Een inkoopfactuur kan in sommige gevallen kosten in rekening brengen over een bepaald tijdvak (kwartaal, jaar). Wanneer deze factuur geboekt wordt dan vallen de kosten niet alleen in de huidige boekperiode maar ook in toekomstige boekperiodes. Dit vooruit (of acheruit) boeken wordt transitorisch boeken genoemd. Hierdoor worden kosten verdeeld over meerdere periodes en vallen dus niet alleen in de huidige periode. Het resultaat op de verlies & winstrekening geeft hierdoor een zuiverder beeld.
De Auditfile en Transitorische posten
Inleiding
CASH heeft de unieke eigenschap om vanuit één boekstuk in meerdere periodes te boeken, dit noemen we transitorisch boeken. Bij het maken van een Auditfile worden deze posten op een bepaalde manier behandeld om te zorgen dat het boekjaar (of de periodes) waarover de Auditfile wordt gemaakt een sluitend geheel vormen.
In de Administratieparameters van de administratie kunnen twee systeemrekeningen worden ingesteld die van belang zijn voor het juist verwerken van transitorische posten (o.a.) in de Auditfile. Als deze ontbreken wordt een waarschuwing gegeven dat deze eerst moeten worden ingevuld. De systeemrekeningen heten 'transitoria debet' en 'transitoria credit'. Afhankelijk van het teken van de boeking wordt de betreffende systeemrekening toegepast. Simpel gezegd geldt hierbij dat vooruitgeboekte kosten en/of achteruitgeboekte opbrengsten debet zijn en vooruitgeboekte opbrengsten en/of achteruitgeboekte kosten credit.
Als de tweede systeemrekening niet is ingevuld wordt altijd de eerste toegepast. Dit komt de duidelijkheid echter niet ten goede.
Er zijn vier soorten transitorische posten. Deze worden hier uitgelegd met de manier waarop deze in de Auditfile zijn verantwoord.
Omdat het sinds versie B09 ook mogelijk is om een Auditfile te produceren t/m een bepaalde periode dient 'volgend jaar' ook gelezen te worden als 'voorbij de opvraagperiode'.
In de volgende voorbeelden gaan we er van uit dat in de Administratieparameters ingevuld staat 1550 als transitoria debet en 1560 als transitoria credit. We maken een Auditfile over heel 2016.
1) Vooruit geboekt naar het huidige jaar
Voorbeeld: een factuur in 2015 met uitsplitsing naar periodes in 2016
Auditfile: de boekstukken waarmee deze regels geboekt zijn vallen in het vorige jaar en zijn derhalve geen onderdeel van de Auditfile. De betreffende regels worden getotaliseerd opgenomen in de beginbalans op de betreffende systeemrekening transitoria. Tevens wordt in het memo-dagboek TRANS een mutatie opgenomen voor iedere post waarbij deze wordt afgeboekt van de (beginbalans) systeemrekening en wordt opgeboekt in de kosten c.q. opbrengsten in de betreffende periode.
2) Vooruit geboekt naar het volgende jaar
Voorbeeld: een factuur in 2016 met uitsplitsing naar periodes in 2017
Auditfile: in de betreffende regel van het originele boekstuk wordt de grootboekrekening gewijzigd naar systeemrekening 1550 voor kosten en 1560 voor opbrengsten
3) Achteruit geboekt naar het vorige jaar
Voorbeeld: een factuur in 2016 met uitsplitsing naar periodes in 2015
Auditfile: in de betreffende regel van het originele boekstuk wordt de grootboekrekening gewijzigd naar de systeemrekening transitoria
4) Achteruit geboekt naar het huidige jaar
Voorbeeld: een factuur in 2017 met uitsplitsing naar periodes in 2016
Auditfile: de boekstukken waarmee deze regels geboekt zijn vallen in het volgende jaar en zijn derhalve geen onderdeel van de Auditfile. Er wordt een apart dagboek TRANS aangemaakt waarin de betreffende regels worden geplaatst, tegengeboekt op de systeemrekening(en).