In CASH Financieel worden relaties gebruikt als 'gewone' contacten, debiteuren en/of crediteuren. In CASH Voorraad komen dezelfde relaties voor, waaraan ten behoeve van de Verkoop en Inkoop aanvullende gegevens kunnen worden vastgelegd. Uit praktische overwegingen (selecties, soort extra informatie, e.d,) kunnen in CASH Voorraad dan ook de volgende relaties worden onderscheiden:
- relaties, niet zijnde klanten en leveranciers
- klanten
- leveranciers
Klanten en leveranciers vormen samen met de artikelgegevens de basis van een handelsadministratie.
Een relatie kan kan zowel een klant, een leverancier, geen van beide of zowel een klant als een leverancier zijn. In dit laatste geval behoeven de relatiegegevens slechts eenmaal ingevoerd te worden.
In CASH Voorraad is een relatie pas een klant en/of een leverancier, indien deze relatie als zodanig is gekenmerkt:
Een relatie wordt pas klant, indien een (1) of meer van de additionele relatiegegevens - die in functie Klant met de functietoets F3:Klant worden onderhouden - zijn ingevoerd. Ook wordt een relatie automatisch klant, indien voor die relatie een offerte of verkooporder is ingevoerd.
Een relatie wordt pas een leverancier, indien een (1) of meer van de additionele relatiegegevens - die met de functietoets F3:Lev. worden onderhouden - zijn ingevoerd. Ook wordt een relatie automatisch leverancier, indien voor die relatie een inkooporder is ingevoerd.
Omdat een relatie zowel een klant, als een leverancier kan zijn, is het niet nodig, om bij het toekennen van het relatienummer hiermee rekening te houden. Met andere woorden, er bestaat volledige vrijheid bij het toekennen van een relatienummer. Relatienummers kunnen ook automatisch worden uitgedeeld middels functietoets F8:Nieuw op een leeg scherm in de functies Klant respectievelijk Leverancier Dit nieuwe nummer is altijd het hoogste in gebruik zijnde nummer, dat met 1 wordt verhoogd.
In de onderhoudsschermen Klant respectievelijk Leverancier is onder in het scherm altijd te zien, of de betreffende relatie een 'gewone' relatie, een klant, een leverancier of zowel een klant als een leverancier is.