| 1 | Een aantal systeemswitches heeft verstrekkende gevolgen voor de werking van de handelsadministratie. Het is raadzaam om deze programmafunctie te voorzien van een wachtwoord. Zie hiervoor functie Wachtwoorden |
| 2 | Pas nadat een systeemswitch is ingevoerd wordt de werking ervan geactiveerd. Dit gebeurt NIET met terugwerkende kracht. |
| 3 | Deze programmafunctie kan niet met een actietoets worden geactiveerd. |
* 2131 Sortering verkoopformulieren (1,2,3,A,4)
Deze systeemswitch bepaalt hoe de meerderheid van de afdrukopdrachten voor verkooporderformulieren moet worden gesorteerd. De sortering kan per afdrukopdracht op het laatste moment alsnog worden gewijzigd. Ook kan, overeenkomstig de sortering, een laagste en een hoogste waarde worden opgegeven.
Alleen indien wordt gekozen voor een sortering per klant (keuze 1, 2 en 3), ontstaan verzamelformulieren.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Op klantzoeknaam |
| 2 | Op klantnummer |
| 3 | Op postcode |
| A | Op afleveradres |
| 4 | Op verkoopordernummer |
* 2132 Ordernummer = pakbonnummer (N,J)
Wanneer de voorraad wordt afgeboekt tijdens het afdrukken van de pakbon, zou het verkoopordernummer ook kunnen dienen als boekstuknummer. Zie hiervoor de functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk rubriek Moment voorraad afboeking. Deze systeemswitch bepaalt of elke pakbon een eigen nummer krijgt of dat het pakbonnummer gelijk is aan het ordernummer. Zie voor het initieel instellen van het pakbonnummer functie Pakbonnummer
* 2133 Ordernummer = factuurnummer (N,J)
Wanneer de voorraad wordt afgeboekt tijdens het afdrukken van de verkoopfactuur, zou het verkoopordernummer ook kunnen dienen als boekstuknummer. Zie hiervoor functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk rubriek Moment voorraad afboeking.
Deze systeemswitch geeft aan of het ordernummer gelijk moet zijn aan het factuurnummer. Wanneer de voorraad wordt afgeboekt tijdens het afdrukken van de verkoopfactuur, zal het verkoopordernummer ook dienen als boekstuknummer.
Deze optie is niet mogelijk indien met backorders wordt gewerkt. In dat geval kan een verkooporder uit deelleveringen bestaan en kunnen meer factuurnummers nodig zijn. Zie voor het initieel instellen van het verkoopfactuurnummer de functie Verkoopfactuurnummer
* 2110 Verzamelfactuur detail (0,1)
Deze rubriek is alleen van belang, indien verkoopfacturen per relatie worden verzameld. Gekozen kan worden om alle orderregels op de factuur af te drukken, of om deze regels achterwege te laten en per order slechts 1 regel af te drukken. Een afwijkende factuur met detailregels kan worden gemaakt door te kiezen voor de afdrukfunctie vanuit functie Verkooporder In de formulierlay-out zijn hiertoe extra elementcodes beschikbaar:
| . V2400: | Verkoopordernummer in de body van de factuur |
| . DATPB: | Datum pakbon in het formaat: DD-MM-JJJJ |
| . TOTORD: | Subtotaal bedrag per ordernummer (Excl. OB). |
Geldige waarden zijn:
| 0 | Met orderregels |
| 1 | Zonder orderregels |
* 2134 Verk.korting = omzet (J,N)
Het is mogelijk verleende kortingen direct te verantwoorden op de grootboekrekening omzet, of te boeken op een aparte grootboekrekening.
* 2188 Kostprijs eenmalig artikel (S,V)
Op een verkooporderregel kan de kostprijs van een artikel op twee manieren worden bepaald.
Geldige waarden zijn:
| S | Standaardmethode. Geheel conform alle andere assortimentsartikelen wordt de kostprijs bepaald op basis van het voorraadwaarderingssysteem (G.I.W. of V.V.P.). |
| V | Variabele inkoopprijs methode, die alleen kan worden toegepast indien het voorraadwaarderingssysteem G.I.W. (Gemiddelde Inkoopprijs) wordt gehanteerd. De kostprijs is afhankelijk van de orderregel. De netto inkoopprijs van de inkooporderregel wordt bijgelezen op de verkooporderregel. Als aan een verkooporderregel geen inkooporderregel is gekoppeld, wordt de kostprijs altijd bepaald op basis van het voorraadwaarderingssysteem. |
* 2139 Statistiekcode afdrukken (N,E,Z)
Deze systeemswitch bepaalt of en op welke wijze de statistiekcode van een artikel op een verkooporderformulier wordt afgedrukt.
Geldige waarden zijn:
| N | Niet afdrukken. |
| E | Afdrukken op een extra regel in de kolom van veldcode MEMO. |
| Z | Afdrukken in een aparte kolom op dezelfde regel als veldcode MEMO met behulp van veldcode CBS. |
* 2136 Statistiekeenheid (S,O)
Deze rubriek is van belang indien per artikel twee eenheden belangrijk zijn. Naast de primaire eenheid komt dan een tweede omrekeneenheid voor. Zo kunnen bijvoorbeeld artikelen in meters worden geregistreerd, terwijl tevens de aantallen en prijzen per kilogram nodig zijn.
Zie functie Artikel de rubrieken Omrekeneenheid en Omrekenfactor.
Ten behoeve van de inkoop-, verkoop- en CBS-statistiek wordt de standaard
of primaire eenheid gehanteerd. Indien echter hiervoor de tweede omrekeneenheid gehanteerd dient te worden, wordt dat met deze rubriek aangegeven.
Geldige waarden zijn:
| S | Voor de statistieken wordt de standaard eenheid gehanteerd. |
| O | Voor de statistieken wordt de tweede omrekeneenheid gehanteerd. |
* 2194 Formulier picklist (M,V)
Voordat de officiële pakbon en/of factuur wordt afgedrukt, kan het gewenst zijn een verkooporderformulier af te drukken waarmee kan worden gecontroleerd of de artikelen fysiek in het magazijn aanwezig zijn. CASH biedt hiervoor de magazijnbon of de verzamelbon. De gewenste methode wordt met deze rubriek aangegeven.
Geldige waarden zijn:
| M | Magazijnbon. |
| Op dit formulier worden alleen artikelen afgedrukt waarvan de voorraad administratief is gecontroleerd en is derhalve voorraadafhankelijk. Een orderregel wordt alleen afgedrukt als de status van de verkooporderregel op G (=gereedgemeld) staat. Dit is alleen mogelijk als de gekozen voorraadcontrole dit toelaat. | |
| V | Verzamelbon. |
| Op dit formulier kunnen alle verkooporderregels worden afgedrukt met een nader aan te geven orderregelstatus (L, G, V of Alle) en is voorraadonafhankelijk. Bij het afdrukken van verzamelbonnen vanuit het menu Verkoop worden alleen orderregels afgedrukt met verwerkingsstatus V (muteerbaar per orderregel). Bij het afdrukken van een formulier vanuit het scherm Onderhoud verkooporder kunnen ook alle orderregels worden geselecteerd of alleen orderregels met de status L, G of V. Na fysieke controle van de voorraad op basis van de verzamelbon worden de orderregels gereedgemeld, eventueel nadat de technische voorraad is gecorrigeerd via Onderhoud voorraadmutatie. |
* 2153 Magazijnbon met taal (N,J)
In principe is de magazijnbon een intern document, dat altijd in de Nederlandse taal wordt afgedrukt. In voorkomende gevallen wordt de magazijnbon als 'extern' document afgedrukt, dat dan in de taal van de afnemer moet worden afgedrukt. In dit geval dient deze rubriek op J te worden gezet.
* 2187 Nalevering op pakbon (N,J)
Op de pakbon kan naast het aantal geleverde artikelen (= gereedgemeld) ook het aantal na te leveren artikelen worden afgedrukt. Een nalevering kan gelden voor het volledige aantal van de orderregel (orderstatus = L ) of voor een deellevering van de orderregel (orderstatus = G en het aantal bestelde artikelen is groter dan het aantal geleverde artikelen).
Orderregels met status G worden altijd op de pakbon afgedrukt. Orderregels met status L kunnen facultatief worden afgedrukt. Met N worden alleen orderregels afgedrukt, waarvan artikelen worden uitgeleverd en met J worden alle orderregels afgedrukt.
Als op de pakbon ook naleveringen worden afgedrukt moeten in de betreffende formulierlay-out drie kolommen met aantallen worden gedefinieerd: besteld, geleverd en naleveren (ABEST, AGLEV en ANLEV).
* 3059 Extra controle magazijnbon (N,J)
Deze systeemswitch biedt een optionele mogelijkheid om de Magazijnbon als een verplicht officieel document te gebruiken. Het afdrukken van de Pakbon wordt dan afhankelijk van de Magazijnbon. Geldige waarden zijn:
N = Afdrukken pakbon; status G, M of V (Gereed, Magazijnbon of Verzamelbon).
J = Afdrukken pakbon, alleen vanuit voortgangsstatus M (Magazijnbon afgedrukt).
LET OP: activeren van deze switch in combinatie met 'Nalevering op de pakbon' is niet mogelijk.
* 2140 Moment voorraadafboeking (F,P)
Deze systeemswitch bepaalt, bij de uitgifte van goederen, het moment waarop de voorraad wordt bijgewerkt.
Geldige waarden zijn:
| F | De voorraad wordt bijgewerkt tijdens het afdrukken van de verkoopfactuur. Na het afdrukken van de pakbon blijven alle velden op de orderregel muteerbaar. |
| P | De voorraad wordt bijgewerkt tijdens het afdrukken van de pakbon. Na het afdrukken van de pakbon is in de orderregel alleen de verkoopprijs en eventueel het kortingspercentage nog muteerbaar. |
Wordt de voorraad bijgewerkt tijdens het afdrukken van de pakbon dan worden van de voorraadafboeking grootboekmutaties in een memoriaal dagboek aangemaakt. Als er incidenteel geen pakbon wordt afgedrukt, wordt de voorraad alsnog bijgewerkt tijdens het afdrukken van de verkoopfactuur.
Met de volgende systeemswitch Extra controle pakbon kan worden aangegeven dat altijd een pakbon moet worden afgedrukt.
LET OP:
Deze systeemswitch kan alleen worden gewijzigd, indien er geen verkooporderregels aanwezig zijn, die nog niet gefactureerd zijn, terwijl de pakbon daarvan wel is afgedrukt.
* 2141 Extra controle pakbon (N,J)
Met deze systeemswitch wordt aangegeven dat tijdens het afdrukken van de verkoopfactuur wordt gecontroleerd of van de betreffende orderregels een pakbon is afgedrukt. Als dit niet het geval is verschijnt een melding op het scherm en wordt de orderregel niet gefactureerd.
Met de vorige systeemswitch Moment voorraad afboeking kan worden aangegeven dat ook de voorraad wordt bijgewerkt tijdens het afdrukken van de pakbon.
* 2142 Extra controle factuur (N,J)
Met deze systeemswitch kan worden aangegeven dat tijdens het afdrukken van de verkoopfactuur wordt gecontroleerd of de rubriek Status uit de verkooporderkop op F (factureerbaar) staat. Als dit niet het geval is wordt de verkoopfactuur niet afgedrukt.
Tussen het tijdstip van het afdrukken van een pakbon en het afdrukken van de verkoopfactuur dient in dat geval een extra controlehandeling plaats te vinden en wordt per verkooporder de status handmatig op F gezet.
Voor een reeks verkooporders kan dit in een handeling worden gedaan, zie hiervoor functie Factureerbaar stellen automatisch
* 2163 Boeken contante betaling
Met deze rubriek kan worden aangegeven, of bij een contant- of pinbetaling gebruik gemaakt moet worden van de sub-administratie debiteuren.
Zie hiervoor ook functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk rubriek Boeken contante betaling.
Indien hiervan GEEN gebruik wordt gemaakt, dan wordt een eenvoudige boeking ZONDER Debiteuren in het Dagboek memoriaal of Kas gemaakt met de journaalpost:
Betaling
Aan Omzet
In het andere geval wordt de grootboekrekening Debiteuren en de subadministratie van factuurnummers in een Dagboek Uitgaande nota's gebruikt. De journaalpost hier luidt dan:
| Debiteuren | |
| Aan Omzet | |
| en | Betaling |
| Aan debiteuren |
N.B.
Door aan de grootboekrekening Betalingen een sub-administratie te koppelen - met als kenmerk de datum - ontstaat een saldo per boekdatum, dat eenvoudig tegengeboekt kan worden op het moment dat de kas- of pintransacties van een bepaalde dag worden geboekt.
* 2192 Antidatering formulierdatum (J,N)
Deze systeemswitch bepaalt of bij het afdrukken van de verkooporderformulieren pakbon en factuur de formulierdatum gewijzigd mag worden. Deze formulierdatum is in beginsel gelijk aan de systeemdatum en in dit geval worden de artikelmutaties in chronologische volgorde EN dus op volgorde van formulierdatum in de historie opgenomen. In voorkomende gevallen is het echter wenselijk om de datum van de pakbon en/of de factuur te wijzigen, ofwel te antidateren.
LET OP:
In dit geval komt de volgorde van de artikelmutaties in de historie niet meer overeen met de volgorde van de formulierdatum.
* 2024 E-Factuur
Hier kan worden aangegeven of er samen met de PDF-facturen ook een UBL-2.0 bestand moet worden verzonden naar de klant. Dit bestand kan worden ingelezen door de klant indien de software waar mee wordt gewerkt over deze functionaliteit beschikt.
* 2068 Kopie-factuur als PDF opslaan (J,N)
Met deze systeemswitch wordt aangegeven, of na het vervaardigen van verkoopfacturen een kopie hiervan als PDF moet worden opgeslagen.
* 3536 Levering
Een levering kan zowel Goederen als Diensten betreffen. Hier wordt ingesteld wat voor het merendeel van toepassing is; hier kan per artikelgroep (1 en 2) en per artikel van worden afgeweken.