ZOEKEN VAN GEGEVENS
In een onderhoudsfunctie kan meestal op meerdere rubrieken worden gezocht.
Nadat de functie is gestart, staat de cursor op de eerste (gele) zoekrubriek. Dat is altijd de rubriek met de unieke sleutel. Door op een eventuele witte rubriek te klikken (of door op ENTER te drukken) kan de cursor verplaatst worden naar een andere zoekrubriek.
Zoeken kan op meerdere manieren:
Tik een deel van het te zoeken gegeven in en gebruik F9. Het eerste gegeven dat met het ingetikte deel begint verschijnt. Door nogmaals F9 te gebruiken, verschijnt het volgende gegeven. Er wordt als het ware gebladerd naar telkens de volgende.
Dezelfde zoekwijze kan gebruikt worden met F10 om achteruit te bladeren.
Wordt een deel van het te zoeken gegeven ingetikt en vervolgens F2 gebruikt, dan verschijnt een overzicht van alle gegevens die met de ingetikte waarde beginnen. In dit overzicht kan worden geklikt op een gevonden waarde, waarna direct de rest van de gegevens in het onderhoudsscherm worden ingevuld.
WIJZIGEN VAN GEGEVENS
Zoek eerst op bovenstaande wijze het betreffende gegeven. Vervolgens kunnen de rubrieken gewijzigd worden door te klikken op de betreffende rubriek en de nieuwe waarde in te geven.
INVOEREN VAN NIEUWE GEGEVENS
Nadat de functie is gestart, staat de cursor op het gele veld. Hier zal een unieke 'sleutel' moeten worden ingevoerd. Deze sleutel kan nadat u de functie heeft verlaten niet meer worden gewijzigd.
Als u per ongeluk een bestaande sleutel ingeeft, worden de bijbehorende gegevens getoond. (Met bovenstaande zoekmogelijkheden kan eventueel bekeken worden welke gegevens reeds aanwezig zijn).
Als de sleutel nog niet bestaat, verschijnt de tekst: 'Dit gegeven bestaat niet, toevoegen j/n'. Na bevestiging kunnen de overige rubrieken worden ingevoerd, waarvan een aantal verplicht kunnen zijn. Bij rubrieken die aan het einde een pijltje laten zien, kunt u, door te klikken op het pijltje, de mogelijk in te vullen waarden bekijken. Als u midden in het scherm op ESC drukt, worden de rubrieken zoveel mogelijk met een standaardwaarde gevuld.
VERWIJDEREN VAN GEGEVENS
Nadat de functie is gestart, zoekt u eerst op bovenstaande manier het gegeven dat u wilt laten vervallen. Door te klikken op SF1 (of met de combinatie shift-F1) geeft u aan dat u dit wilt laten vervallen. Er vindt eerst een controle plaats of het gegeven wel mag vervallen in verband met mogelijke verwijzingen in de gehele administratie naar dit gegeven. Afhankelijk van de grootte van de administratie, kan deze controle wat tijd in beslag nemen. Is de controle voltooid dan wordt de vraag gesteld: 'Weet u zeker dat dit gegeven moet vervallen? j/n'. Na bevestiging wordt het gegeven verwijderd. Bij een onderbreking van de controle (met ESC) wordt deze beëindigd en zal het gegeven NIET verwijderd zijn. Sommige gegevens zijn om correct administratieve redenen niet mogelijk om te laten vervallen.