Uiteindelijk wilt u van alle bedragen in de administratie een verantwoording hebben. Als een bedrag wordt geboekt, wordt daarbij aangegeven waar dit betrekking op heeft. Dit kunnen zoveel verschillende zaken zijn, dat gekozen is om al die doelen een eigen nummer te geven. De nummering moet wel logisch worden gekozen. Een boekhouding schrijft voor om een bepaalde rubricering te gebruiken. Maak er een gewoonte van om nummers die op dezelfde zaken betrekking hebben met hetzelfde cijfer te laten beginnen. Hierdoor kunnen afzonderlijke bedragen makkelijk bij elkaar worden geteld om een totaal van dezelfde soort te berekenen.
Wij adviseren u om het grootboekrekeningschema op te zetten volgens het 'stelsel Bakker'. U werkt dan met minimaal 4-cijferige grootboekrekeningen, waarbij het eerste cijfer de volgende betekenis heeft:
| 0 | posten met een looptijd langer dan een jaar: vaste activa (onroerend goed, auto's, inventaris) en passiva (eigen vermogen en langlopende schulden). |
| 1 | posten met een looptijd korter dan een jaar: financiële rekeningen (kas, bank, giro, debiteuren, crediteuren) |
| 2 | tussenrekeningen (kruisposten) |
| 3 | voorraadrekeningen |
| 4 | bedrijfskosten (loon-/salariskosten, huisvesting, verkoopkosten) |
| 5 | rekeningen ten behoeve van het productieproces |
| 6 | idem |
| 7 | inkoopwaarde van de omzet (kostprijs goederen) |
| 8 | netto-omzet of opbrengsten (gefactureerde omzet) |
| 9 | diverse baten en lasten en overige posten |
Voor een voorbeeld van de uitwerking van dit systeem verwijzen wij u naar de demo-administratie.
U legt het rekeningschema in CASH vast met functie Onderhoud grootboekrekeningen via Financieel/Stamgegevens/Grootboekrekeningen.
Als u begint met een nieuwe administratie kunt u er voor kiezen om een 'standaard' rekeningschema in te lezen. Door vervolgens een bedrijfsvorm te kiezen, wordt dit rekeningschema aan deze bedrijfsvorm aangepast. Ook de keuze wel of niet 'btw-plichtig' kan gevolgen hebben voor het rekeningschema. Als de administratie als niet-btw-plichtig wordt gekozen, worden alle stamgegevens mbt de btw uit de administratie verwijderd.
Naast de eerdergenoemde rubricering op basis van het eerste cijfer van de grootboekrekening kunt u ook codes toevoegen om te komen tot een indeling van de Balans en het Winst & Verliesoverzicht. We noemen deze codes 'verdichtingen'. U kunt deze echter ook achteraf toevoegen op het moment dat u hier behoefte aan heeft. Als u kiest voor het standaard rekeningschema wordt de basis van de balans-codering automatisch toegevoegd.