| 1 | Overzichten, zoals een proef- en saldibalans, worden op volgorde van de grootboekrekeningen aangemaakt. Daarnaast zijn ze ook te beperken tot een serie opeenvolgende grootboekrekeningen. Om die reden is de systematiek van nummering van belang. |
| 2 | Een grootboekrekening bestaat uit maximaal zes posities. Het is ook toegestaan om letters te gebruiken. Dit is echter af te raden. Aan een grootboekrekening kan immers ook een zoeknaam worden toegekend, zodat het mogelijk is alleen 'echte' nummers te gebruiken, terwijl bij het boeken toch op (zoek)naam kan worden gezocht. |
| 3 | Binnen een grootboekrekening wordt verwezen naar een balanscode. Deze bepaalt waar het saldo van de grootboekrekening op de gecomprimeerde balans verschijnt. Het is makkelijk om eerst de balanscodes via functie Onderhoud balanscodes vast te leggen en pas daarna de grootboekrekeningen, zodat direct de juiste balanscodes zijn aan te geven. |
| 4 | Een overzicht met alleen subtotalen (tussentotalen) op de resultatenrekening is mogelijk met Winst & Verlies overzicht Alleen de grootboekrekeningen met een verkort nummer worden dan getoond. Zo laat grootboekrekening 42 het totaal van de rekeningen 4200 tot en met 4299 zien. Om te voorkomen dat op een dergelijke subtotaalrekening kan worden geboekt, moet de rekening met de rubriek Code geblokkeerd voor boeken worden afgesloten. |
Wordt gebruik gemaakt van Mineralenbalans dan moeten aan de grootboekrekeningen meer gegevens worden gekoppeld. Deze extra gegevens zijn in te voeren met behulp van F3.
Grootboekrekening (sleutelwaarde) [201]
Het nummer waarmee de grootboekrekening wordt geidentificeerd.
Een nul aan het begin van het nummer wordt beschouwd als integraal onderdeel van dat nummer.
Zoeknaam (10 cijfers/letters) [202]
De naam waarmee de grootboekrekening kan worden gezocht.
Omschrijving (30 cijfers/letters) [203]
De volledige naam van de grootboekrekening.
Soort rekening (B,1,2,3,4,5,6) [204]
Deze rubriek geeft het soort rekening aan. Op basis van deze code wordt bepaald of een rekening tot de balans of de resultatenrekening behoort. Verder wordt de rubriek gebruikt voor het samenstellen van de Winst & Verliesrekening.
Geldige waarden zijn:
| B | Balansrekening |
| 1 | Winst & Verliesrekening; opbrengst |
| 2 | Winst & Verliesrekening; inkoop |
| 3 | Winst & Verliesrekening; kosten |
| 4 | Winst & Verliesrekening; diverse baten |
| 5 | Winst & Verliesrekening; diverse lasten |
| 6 | Winst & Verliesrekening; fiscaal niet aftrekbaar |
Balanscode activa (bestaande waarde) [205]
De balanscode voor de activazijde van de balans waar het saldo van de grootboekrekening op de gecomprimeerde balans wordt verantwoord.
Als alleen bij deze rubriek een waarde wordt ingevoerd, zal het saldo van de grootboekrekening altijd bij deze balanscode worden verantwoord. Worden zowel deze rubriek als de rubriek Balanscode passiva ingevuld, dan bepaalt het teken van het saldo onder welke van de twee het saldo wordt verantwoord. Deze eigenschap kan van pas komen bij rekeningen die zowel een debet- als een creditsaldo kunnen vertonen. Geldige waarden zijn 0100 t/m 1099.
Balanscode passiva (bestaande waarde) [206]
De balanscode voor de passivazijde van de balans waar het saldo van de grootboekrekening op de gecomprimeerde balans wordt verantwoord.
Als alleen bij deze rubriek een waarde wordt ingevoerd, zal het saldo van de grootboekrekening altijd bij deze balanscode worden verantwoord. Worden zowel deze rubriek als de rubriek Balanscode activa ingevuld, dan bepaalt het teken van het saldo onder welke van de twee het saldo wordt verantwoord. Deze eigenschap kan van pas komen bij rekeningen die zowel een debet- als een creditsaldo kunnen vertonen. Geldige waarden zijn 1100 t/m 2099.
Code aantal (J,N,V) [207]
Deze rubriek bepaalt of met aantallen kan worden gewerkt. Wordt gekozen voor aantallen, dan zijn bij het invoeren van mutaties ook aantallen in te geven en kunnen bijvoorbeeld de gedeclareerde uren op een grootboekrekening Omzet Consultancy worden geregistreerd.
Geldige waarden zijn:
| N | Geen aantallen |
| J | Aantallen mogelijk |
| V | Verplichte invoer van aantallen |
Code kostenplaats (D,F,J,N,V) [210]
Deze rubriek bepaalt in hoeverre een kostenplaats mag of moet worden ingevoerd tijdens het boeken op deze rekening. Per grootboekrubriek (eerste cijfer van een grootboekrekening) is bij de vaste gegevens, de functie Instellen administratieparameters, aan te geven in hoeverre een kostenplaats gewenst en/of verplicht is. Hier kan per grootboekrekening van deze algemene waarde worden afgeweken.
Geldige waarden zijn:
| D | Defaultwaarde conform Instellen administratieparameters |
| N | Invoer kostenplaats verboden |
| J | Invoer kostenplaats verplicht |
| F | Invoer kostenplaats facultatief |
| V | Vaste kostenplaats |
Kostenplaats (bestaande waarde) [911]
Wordt in de vorige rubriek Code kostenplaats de waarde 'V' vermeld dan wordt in deze rubriek aangegeven welke kostenplaats als vaste waarde gaat fungeren in combinatie met de betreffende grootboekrekening.
Van deze kostenplaats kan dan niet worden afgeweken.
Wordt in de vorige rubriek een andere waarde dan 'V' vermeld dan wordt de hier ingevulde waarde als kostenplaats voorgesteld. Deze waarde is dan eventueel te vervangen door een andere kostenplaats.
Winst & Verliescode (bestaande waarde) [261]
Deze rubriek kan worden gebruikt als een verwijzing naar een bepaalde codering volgens een extern rekeningschema. Met Shift F2 kan een tabel worden onderhouden. Met functie Winst & Verlies overzicht kan dit overzicht op volgorde van deze code worden getoond.
Subadministratie (bestaande waarde) [701]
De code van de subadministratie waaraan deze grootboekrekening wordt gekoppeld. Mutaties op deze subadministratie worden altijd van een kenmerk voorzien en per kenmerk wordt een saldo opgebouwd zodat kan worden vastgesteld hoe het saldo van de grootboekrekening is opgebouwd.
Bank/IBAN (35 cijfers/letters) [110]
Het in deze rubriek ingevulde bank/gironummer zal worden gebruikt bij het inlezen van telebankbestanden. Wanneer een banknummer in het bestand met de hier ingevulde waarde overeenkomt, zal de post op deze grootboekrekening worden geboekt. Bijvoorbeeld bij de grootboekrekening Telefoonkosten kan het bankrekeningnummer van de betreffende provider worden ingevuld.
Code OB-tarief (H,L,O,N,B,V,X) [242]
Met deze code wordt aangegeven tegen welk tarief de grootboekmutaties op deze rekening worden belast.
Geldige waarden zijn:
| H | het hoge OB-tarief geldt voor de mutaties op deze rekening |
| L | het lage OB-tarief geldt voor de mutaties op deze rekening |
| O | het overige OB-tarief geldt voor de mutaties op deze rekening |
| N | het nultarief geldt voor de mutaties op deze rekening |
| B | de mutaties zijn zelf OB-mutaties |
| V | de OB is verlegd |
| X | OB-onbelast |
Soort verkoop (G,D,I,N) [448]
Met deze rubriek wordt de afwijkende waarde van het soort levering van de betreffende grootboekrekening vastgelegd. De standaardwaarde is Goederen, tenzij in de OB/ICL parameters een andere waarde is vastgelegd.
Geldige waarden zijn:
| G | Goederen |
| D | Diensten |
| I | Installaties |
| N | Niet belaste diensten naar het buitenland |
Balanscode activa (bestaande waarde) [794]
Deze code is alleen van toepassing als er geconsolideerd wordt. Dan treedt deze in de plaats van de normale balanscode. Ook hierbij geldt, dat deze niet worden overgenomen van de 'vorige'.
Balanscode passiva (bestaande waarde) [795]
Deze code is alleen van toepassing als er geconsolideerd wordt. Dan treedt deze in de plaats van de normale balanscodes. Ook hierbij geldt, dat deze niet worden overgenomen van de 'vorige'.
Winst&Verliescode (bestaande waarde) [540]
Indien in deze rubriek een waarde wordt ingevuld, wordt deze waarde gehanteerd in plaats van de Winst- en Verliescode op het moment dat er gekozen wordt voor consolidatie tijdens het aanmaken van het Winst- en Verliesoverzicht. Zo kan het totaal van een grootboekrekening naar een andere plaats worden gestuurd afhankelijk van het feit of er wel of niet wordt geconsolideerd.
Een voorbeeld: Indien binnen een fiscale eenheid, diensten worden gefactureerd zoals huur (de ene bv verhuurt aan de andere bv) of een management fee, of er worden rentekosten in rekening gebracht, dan dienen deze buiten de kosten van de ene bv c.q. de opbrengsten van de andere bv te blijven. Wordt er een Winst & Verliesoverzicht gemaakt van een enkele bv dan dienen deze kosten c.q. opbrengsten vermeld te worden. Wordt er geconsolideerd dan vallen de bedragen, indien correct, tegen elkaar weg.
Code geblokkeerd (J,N) [208]
Deze rubriek bepaalt of de grootboekrekening voor handmatig boeken is geblokkeerd. Het is zinvol grootboekrekeningen waar CASH zelf op boekt, te blokkeren. Daarnaast kan het binnen de eigen organisatie zinvol zijn om bepaalde grootboekrekeningen voor het boeken te blokkeren. Dit kan bijvoorbeeld van pas komen als een bepaald project is afgelopen en er een projectgebonden kostenrekening is, waar dan ook niet meer op mag worden geboekt.
Code verdichten (J,N) [209]
Deze rubriek bepaalt of de mutaties van de grootboekrekening bij het afdrukken via de functie Grootboekoverzicht worden verdicht tot een subtotaal. Het verdichten kan zinvol zijn als de individuele mutaties weinig informatiewaarde hebben. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor een OB-rekening.
Geldige waarden zijn:
| N | De mutaties worden niet verdicht |
| J | De mutaties worden wel verdicht |
Code afschrijven (N,J) [3416]
Als deze rubriek op Ja wordt gezet zal tijdens het boeken in het inkoopboek op deze grootboekrekening aan het eind van deze boekregel automatisch de functie 'Onderhoud afschrijvingen' worden gestart.
Om de afschrijvingsstaat altijd compleet te hebben is het noodzakelijk dat de afschrijvingen verplicht moeten worden ingevoerd, zeker als is gekozen voor automatisch afschrijven moeten alle afschrijvingen zijn ingesteld.
Statistiekcode CBS (8 cijfers) [244]
De statistiekcode voor de CBS-aangifte die geldt voor de mutaties op deze grootboekrekening. Dit veld wordt uitsluitend gebruikt bij het aanmaken van de aangifte CBS.
WKR-code (LK,FH,FL,FN,NH,NL,NN,GH,GL,GN,IN,XX) [1544]
Met ingang van 1/1/2014 dienen alle werkgevers verplicht gebruik te maken van de WKR (Werk Kosten Regeling) om verantwoording af te leggen over de gemaakte personeels onkosten. Tot deze datum mag worden gekozen uit de 'oude regeling' of de WKR.
Met deze code kan worden aangegeven dat alle mutaties op de grootboekrekening moeten worden meegeteld in de WKR-rapportage. Binnen de functie 'Onderhoud dagboeken' kan met F6 per boekregel van de code worden afgeweken.
De WKR-rapportage is een nieuw overzicht in het submenu 'mutatieoverzichten'.
| F3 | Extra | D0129 Onderhoud grootboekrekening (deel 2) |
| F4 | Taal | D0161 Buitenlandse omschrijving |