Op de OB-aangifte treft u meer informatie aan over de elektronische OB/ICL-aangifte, die per 1 januari 2005 verplicht is geworden.
Ter attentie van & Aanhef
De velden Tav. & Aanhef horen bij elkaar in het gebruik op een formulier (pakbon of handelsfactuur) of in een brief of email.
Tav = persoonsnaam in het adresblok (De heer P. de Jong)
Aanhef = Aanspreektitel boven een brief of email (Geachte heer de Jong)
Het veld Tav en Aanhef kan per relatie op 2 plaatsen worden gevuld:
1. Stamgegevens relatie
2. Per contactpersoon. Naam contactpersoon = Tav-relatie.
Als de Aanhef leeg is , wordt In de Nederlandse taal de Aanhef bepaald uit het tav veld.
Als dat niet de gewenste inhoud geeft, is het aan te raden om het veld Aanhef zelf te vullen.
De aanhef in een buitenlandse taal wordt altijd handmatig ingegeven in de gewenste taal.
Kredietbeperking
Optioneel kan een factuur worden geprint met kredietbeperking, op basis van de volgende rekenvoorbeeld:
| Goederen | 100,00 |
| 3% kred.bep | 3,00 over 100,00 |
| Subtotaal | 103,00 Heffingsbedrag |
| 21% btw | 21,63 over 103,00 |
| Totaal | 124,63 |
| 1 | Een relatie kan zowel een klant, een leverancier, als beide zijn. In het laatste geval hoeven de relatiegegevens slechts eenmalig te worden ingevoerd. |
| 2 | Een relatie wordt pas een klant als een (1) of meer van de stamgegevens, die met de functietoetsen F3, F4 en F5 worden onderhouden, zijn benoemd. |
| 3 | Overzichten, van bijvoorbeeld verkooporders, zijn niet alleen op ordernummer, maar ook op volgorde van klantnummer te vervaardigen. Ook zijn de overzichten te beperken tot een serie opeenvolgende klantnummers. Om die reden zou de systematiek van nummering van belang kunnen zijn. |
| 4 | Klanten zijn op de rubrieken Relatienr (relatienummer), Zoeknaam, Pc+plaats (postcode en plaats), Pc+plaats van het postadres, telefoonnummer en faxnummer geïndexeerd en daardoor op die rubrieken ook te zoeken. |
| 5 | Omdat een relatie zowel een klant als een leverancier kan zijn, is het niet nodig om bij het toekennen van het relatienummer hiermee rekening te houden. Met andere woorden: er is volledige vrijheid bij het toekennen van een relatienummer. Het is ook mogelijk andere relaties dan debiteuren en/of crediteuren vast te leggen, zoals bijvoorbeeld medewerkers. |
| 6 | Onderin op het beeldscherm wordt getoond of de relatie alleen relatie is, of klant en/of leverancier. |
| 7 | In het veld zoeknamen kunnen maximaal 10 zoeknamen (gescheiden door een spatie) per relatie worden vastgelegd. |
| 8 | Indien een nieuwe relatie wordt vastgelegd, kan in een leeg scherm, waarin de cursor bij rubriek Relatienr staat, met functietoets F8:Nieuw een nieuw Relatienummer worden uitgedeeld. Dit is altijd het hoogste in gebruik zijnde Relatienummer, dat met 1 wordt verhoogd. |
| 9 | Indien relaties met functietoets F2:Zoek worden benaderd bij de rubrieken Telefoonnummer, Faxnummer of E-mailadres, worden deze rubrieken eveneens getoond vanuit de vastgelegde contactpersonen. In dit geval wordt dat met een * aangegeven. Ook hierbij geldt dat na selectie van een regel, met ENTER of OK de bijbehorende relatie op het beeldscherm wordt getoond, indien de VOLLEDIGE informatie op het beeldscherm zichtbaar is. |
| 10 | De rubriek E-mailadres accepteert geen hoofdletters. Eventueel ingetoetste hoofdletters worden direct automatisch omgezet naar kleine letters. |
| 11 | Indien Zoeknaam-2 gelijk is aan Zoeknaam-1, wordt Zoeknaam-2 leeggemaakt. |
| 12 | Indien tevens CASH Relatiebeheer in gebruik is, is de omschrijving van de rubrieken Opmerking en Selectiecode 1, Selectiecode 2, Zoekveld 1 en Zoekveld 2 variabel. Deze kunnen met functie Instellen parameters CRM in CASH Relatiebeheer worden gewijzigd. De rubrieken Zoekveld 1 en zoekveld 2 worden alleen op het beeldscherm getoond en alleen indien deze gevuld zijn. |
| 13 | Indien tevens CASH Relatiebeheer in gebruik is, kan in de rubriek Eigenschappen, zie functie Instellen parameters CRM met eigenschap W worden aangegeven, dat bij wijzigingen van Naam, Adres, etc. de oude waarden hiervan in een nieuw aan te maken notitie moeten worden opgenomen. Het betreft hier de rubrieken: Naam, Adres, Postcode/plaats, Postadres en Postcode/plaats van het postadres. |
Nadat deze functie is gestart, kan de cursor met ENTER of OK over de rubrieken Relatienummer, Zoeknamen, Pc+plaats, Pc+Plaats van het postadres, Telefoonnummer, Faxnummer en E-mailadres worden bewogen. De functietoetsen F9 en F10 tonen de volgende, respectievelijk de vorige, relatie op het beeldscherm, waarbij de volgorde wordt aangehouden van de rubriek waar de cursor zich op dat moment bevindt. Bij het invoeren van een nieuwe relatie, moet de cursor altijd op de rubriek Relatienr staan.
* 101 Relatienr (6 cijfers)
Het nummer waarmee de klant wordt geïdentificeerd.
* 720 Zoeknamen (63 cijfers/letters)
In deze rubriek kunnen een of meerdere (maximaal 10) zoeknamen van de klant (gescheiden door een spatie) worden vastgelegd. Klanten zijn onder andere op zoeknamen geïndexeerd en kunnen daardoor op deze rubriek worden gezocht.
* 103 Naam (35 cijfers/letters)
De naam van de klant.
* 730 Naam-2 (35 cijfers/letters)
Extra ruimte van de bedrijfsnaam van de klant.
* 104 T.a.v (35 cijfers/letters)
De naam van de persoon ter attentie van wie alle correspondentie wordt verzonden. Deze rubriek kan ook worden gebruikt voor het vervolg van de klantnaam uit de vorige rubriek.
* 105 Adres (35 cijfers/letters)
Het bezoekadres van de klant. Naast het bezoekadres van de klant kan een postadres, bijvoorbeeld een postbusnummer, worden vastgelegd in de rubriek Postadres.
* 107 Pc + plaats (35 cijfers/letters)
De postcode en de plaats van het bezoekadres van de klant. Klanten zijn onder andere op postcode geïndexeerd en daardoor op deze rubriek te zoeken.
* 125 Landnaam (35 cijfers/letters)
Het land van de klant.
* 1321 Land ISO (2 letters)
De code van het land volgens de ISO-norm.
Met functietoets F2 kan de meegeleverde tabel met de ISO landcodes worden geraadpleegd.
* 108 Telefoonnr (35 cijfers/letters)
Het telefoonnummer van de relatie, dat in principe alleen uit cijfers kan bestaan. Voor aanvullende informatie - bijvoorbeeld tst. 123 - worden andere tekens eveneens geaccepteerd.
* 106 Faxnummer (35 cijfers/letters)
Het faxnummer van de relatie, dat in principe alleen uit cijfers kan bestaan. Voor aanvullende informatie - bijvoorbeeld tst. 123 - worden andere tekens eveneens geaccepteerd.
* 1197 Mobielnr (10 cijfers)
Het mobiele telefoonnummer van de relatie. Deze rubriek wordt alleen gebruikt, indien geen gebruik wordt gemaakt van de tabel met contactpersonen.
* 123 Postadres (35 cijfers/letters)
Het postadres van de klant. In deze rubriek wordt een eventueel aanwezig postbusadres, of een afwijkend postadres van de relatie opgenomen. Het bezoekadres (straat en huisnummer) van de klant wordt in de rubriek Adres opgenomen.
* 124 Pc + plaats (35 cijfers/letters)
De postcode en de plaats van het postadres van de klant.
Bank/IBAN (35 cijfers/letters) [110]
Het banknummer in IBAN formaat (NL99BANK0123456789).
Bij invoer van een banknummer zal de zogenaamde elfproef worden uitgevoerd om te controleren of het nummer bestaat.
BIC-code (11 cijfers/letters) [350]
De Business Indentifier Code is een geldig SWIFT-adres van 8 of 11 aaneengesloten tekens.
Bij muteren van een BIC wordt gecontroleerd op de lengte, de geldigheid van de landcode en de IBAN bankcode.
Posities 1 tot 4 bevat de bankcode van 4 letters.
Posities 5 en 6 is de landcode van de bank, volgens de ISO 3166-1 norm.
Posities 7 en 8 is een plaatscode van 2 alfanumerieke tekens.
Posities 9 tot 11 is een optioneel filiaalnummer van drie teksns.
Geadviseerd wordt een onjuiste BIC direct te corrigeren.
Voorbeeld van een geldige BIC:
ABNANL2A
INGBNL2A
RABONL2U
* 116 OB-nummer (2 letters + 12 cijfers)
Het OB-nummer van de klant. Het nummer is van belang bij levering aan andere landen binnen de Europese Unie (EU). Het nummer bestaat uit twee letters, de landcode (NL voor Nederland), gevolgd door 12 cijfers.
* 115 Opmerking (35 cijfers/letters)
Een rubriek die naar eigen inzicht kan worden gebruikt. Het is mogelijk deze rubriek op de factuur naar voren te laten komen.
* 131 Opmerking 2 (35 cijfers/letters)
Een tweede rubriek die naar eigen inzicht kan worden gebruikt. Het is mogelijk deze rubriek op de factuur naar voren te laten komen.
* 132 Opmerking 3 (35 cijfers/letters)
Een derde rubriek die naar eigen inzicht kan worden gebruikt. Het is mogelijk deze rubriek op de factuur naar voren te laten komen.
* 120 E-mailadres (72 cijfers/letters)
Het e-mailadres van de relatie. Er worden alleen kleine letters geaccepteerd.
* 109 Invoerdatum (door pakket bijgehouden)
De datum waarop de klant is ingevoerd. De datum wordt door CASH ingevuld en kan niet worden gewijzigd.
* 1479 RSIN/KvK-nr (12 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt het RSIN of het KvK-nr van de betreffende klant vastgelegd. Het RSIN (Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatienummer) vervangt het Fiscaalnummer (Fi-nummer) van de Belastingdienst voor niet-natuurlijke personen.
* 138 Zoekveld 1 (12 cijfers/letters)
Met deze rubriek kan een zelfgekozen waarde worden ingegeven als selectiecriterium bij het tonen van dit overzicht. Deze waarde dient wel vooraf te worden ingevuld in de rubriek Zoekveld 1 bij het invoeren van de stamgegevens van de relatie.
* 139 Zoekveld 2 (12 cijfers/letters)
Met deze rubriek kan een zelfgekozen waarde worden ingegeven als selectiecriterium bij het tonen van dit overzicht. Deze waarde dient wel vooraf te worden ingevuld in de rubriek Zoekveld 2 bij het invoeren van de stamgegevens van de relatie.
* 113 Selectie 1 (6 cijfers/letters)
Een code die bij verschillende programmafuncties als selectiecriterium kan worden benut. De code kan worden gebruikt om bijvoorbeeld bepaalde kenmerken van de klant te omschrijven.
* 114 Selectie 2 (6 cijfers/letters)
Een code die bij verschillende programmafuncties als selectiecriterium kan worden benut. De code kan worden gebruikt om bijvoorbeeld bepaalde kenmerken van de klant te omschrijven.
* 983 Valutacode (bestaande valutacode)
De code die aangeeft in welke valuta de factuur moet luiden. Deze code geeft ook aan in welke valuta de facturen in de administratie moet worden verwerkt. Zo kan een factuur in US dollars luiden en ook als zodanig in de administratie worden vastgelegd.
* 981 Taalcode (bestaande taalcode)
De code die de taal voor de factuur aangeeft. Wanneer gefactureerd wordt naar een cliënt in het buitenland, dan kan het gewenst zijn om de factuur in de landstaal van de klant op te stellen. Dat kan gebeuren als voor die debiteur wordt aangegeven dat niet de normale taal maar een andere taal moet worden gebruikt. Verder zijn bij Instellen formulieren voor elke taal factuurteksten vast te leggen.
* 118 Korting (3 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Dit kortingspercentage geeft een algemene klantenkorting aan, bij het vervaardigen van een verkooporder. Het percentage wordt in mindering gebracht op het bedrag van elke factuurregel.
Deze rubriek is de defaultwaarde voor het kortingspercentage in elke offerte- of verkooporderregel in combinatie met de stamprijs van het artikel.
Een combinatie van een vaste korting en gestaffelde prijzen per artikel is alleen actief met systeemswitch [Aparte kortingsafspraken].
Dit percentage wordt niet gebruikt binnen de module CASH Projecten. In deze module worden klantgerichte kortingen ingevoerd als afwijkende tarieven.
* 121 Code krbep (D,N,J)
De code waarmee wordt aangegeven of voor de desbetreffende klant een kredietbeperking op de factuur naar voren komt. Bij functie Systeemvariabelen kan de hoogte van de kredietbeperking worden opgegeven. De grootboekrekening kredietbeperking kan bij de functie Boekingsvariabelen worden aangegeven.
Geldige waarden zijn:
| D | Alleen kredietbeperking indien bij functie Systeemvariabelen onder rubriek L is gekozen voor J(a). |
| J | Altijd kredietbeperking op de factuur. |
| N | Nooit kredietbeperking op de factuur. |
| F3 | Instell. | D2226 Klant instellen |
| F4 | AflAdres | D2229 Onderhoud afleveradres |
| F5 | Contactp | D0148 Contactpersoon |
| F6 | Deel 2 | D0172 Onderhoud relaties (deel 2) |
| F7 | CRM | D2222 Relatiebeheer |
| F8 | Menu | M2223 Submenu relaties |