Werkt u met CashWeb (de on-line versie van CASH) klik dan op 'Administraties / Overzicht' en dan op de button 'Maak aan'.
Werkt u met CashWin (de off-line versie van CASH) klik dan op 'Bestand / Aanmaken'.
Er wordt eerst om de administratiecode gevraagd. Geef hier een unieke code in van vier cijfers/letters. Als u een bestaande code ingeeft krijgt u de melding 'Administratie reeds aanwezig'.
Het is belangrijk dat u deze beschrijving van het aanmaak-proces goed leest voordat u begint.
| 1 | Via de cash-setup kunt u o.a. bepaalde rechten aan gebruikers toekennen. Eén van die rechten is het recht om nieuwe administraties aan te maken. Als u dat niet wilt kunt u die mogelijkheid dus voor bepaalde gebruikers UIT zetten. |
Als alternatief kunt u kiezen uit (keuze 'K') om de stamgegevens over te nemen uit een andere administratie of (keuze 'B') om deze in te lezen vanuit een bestand van bijvoorbeeld uw accountant. Ook kunt u (keuze 'N') kiezen voor een 'lege' administratie, maar dan haalt u zich veel extra werk op de hals. Wij raden u deze keuze dan ook af.
Nadat de stamgegevens zijn ingelezen wordt doorgesprongen naar een aantal functies (schermen) voor het aanvullen c.q. aanpassen van uw Bedrijfsgegevens.
| 1 | In Bedrijfsgegevens vult u de naam, adres, woonplaats in en de bankrekeningen die u in gebruik heeft. Van deze bankrekeningen worden automatisch dagboeken aangemaakt. |
| 2 | Vervolgens, als u heeft gekozen voor 'OB-plichtig', wordt de functie voor van invoer van de benodigde OB-gegevens gestart, daarna de functie voor invoer van de OB-grootboekrekeningen. |
| 3 | Tevens wordt automatisch de tabel aangemaakt met de voor Nederland geldende OB-percentages. Deze tabel wordt o.a. gebruikt bij het boeken van inkoop- en verkoopfacturen, of het maken van facturen met CASH Facturering of CASH Projecten. |
| 4 | Uiteindelijk wordt doorgesprongen naar de functie voor invoer van de administratieparameters, waar u de overige gegevens kunt instellen. |
U kunt deze schermen altijd nog achteraf gebruiken om gegevens aan te vullen. Let echter wel op dat er gegevens bij zijn die niet meer kunnen worden gewijzigd zodra u eenmaal heeft geboekt.
U kunt beginnen met het inlezen van bepaalde stamgegevens, zodat u deze niet allemaal zelf hoeft in te geven:
Rek.schema inlezen (1 cijfers/letters) [634]
Deze vraag wordt gesteld als u er voor kiest om geen gebruik te maken van het 'standaard rekeningschema'. Hier kunt u dan aangeven of en zo ja, op welke manier u toch stamgevens wilt inlezen in de nieuwe administratie:
| S | Standaard rekeningschema van toepassing. |
| K | Kopieer de stamgegevens uit een andere administratie. U kunt bij de volgende rubriek de gewenste administratiecode ingeven. Ingelezen worden dan de Grootboekrekeningen, Balanscodes en Winst & Verliescodes. U kunt eventueel nog meer gegevens kopiëren met de functie Overnemen stamgegevens in menu Diversen. Ook de grootboekrekeningen zoals vermeld zijn in de administratieparameters en de btw-grootboekrekeningen worden overgenomen. Met vinkjes kan worden aangegeven welke stamgegevens moeten worden overgenomen. |
| B | Bestandsnaam ingeven. U kunt bij de volgende rubriek de naam ingeven van een zelfgemaakt bestand met stamgegevens. Dit kan een bestand zijn dat u met de functie Export rekeningschema uit een andere administratie heeft gehaald, of het standaard rekeningschema van uw accountant. Het bestand moet zijn van het formaat 'CASH-ASCII'. Nadere informatie over dit formaat kunt u vinden bij functie D0633 in menu 'import/export'. |
| N | U wilt in het geheel geen stamgegevens inlezen, maar alles handmatig invoeren. Deze keuze wordt AFGERADEN, omdat het een hoop extra werk betekent. |
Bedrijfsvorm (1 cijfers/letters) [1393]
Door het kiezen van een bepaalde bedrijfsvorm vindt aanpassing plaats met betrekking tot de zg. vermogensrekeningen binnen het rekeningschema.
Gekozen kan worden uit
| E | Eeenmansbedrijven of ZZP-ers |
| V | Vof (Vennootschap onder firma) |
| B | Bv (Besloten vennootschap) |
| X | VVE (Vereniging van Eigenaren) |
OB-plichtig (J,N) [1392]
Met deze vraag kan worden gekozen of de administrate OB-plichtig is of niet. Als gekozen wordt voor 'niet-OB-plichtig', worden alle stamgegevens met betrekking tot de OB uit de administratie verwijderd.
Soort tijdvak (M,K,B,J) [787]
Vul hier de periode in waarover u de OB-aangifte moet doen.
Op basis van de het 'Soort tijdvak' en de 'Laatste aangifte periode' bepaalt CASH zelf de aangifteperiode zoals moet worden vermeld in de aangifte. De Belastingdienst hanteert de volgende waarden:
| M | Maand-aangifte |
| tijdvak 01 t/m 12: januari t/m december | |
| K | Kalenderkwartaal-aangifte |
| tijdvak 21 - 1e kwartaal | |
| tijdvak 24 - 2e kwartaal | |
| tijdvak 27 - 3e kwartaal | |
| tijdvak 30 - 4e kwartaal | |
| B | Boekjaarkwartaal-aangifte (kwartaalaangifte in een gebroken boekjaar) |
| tijdvak 22 - februari t/m april | |
| tijdvak 23 - maart t/m mei | |
| tijdvak 25 - mei t/m juli | |
| tijdvak 26 - juni t/m augustus | |
| tijdvak 28 - augustus t/m oktober | |
| tijdvak 29 - september t/m november | |
| tijdvak 31 - november t/m januari | |
| tijdvak 32 - december t/m februari | |
| J | Jaar-aangifte |
| tijdvak 40 - heel jaar |
Administratie (128 cijfers/letters) [1370]
Als bij de eerste rubriek gekozen is voor 'K', dan kan hier de administratiecode worden ingegeven van de administratie waaruit gekopieerd moet worden.
Bestandsnaam (128 cijfers/letters) [14]
Als bij de eerste rubriek gekozen is voor 'B', dan kan hier de naam worden ingegeven van het ascii-bestand met stamgegevens dat moet worden ingelezen.Door te klikken op het pijltje rechts van het invulvak, kunt u 'browsen' naar de bestandsnaam.
CASHWin: U mag de bestandsnaam laten voorafgaan door de naam van de schijf en de map (bijvoorbeeld c:\cash\standaard.asc). U kunt ook op 'browse' klikken om het gewenste bestand te lokaliseren.
CASHWeb: Als u werkt met CASHWeb dan kan het zijn dat u het bestand eerst moet uploaden van uw PC naar de CASHWeb-server. Klik dan op de 'Upload'-icoon. Klik daarna op 'Verversen' om de bestandsnaam in het venstertje op te laten nemen. Selecteer daarna de bestandsnaam in het venstertje.
Basisvaluta (bestaande waarde) [927]
De hier ingevulde waarde geeft de basisvaluta aan waarin de administratie wordt gevoerd. Standaard wordt hier EUR gepresenteerd. De EUR wordt automatisch in de valutabel opgenomen met een koers van 1,0000.
Met F2 krijgt u een overzicht van alle ISO-codes. Uit deze tabel kan een keuze worden gemaakt die van toepassing is op de basisvaluta van de administratie.
Aantal vennoten (2 cijfers) [3268]
Indien gekozen is voor Bedrijfsvorm VOF dan kan hier het aantal vennoten worden ingevuld. Voor iedere vennoot wordt een kapitaalsrekening en een rekening-courant-rekening toegevoegd in het rekeningschema.
Is er personeel (N,J) [3269]
Voor iedere Bedrijfsvorm behalve VVE wordt gevraagd of er personeel is. Zo ja worden de grootboekrekeningen voor de personeelskosten aan het rekeningschema toegevoegd. Indien de module CASH Lonen aanwezig is wordt tevens de vraag gesteld of de parameters hiervoor moeten worden toegevoegd.
Eerste boekjaar (jaar JJ) [1390]
Vul het eerste boekjaar in dat kan worden gebruikt in de administratie.
Indien u personeel heeft EN de module CASH Lonen:
Loonadministratie (1 cijfers/letters) [5034]
Wanneer u een loonadmnistratie wilt aanmaken, dan plaatst u hier een vinkje
Loonadm. kopi‰ren (K,N) [5073]
U kunt kiezen of u een administratie wilt kopiëren of niet.
Administratie (128 cijfers/letters) [1370]
Als bij de eerste rubriek gekozen is voor 'K', dan kan hier de administratiecode worden ingegeven van de administratie waaruit gekopieerd moet worden.
Vinkje (1 cijfers/letters) [1555]
Vinkjes Dagcomponenten, Looncomponenten, Werknemers: Hiermee kunt u aangeven of deze gegevens moeten worden overgenomen uit de opgegeven administratie. Worden de Dag- en Looncomponenten niet overgenomen, dan worden de standaardgegevens geimporteerd.
Werknemersnummer (bestaande waarde) [5300]
In deze rubriek voert u het werknemersnummer in van de werknemer, die u wilt toevoegen.
Afdelingen (1 cijfers/letters) [5834]
U kunt alle afdelingen overnemen of alleen de afdelingen die bij de betreffende werknemers behoren.
Perioden (1 cijfers/letters) [5836]
U kunt alle perioden overnemen of alleen de perioden die bij de betreffende werknemers behoren.
Nummer Dagcomponent (2 cijfers) [5020]
In deze rubriek voert u het nummer van de dagcomponent in.
LCnummer (3 cijfers) [5200]
In deze rubriek kunt u het looncomponentnummer oproepen, waarmee u een waarde of percentage variabel wilt invoeren. De omschrijving verschijnt vervolgens op het scherm.
Werknemersnummer (bestaande waarde) [5300]
In deze rubriek voert u het werknemersnummer in van de werknemer, die u wilt toevoegen.
Indien bij stamgegevens is gekozen voor keuze 'N' (geen stamgegevens inlezen):
Gbrek debiteuren (bestaande waarde) [807]
Dit is het nummer van de grootboekrekening Debiteuren. Wordt op dit nummer geboekt, dan zal CASH om een relatienummer en een factuurnummer vragen. Hierdoor kan de factuur automatisch in de betreffende subadministratie worden geboekt. Verder wordt de rubriek bij dagboeken van het soort uitgaande facturen als defaultwaarde gebruikt voor de rubriek Grootboekrekening.
De gebruiker is verplicht de rubriek in te vullen (ook als de debiteurenadministratie niet gebruikt zou worden). Deze grootboekrekening kan door ingave van de gewenste waarde automatisch worden aangemaakt.
LET OP: Dit gegeven kan niet meer worden gewijzigd zodra er op deze grootboekrekening is geboekt.
Gbrek crediteuren (bestaande waarde) [808]
Dit is het nummer van de grootboekrekening Crediteuren. Wordt op dit nummer geboekt, dan zal CASH om een relatienummer en een factuurnummer vragen. Hierdoor kan de factuur automatisch in de betreffende subadministratie worden geboekt. Verder wordt de rubriek bij dagboeken van het soort inkomende facturen als defaultwaarde gebruikt voor de rubriek Grootboekrekening.
De gebruiker is verplicht de rubriek in te vullen (ook als de crediteurenadministratie niet gebruikt zou worden). Deze grootboekrekening kan door ingave van de gewenste waarde automatisch worden aangemaakt.
LET OP: Dit gegeven kan niet meer worden gewijzigd zodra er op deze grootboekrekening is geboekt.
Gbrek uitzoeken (bestaande waarde) [824]
De grootboekrekening waarop CASH zal boeken als boekhoudkundige verschillen dreigen te ontstaan. Deze situatie kan zich voordoen bij het boeken van periodieke boekingen (als debet niet gelijk is aan credit) en bij het importeren van een bestand met mutaties.
Ook kunt u deze grootboekrekening gebruiken voor posten waar u op dat moment nog niet precies van weet waar het bedrag definitief thuishoort. U kunt de grootboekrekening binnen de betreffende post later alsnog wijzigen.
U bent verplicht deze rubriek in te vullen.
Gbrek projecten (bestaande waarde) [825]
Dit is het nummer van de grootboekrekening projecten. Wordt op dit nummer geboekt, dan zal CASH om een projectcode en een werksoortcode vragen. Hierdoor weet het programma hoe in de subadministratie moet worden geboekt. De gebruiker is verplicht de rubriek in te vullen (ook als de projectenadministratie niet gebruikt zou worden).
Deze grootboekrekening kan door ingave van de gewenste waarde automatisch worden aangemaakt.
LET OP: In bestaande administraties kan uitsluitend een grootboekrekening worden gebruikt waarop nog niet is geboekt. De waarde is achteraf niet meer te wijzigen.
Deze laatste rubriek wordt alleen gevraagd als de module Cash Projecten aanwezig is.