SUBADMINISTRATIE (SUBADMINISTRATIES)

Een subadministratie is een mechanisme om een detaillering aan te brengen in grootboekrekeningnummers die veel op- en afboekingen hebben. Zonder deze detaillering zou de opbouw van het totaalsaldo moeilijk te controleren zijn omdat lastig vast te stellen is welke posten tegen elkaar wegvallen.

CASH kent diverse mogelijkheden om met subadministraties om te gaan.

1 De Debiteuren- en Crediteurenadministratie. De grootboekrekeningen die hiervoor zijn ingevoerd in de administratieparameters zorgen ervoor dat als hierop wordt geboekt via de in- of verkoopfactuur, CASH vraagt om het nummer van de relatie en het factuurnummer (de 'opboeking'). Wordt de factuur voldaan, dan wordt de boeking wederom gemaakt op het grootboekrekening met het nummer van de relatie en het factuurnummer (de 'afboeking'). De boekregels van de facturen en betalingen worden gesaldeerd per relatie-/factuurnummer. Een overzicht van de openstaande facturen kan eenvoudig worden opgevraagd.
2 Bij het gebruik van CASH Projecten is er de subadministratie Onderhanden Werk die gekoppeld is aan de grootboekrekening die eveneens is ingevoerd in de administratieparameters. De opboekingen worden verkregen door de specifieke geleverde uren en gemaakte kosten die nog niet aan de cliënt zijn gefactureerd en de afboekingen vinden plaats op het moment van factureren.
3 Verder kan nog aan iedere grootboekrekening een subadministratie worden gekoppeld als hulpmiddel om posten automatisch tegen elkaar te laten wegvallen. Zo ontstaat een secuur beeld van de posten die NIET tegen elkaar wegvallen en waarop derhalve de aandacht moet worden gevestigd.
Het gegeven waarop moet worden gecontroleerd wordt zelf gekozen en ingevoerd als 'kenmerk'. Bijvoorbeeld bij veel stortingen van de kas naar de bank kan een tussenrekening worden voorzien van een subadministratie en kan als kenmerk de stortingsdatum worden gebruikt. Of een subadministratie voor de voorraadadministratie van eenmalige artikelen, zoals gebruikte auto's of antieke meubelen.

1	De Debiteuren- en Crediteurenadministratie. De grootboekrekeningen die hiervoor zijn ingevoerd in de administratieparameters zorgen ervoor dat als hierop wordt geboekt via de in- of verkoopfactuur, CASH vraagt om het nummer van de relatie en het factuurnummer (de 'opboeking'). Wordt de factuur voldaan, dan wordt de boeking wederom gemaakt op het grootboekrekening met het nummer van de relatie en het factuurnummer (de 'afboeking'). De boekregels van de facturen en betalingen worden gesaldeerd per relatie-/factuurnummer. Een overzicht van de openstaande facturen kan eenvoudig worden opgevraagd.
2	Bij het gebruik van CASH Projecten is er de subadministratie Onderhanden Werk die gekoppeld is aan de grootboekrekening die eveneens is ingevoerd in de administratieparameters. De opboekingen worden verkregen door de specifieke geleverde uren en gemaakte kosten die nog niet aan de cliënt zijn gefactureerd en de afboekingen vinden plaats op het moment van factureren.
3	Verder kan nog aan iedere grootboekrekening een subadministratie worden gekoppeld als hulpmiddel om posten automatisch tegen elkaar te laten wegvallen. Zo ontstaat een secuur beeld van de posten die NIET tegen elkaar wegvallen en waarop derhalve de aandacht moet worden gevestigd.