CASH kent twee mogelijkheden om aanmaningen te versturen. Beide functies maken, afhankelijk van het aanwezig zijn van een e-mailadres bij de relatie, een aanmaning per e-mail of per print. Het verschil zit echter in het feit dat de ene een aanmaning per relatie stuurt en de andere een aanmaning per factuur.
Als u nog niet eerder met CASH heeft aangemaand, adviseren wij u om te kiezen voor de tweede mogelijkheid. Vanwege het gebruiksgemak hebben we deze dan ook de Aanmaanrobot genoemd.
Voor het bepalen van de mate waarin een factuur is vervallen wordt gekeken naar de rubriek 'Betaaldagen' die is ingevuld bij de Debiteurenparameters. U kunt per relatie een afwijkende waarde voor Betaaldagen ingeven.
De tekst op de aanmaning wordt bepaald door het aantal 'Betaaldagen' plus het aantal dagen dat bij de tekst is ingegeven. Staat bijvoorbeeld 30 ingegeven als 'Betaaldagen' en 1 als dagen bij de eerste tekst, dan wordt na 31 dagen de eerste tekst geselecteerd.
U kunt bepaalde relaties van het aanmanen uitsluiten door de eigenschap N te vermelden bij de relatie. Met de eigenschap E kunt u aangeven dat de relatie wel moet worden aangemaand, maar altijd met de eerste, meest vriendelijke tekst.
AANMANEN
Functie Aanmanen maakt aanmaningen in de vorm van rekening-overzichten per relatie, waarop alle openstaande posten worden vermeld met een indicatie van de ouderdom. De tekst wordt zodanig gekozen dat deze slaat op de oudste factuur. Deze functie dient periodiek, al naar gelang er behoefte aan is, te worden gestart.
AANMANEN met de Aanmaanrobot (nieuw m.i.v. CASHWin.A03-versie)
Functie Aanmaanrobot maakt aanmaningen per factuur. Het voordeel hiervan is dat iedere factuur direct op zijn eigen vervaldatum kan worden aangemaand en dus altijd de tekst bevat die slaat op de betreffende factuur. Deze functie kan dagelijks worden gestart en zorgt ervoor dat een factuur altijd maar een enkele keer met een bepaalde tekst wordt aangemaand. De functie kan zodanig worden geactiveerd, dat deze zonder menselijke tussenkomst, automatisch wordt gestart. Dus als alle instellingen zijn gedaan hoeft u er NOOIT meer naar om te kijken.
Als bij de betreffende relatie een e-mailadres is ingevuld, wordt de aanmaning naar dit e-mailadres gestuurd. Als deze niet is ingevuld wordt de aanmaning op de printer afgedrukt. Van bepaalde aanmaningen (bijvoorbeeld met de 'ernstigste' tekst) kunt u kiezen om deze altijd naar de printer te sturen, zodat u deze per aangetekende post kunt verzenden.
Van de verstuurde aanmaningen wordt een verslag opgemaakt en verstuurd naar uw eigen e-mailadres.
Indien u de automatische opstartmogelijkheid heeft geactiveerd worden alle aanmaningen naar relaties zonder e-mailadres als verzamel-PDF naar uw eigen inbox gemailed. Dit om te voorkomen dat er prints worden gestuurd naar een printer die wellicht uit staat.