Met ingang van 1 januari 2005 is het verplicht geworden, om de OB/ICL-aangifte elektronisch aan te leveren bij de Belastingdienst. Binnen CASH kan deze aangifte volledig geautomatiseerd worden uitgevoerd. De basis voor een juiste aangifte is de informatie in de stamgegevens van de relatie, het artikel en het grootboekrekeningnummer van de omzet.
Primair worden de rubrieken (vragen) op het (elektronische) OB-aangifteformulier bepaald op basis van het veld Code plaats in de stamgegevens van de klant:
| N = Nederland | = rubriek 1a. |
| E = Binnen EU | = rubriek 3b. |
| B = Buiten EU | = rubriek 3a. |
Uitzonderingen hierop worden vastgelegd in de volgende stamgegevens:
| - van de klant | rubriek OB verkoop | (=verlegd) |
| - van het artikel | rubriek Code OB | (=percentage) |
| - van de grootboekrek | Rubriek Soort levering | (=diensten of installatie) |
De rubriek Code OB verkoop wordt bij het boeken van verkoopfacturen alleen gebruikt, als de OB verlegd is naar de afnemer, of als de regeling voor afstandsverkopen van toepassing is:
| N = nultarief | = rubriek 1e. (alleen Code plaats = N) |
| A = Afstandsverkoop | = rubriek 3c. (alleen Code plaats = E) Deze rubriek is standaard leeg, omdat de OB primair wordt bepaald op basis van de rubriek Code Plaats (Nederland, binnen of buiten EU). |
Het OB-percentage wordt per verkooporderregel bepaald door de rubriek Code OB uit de stamgegevens van het artikel en de systeemvariabelen. Deze rubriek is alleen van belang, als meerdere OB percentages op de factuur in het geding zijn:
| H = hoog tarief | = rubriek 1a. |
| L = laag tarief | = rubriek 1b. |
| O = overig tarief | = rubriek 1c. |
| N = nul tarief | = rubriek 1e. |
Indien op de OB-aangifte een uitsplitsing gemaakt moet worden tussen goederen en diensten of installaties, wordt deze detaillering vastgelegd in de Rubriek Code soort levering in de stamgegevens van de grootboekrekening van de omzet:
| G = goederen (rubriek mag ook leeg zijn) | |
| D = diensten naar het buitenland | rubriek = 1a |
| N = diensten naar het buitenland met nultarief | rubriek = 1e |
| I = Installatie of montage in een ander land van de EU | rubriek = 3c |
Indien gewerkt wordt met het onbelaste OB-tarief (bijvoorbeeld bij verhuur), wordt deze detaillering vastgelegd in de artikelstamgegevens, zie functie Artikel In dat geval dient gekozen te worden uit de volgende combinatie van coderingen:
| Code OB | N (nul). |
| Artikelsoort | K (kosten). |
| Gbrek omzet | Apart grootboeknummer voor de omzet (zie functietoets F3). |
| Code OB-tarief | X (OB-onbelast, zie stamgegevens grootboekrekening). |
Op basis van de stamgegevens van de relatie, het artikel en het grootboeknummer, wordt de rubriek (vraag) op de OB-aangifte volgens onderstaande tabel bepaald. (Kolommen met - zijn voor de bepaling van de aangifterubriek niet van belang).
| Relatie | Relatie | Relatie | Artikel | Grbrek.omzet | Aangifte |
| Plaats | Obverk | OB-nummer | OB code | Soort verkoop | Rubriek |
| N | - | - | H=hoog | - | 1a |
| N | - | - | L=laag | - | 1b |
| N | - | - | O=overig | - | 1c |
| N | - | - | N=nul | - | 1e |
| N | N=nul | gevuld | - | - | 1e |
| E | - | gevuld | - | - | 3b |
| E | - | leeg | - | - | 1a |
| E | A=afstand | leeg | - | - | 3c |
| E | - | gevuld | - | I=installatie | 3c |
| E/B | - | - | - | D=dienst | 1a |
| E/B | - | gevuld | - | N=niet belast | 1e |
| B | - | - | - | - | 3a |
Vragen op het aangifteformulier:
| 1a | = Leveringen en diensten met hoog OB-tarief. |
| 1b | = Leveringen en diensten met laag OB-tarief. |
| 1c | = Leveringen en diensten met overig OB-tarief. |
| 1e | = Leveringen en diensten belast met 0% of niet bij u belast (=verlegd). |
| 3a | = Leveringen naar landen buiten de EU (uitvoer). |
| 3b | = Leveringen naar landen binnen de EU. |
| 3c | = Afstandsverkopen binnen de EU of omzet uit installatie van goederen. |
LET OP:
Klanten binnen de EU (Code Plaats = E), dienen verplicht een OB-nummer en een Code Land te hebben. Als het OB-nummer niet is ingevuld, wordt OB op de factuur geplaatst en wordt de omzet in rubriek 1a geplaatst.
De grootboekrekeningen waarop automatisch geboekt gaat worden, zijn muteerbaar met functie Onderhoud OB-grootboekrekeningen
De inhoud van het veld Code OB in de kop van de verkooporder is afhankelijk van de rubrieken: Code plaats en OB-nummer in de stamgegevens van de klant:
| Plaats | OB-nummer | Code OB |
| N | n.v.t. | A, E of I. |
| E | leeg | A of E. |
| E | gevuld | N |
| B | n.v.t. | N |