er in de administratie is geboekt, tenzij met de speciale functie Conversie aantal periodes
Basisvaluta (bestaande waarde) [927]
De hier ingevulde waarde geeft de basisvaluta aan waarin de administratie wordt gevoerd. Standaard wordt hier EUR gepresenteerd. De EUR wordt automatisch in de valutabel opgenomen met een koers van 1,0000.
Met F2 krijgt u een overzicht van alle ISO-codes. Uit deze tabel kan een keuze worden gemaakt die van toepassing is op de basisvaluta van de administratie.
Huidige boekperiode (periode JJPP) [840]
De combinatie van jaar en periode die op dit moment voor het boeken actueel is.
De hier ingevulde waarde zal bij verschillende functies automatisch worden ingevuld. Deze voorgestelde waarde, de defaultwaarde, kan dan met ENTER worden geaccepteerd. De waarde ook worden gewijzigd.
Verslagperiode t/m (periode JJPP) [1042]
In deze rubriek kan de periode worden ingegeven die op een bepaald moment dient als 'verslagperiode'. Deze waarde wordt als default gepresenteerd in alle periodieke overzichten die een 't/m boekperiode' vragen. Over het algemeen vult u hier de laatste periode van het vorige jaar in.
Perc bet verschil (4,2 cijfers) [841]
Het percentage dat wordt gebruikt om te bepalen of een betalingsverschil mag worden weggeboekt tijdens het afboeken van een openstaande post.
Wordt bijvoorbeeld 5,00 ingevoerd, dan zal bij een betalingsverschil dat minder is dan 5% worden voorgesteld het verschil weg te boeken.
Default gebruik kpl (10 cijfers/letters) [814]
Per grootboekrubriek (het eerste cijfer van de grootboekrekening) wordt hier aangegeven in hoeverre de invoer van een kostenplaats verplicht is tijdens het boeken.
De eerste positie is voor grootboekrekeningen die met een 0 beginnen, de tweede positie is voor degene die met een 1 beginnen en zo verder.
Geldige waarden zijn:
| J | kostenplaats verplicht |
| N | kostenplaats niet toegestaan |
| F | kostenplaats toegestaan |
Keuze OB-berekening (N,F,A) [635]
De hier ingevulde waarde geeft aan of de administratie OB-plichtig is.
Geldige waarden zijn:
| N | Niet OB-plichtig. |
| F | Wel OB-plichtig: berekening van de OB bij het boeken van de journaalposten vindt handmatig plaats door gebruik van Functietoetsen. |
| A | Wel OB-plichtig: berekening van de OB bij het boeken van de journaalposten vindt geheel Automatisch plaats op basis van de 'Code OB-tarief' die is vastgelegd bij de betreffende grootboekrekening. |
Als u bij een nieuwe administratie kiest voor F of A moet u met Onderhoud OB-grootboekrekeningen resp. Onderhoud OB/ICP-parameters de instellingen voor de berekening doen.
Als u de codering achteraf wilt omzetten van niet- naar wel OB-plichtig, dan wordt bij het starten van de functie Onderhoud dagboeken algemeen gecontroleerd of de OB-grootboekrekeningen en OB-parameters zijn ingevuld. Als dat nog niet is gedaan, bent U verplicht om deze eerst in te vullen.
LET OP: Met deze rubriek legt u niet vast dat de OB-aangifte automatisch verstuurd moet worden. Dat bepaalt u zelf op het moment dat u de aangifte laat berekenen met functie Aanmaken OB-aangifte
Eigenschappen (14 cijfers/letters) [821]
Klik op het veld om de eigenschappen te wijzigen. Zie aldaar voor verdere uitleg over de eigenschappen die kunnen worden geactiveerd.
Default ISO-landcode (bestaande waarde) [1322]
De hier ingegeven ISO-landcode bepaalt het 'thuisland' van de CASH-administratie. Alle relaties zonder landnaam krijgen automatisch deze ISO-landcode toegevoegd. In adressen op etiketten en facturen wordt de landnaam die hoort bij deze ISO-code onderdrukt.
Hist. aanw vanaf bkj (jaar JJ) [820]
In deze rubriek wordt vermeld vanaf wanneer er grootboekmutaties in het databestand aanwezig zijn. Deze waarde wordt door CASH bijgehouden. Wanneer u met functie Verwijderen mutaties de grootboekmutaties van een boekjaar hebt verwijderd dan zal de hier getoonde waarde automatisch met een boekjaar worden verhoogd.
Saldi aanw vanaf bkj (jaar JJ) [822]
In deze rubriek wordt vermeld vanaf wanneer er grootboeksaldi in het databestand aanwezig zijn. Deze waarde wordt door CASH bij
gehouden. Wanneer u met functie Verwijderen saldi de grootboeksaldi van een boekjaar hebt verwijderd dan zal de hier getoonde waarde automatisch met een boekjaar worden verhoogd.
Zoekwoordenregister (J,N) [1366]
In deze rubriek wordt vermeld of er gekozen is om te werken met een 'zoekwoordenregister'. In dit register wordt van iedere relatie alle woorden van betekenis uit de bedrijfsnaam, de rubriek t.a.v. en (bij CRM) de contactpersonen opgeslagen. Het register kan worden geactiveerd met functie Financieel / Diversen / Activeren zoekwoorden. Bij een nieuwe administratie wordt deze keuze altijd op 'J' gezet.
| J | aan, register staat aan |
| N | uit, register staat uit |
Administratie code (4 cijfers/letters) [3263]
De oorspronkelijke administratiecode van de administratie. Bij het opstarten of afsluiten van de administratie kunnen er automatische functies gestart worden, zoals de aanmaanrobot of de bankenkoppeling. Om te verhinderen dat deze functie worden uitgevoerd in een kopie bestand wat u heeft gemaakt wordt hier de oorspronkelijke code van de administratie vastgelegd en deze wordt dan vergeleken met de naam van het bestand wat u opent.
Grootboekrekeningen
De volgende grootboekrekeningen worden eenmalig vastgelegd en hebben een speciale functie binnen het CASH-programma. In een aantal gevallen kan een ingevulde grootboekrekening niet meer worden gewijzigd nadat er op geboekt is.
Gbrek debiteuren (bestaande waarde) [807]
Dit is het nummer van de grootboekrekening Debiteuren. Wordt op dit nummer geboekt, dan zal CASH om een relatienummer en een factuurnummer vragen. Hierdoor kan de factuur automatisch in de betreffende subadministratie worden geboekt. Verder wordt de rubriek bij dagboeken van het soort uitgaande facturen als defaultwaarde gebruikt voor de rubriek Grootboekrekening.
De gebruiker is verplicht de rubriek in te vullen (ook als de debiteurenadministratie niet gebruikt zou worden). Deze grootboekrekening kan door ingave van de gewenste waarde automatisch worden aangemaakt.
LET OP: Dit gegeven kan niet meer worden gewijzigd zodra er op deze grootboekrekening is geboekt.
Gbrek crediteuren (bestaande waarde) [808]
Dit is het nummer van de grootboekrekening Crediteuren. Wordt op dit nummer geboekt, dan zal CASH om een relatienummer en een factuurnummer vragen. Hierdoor kan de factuur automatisch in de betreffende subadministratie worden geboekt. Verder wordt de rubriek bij dagboeken van het soort inkomende facturen als defaultwaarde gebruikt voor de rubriek Grootboekrekening.
De gebruiker is verplicht de rubriek in te vullen (ook als de crediteurenadministratie niet gebruikt zou worden). Deze grootboekrekening kan door ingave van de gewenste waarde automatisch worden aangemaakt.
LET OP: Dit gegeven kan niet meer worden gewijzigd zodra er op deze grootboekrekening is geboekt.
Gbrek projecten (bestaande waarde) [825]
Dit is het nummer van de grootboekrekening projecten. Wordt op dit nummer geboekt, dan zal CASH om een projectcode en een werksoortcode vragen. Hierdoor weet het programma hoe in de subadministratie moet worden geboekt. De gebruiker is verplicht de rubriek in te vullen (ook als de projectenadministratie niet gebruikt zou worden).
Deze grootboekrekening kan door ingave van de gewenste waarde automatisch worden aangemaakt.
LET OP: In bestaande administraties kan uitsluitend een grootboekrekening worden gebruikt waarop nog niet is geboekt. De waarde is achteraf niet meer te wijzigen.
Gbrek result d jaar (bestaande waarde) [809]
De grootboekrekening die CASH zal gebruiken als het resultaat (winst of verlies) van het huidige boekjaar nog niet is weggeboekt via de zogenaamde eindejaarsboeking. Tijdens het tonen van de balans zal een eventueel resultaat op deze rekening verschijnen.
De hier ingevulde grootboekrekening mag niet worden gebruikt om zelf boekingen op te verrichten en kan daarom beter voor boekingen worden afgesloten door bij de rubriek Code geblokkeerd een J(a) in te vullen.
Gbrek result v jaar (bestaande waarde) [810]
De grootboekrekening die CASH zal gebruiken als het resultaat (winst of verlies) van vorige boekjaren nog niet is weggeboekt via de zogenaamde eindejaarsboeking. Tijdens het tonen van de balans zal een eventueel resultaat op deze rekening verschijnen.
De hier ingevulde grootboekrekening mag niet worden gebruikt om zelf boekingen op te verrichten en kan daarom beter voor boekingen worden afgesloten door bij de rubriek Code geblokkeerd een J(a) in te vullen.
Gbrek transitoria DB (bestaande waarde) [817]
De grootboekrekening die CASH zal gebruiken voor het weergeven van het transitorisch debetsaldo. Dit saldo kan ontstaan als de mutaties van één boekstuk verschillende perioden kennen. Is een specificatie van het saldo gewenst, dan kan de functie Afdrukken transitoria overzicht worden gebruikt.
De hier ingevulde grootboekrekening mag niet worden gebruikt om zelf boekingen op te verrichten en kan daarom beter voor boekingen worden afgesloten door bij de rubriek Code geblokkeerd een J(a) in te vullen.
Gbrek transitoria CR (bestaande waarde) [1013]
De grootboekrekening die CASH zal gebruiken voor het weergeven van het transitorisch creditsaldo. Dit saldo kan ontstaan als de mutaties van één boekstuk verschillende perioden kennen. Is een specificatie van het saldo gewenst, dan kan de functie Afdrukken transitoria overzicht worden gebruikt.
De hier ingevulde grootboekrekening mag niet worden gebruikt om zelf boekingen op te verrichten en kan daarom beter voor boekingen worden afgesloten door bij de rubriek Code geblokkeerd een J(a) in te vullen.
Gbrek uitzoeken (bestaande waarde) [824]
De grootboekrekening waarop CASH zal boeken als boekhoudkundige verschillen dreigen te ontstaan. Deze situatie kan zich voordoen bij het boeken van periodieke boekingen (als debet niet gelijk is aan credit) en bij het importeren van een bestand met mutaties.
Ook kunt u deze grootboekrekening gebruiken voor posten waar u op dat moment nog niet precies van weet waar het bedrag definitief thuishoort. U kunt de grootboekrekening binnen de betreffende post later alsnog wijzigen.
U bent verplicht deze rubriek in te vullen.
Gbrek bet verschil (bestaande waarde) [829]
De grootboekrekening die CASH zal gebruiken om een betalingsverschil automatisch weg te boeken. Of een eventueel betalingsverschil automatisch wordt weggeboekt, wordt mede bepaald door de rubriek Perc bet verschil.
Gbrek koersverschil (bestaande waarde) [843]
De grootboekrekening die CASH zal gebruiken om een koersverschil automatisch op te verantwoorden. Een koersverschil ontstaat als de koers wijzigt van een valutasoort die wordt gebruikt bij het onderhoud van kas- bank- en giro-dagboeken. Immers, de tegenwaarde van het bank- of kassaldo in de lokale valutasoort zal door een koerswijziging veranderen.
Gbrek betaalopdracht (bestaande waarde) [838]
De grootboekrekening die CASH zal gebruiken als tussenrekening bij betalingen onderweg. Betalingen onderweg ontstaan door het aanmaken van een betaalopdracht met automatische afboeking van de betaalde posten. Bij de afboeking van het saldo op het bankafschrift kan met deze grootboekrekening worden volstaan.
Gbrek uitzkn bankmut (bestaande waarde) [1339]
Deze grootboekrekening wordt uitsluitend gebruikt bij het inlezen van bankmutaties, voor mutaties waarbij geen relatie kan worden gevonden met een openstaande factuur of grootboekrekening. Als de rubriek leeg is op het moment van inlezen van een bankbestand dan wordt de waarde van 'Gbrek uitzoeken' gevolgd door de letter B overgenomen.
Gbrek uitzkn UBLfact (bestaande waarde) [1375]
Grootboekrekening wordt gebruikt bij het inlezen van UBL-facturen, als standaardwaaarde voor de tegenboeking van de kosten. De systeemrekening is bepaald door de rekening 'Uitzoeken' gevolgd door de letter I. De systeemrekening is desgewenst later muteerbaar en wordt gebruikt als er geen vaste kostenrekening per relatie of kenmerk beschikbaar is.
Gbrek UBL verschil (bestaande waarde) [3178]
Grootboeknummer wordt gebruikt bij het inlezen van UBL-facturen. Een mogelijk verschil tussen totaal factuurbedrag en grootboekmutaties wordt geboekt op deze uitzoekrekening. Deze rekening is desgewenst muteerbaar tijdens controle van de UBL factuur.
Mogelijke verschillen op een UBL-factuur zijn een factuurkorting of een kredietbeperking.
| F3 | Bedrijf | D0805 Bedrijfsgegevens |
| F4 | Form | D0804 Formulierparameters |