Met de aanmaanrobot functie kunt u vol-automatisch de aanmaningen laten verzenden op de datum dat de factuur vervalt (= als de betaaldatum is verstreken), hetzij per e-mail of per print. Zorg eerst voor de juiste instellingen met functie Parameters aanmaanrobot en Instellen teksten Aanmaanrobot Gebruik zonodig functie Instelhulp aanmaningen
U kunt de functie starten vanuit het menu, op ieder moment. Zonder dat u het risico loopt dat aanmaningen dubbel of helemaal niet worden verstuurd, precies op de datum dat de factuur vervalt.
Mooier is echter, om de functie zodanig te activeren, dat deze automatisch wordt gestart iedere keer dat u de administratie afsluit, of in een netwerk-versie, als de laatste gebruiker de administratie afsluit. Als u per dag 10 x de administratie in en uit gaat, wordt de functie maar één keer gestart.
| 1 | Als het e-mailadres bij de relatie is ingevuld, wordt de aanmaning per e-mail verstuurd. Om e-mails te kunnen versturen moet u in de SETUP de rubriek Smtp-server instellen. |
| 2 | Voordat u met deze functie aanmaningen kunt verzenden kunt u met functie Instelhulp aanmaningen de formulierlay-out en de aanmaanteksten inlezen. U kunt de termijnen en aanmaanteksten achteraf naar eigen smaak aanpassen met functie Instellen teksten Aanmaanrobot |
| 3 | In de Parameters kunt u het e-mailadres van de afzender (uzelf dus) instellen. Als deze leeg is, wordt gekeken naar het e-mailadres bij de Administratieparameters. Als deze ook leeg is, wordt gekeken naar het e-mailadres in de SETUP. |
| 4 | Van iedere verzending wordt een verslag gemaakt, met per factuur een regel met de naam van de aanmaning, zoals 'betalingsherinnering', 'aanmaning', etc. Dit verslag wordt ge-emailed naar uw eigen e-mailadres, zoals eveneens ingesteld met functie Parameters aanmaanrobot |
| 5 | U kunt de functie activeren voor automatisch gebruik met functie Parameters aanmaanrobot |
| 6 | Als u kiest voor activeren van de automatische opstartmogelijkheid worden de aanmaningen die normaal gesproken naar de printer zouden gaan, opgevangen in een verzamel-PDF en gestuurd naar uw eigen e-mailadres. Dit omdat het mogelijk kan zijn dat de printer uit staat. |
| 7 | Bij de parameters van de aanmaanrobot kunnen vertragingsdagen worden ingegeven. Indien geen vertragingsdagen worden aangegeven wordt er uitgegaan van 3 vertragingsdagen. Met eigenschap G kan worden bewerkstelligd, dat er geen rekening wordt gehouden met vertragingsdagen indien 0 dagen is aangegeven. Gebruik hiervoor de functie [Instellingen][Functie eigenschappen] en kies Programmafunctie Aanmaanrobot en eigenschap 'G'. Dit kan ook via de SETUP worden ingesteld en geldt dan voor alle administraties. |
Als u de functie start vanuit het menu, wordt nog even gevraagd of u door wilt gaan. Als de functie automatisch wordt gestart, wordt dit in feite in de achtergrond afgewikkeld. Er worden dus verder geen vragen gesteld.
Smtp-server (50 cijfers/letters) [8677]
De naam van de smtp-server. SMTP staat voor Simple Mail Transfer Protocol. Dit is de 'mailserver' die de uitgaande berichten verstuurt. Heeft u geen mailserver dan staat de naam van de smtp-server in uw e-mail programma vermeld. Dit kunt u vinden bij de instellingen van uw e-mail programma. Voor nadere uitleg hierover verwijzen wij u naar:
Desgewenst kunt u achter de smtp-server ook de poort zetten bijv: smtp.mail.nl:25