Ter attentie van & Aanhef
De velden Naam & Aanhef horen bij elkaar in het gebruik op een formulier (factuur) of in een brief of email.
Tav = Persoonsnaam in een adresû De heer P. de Jong
Aanhef = Aanspreektitel boven een brief of email. û Geachte heer de Jong
Als de Aanhef leeg is , wordt In de Nederlandse taal de Aanhef bepaald uit het veld Tav.
Als dat niet de gewenste inhoud geeft, is het aan te raden om het veld Aanhef zelf te vullen.
De Aanhef voor contactpersonen in een buitenlandse taal dient altijd handmatig te worden bepaald in de gewenste taal.
Een overzicht van de aanwezige contactpersonen per relatie is op te vragen met functietoets
Volgnummer (3 cijfers) [140] Functie (bestaande waarde) [145] Naam (35 cijfers/letters) [103] Adres (35 cijfers/letters) [105] Naam-2 (35 cijfers/letters) [730] Pc+plaats (35 cijfers/letters) [107] Landnaam (35 cijfers/letters) [125] Telefoonnr (35 cijfers/letters) [108] Faxnummer (35 cijfers/letters) [106] Mobiele telefoon (15 cijfers/letters) [144] Aanhef (35 cijfers/letters) [127] Opmerking (60 cijfers/letters) [478] E-mailadres (72 cijfers/letters) [120]
CC E-mails versturen (J,N) [1493] PDF verk.formulieren (10 cijfers/letters) [2059]
Indien in de stamgegevens van de klant, of in de contactpersonen daarvan, zo'n aanduiding niet is aangegeven, gelden de aanduidingen, die in functie Instellen email - zie functietoets F6:Email in functie Standaard formuliercodes - zijn opgenomen.
Indien slechts enkele klanten een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om deze rubriek in functie Instellen email leeg te laten en deze alleen in te vullen bij de betreffende relaties of contactpersonen. Het is mogelijk om hier een of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen. Geldige waarden zijn: PDF ink.formulieren (5 cijfers/letters) [2063]
Indien in de stamgegevens van de leverancier, of in de contactpersonen daarvan, zo'n aanduiding niet is aangegeven, gelden de aanduidingen, die in functie Instellen email - zie functietoets F6:Email in functie Standaard formuliercodes - zijn opgenomen.
Indien slechts enkele leveranciers een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om deze rubriek in functie Instellen email leeg te laten en deze alleen in te vullen bij de betreffende relaties of contactpersonen. Het is mogelijk om hier een of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen. Geldige waarden zijn:
Uitvoering
Voor algemene uitleg zie onderhoudsfunctie
of invulinstructie.
Het volgnummer van de te onderhouden contactpersoon.
Een omschrijving van de functie of afdeling van de contactpersoon.
De naam van de contactpersoon.
Het adres, dus de straat en het huisnummer.
De vervolgnaam van de relatie, of de naam van de afdeling.
De postcode en de plaats.
De naam van het land behorend bij bovenstaand adres. Als de iso-landcode al is ingevuld mag de landnaam leeg blijven. Op het moment dat de naam ergens wordt gebruikt, wordt deze automatisch uit de tabel ingevuld.
Het telefoonnummer, dat in principe alleen uit cijfers kan bestaan.
Voor de duidelijkheid wordt éénmaal een liggend streepje (-) geaccepteerd en eventueel op de 1e positie het '+'-teken, indien het nummer meer dan 10 tekens bevat (buitenlands nummer).
Foutieve voorbeelden: +3560570, 070-3560-570, 070/3560570
Correcte voorbeelden: +31703560570, 070-3560570, 3560570
Het faxnummer. Zie onder Telefoonnummer (vorige rubriek) voor uitleg over de regels.
Het mobiele telefoonnummer van de contactpersoon.
De tekst die als aanhef in correspondentie kan worden gebruikt.
Bij het exporteren van adressen naar een merge-bestand voor een tekstverwerker kan CASH vanuit de rubriek T.a.v. een automatische aanhef genereren. Als u bijvoorbeeld De heer J.P. Jansen heeft ingegeven wordt daar als aanhef 'Geachte heer Jansen' van gemaakt. Indien u daarvan wilt afwijken kunt u in de rubriek Aanhef bijvoorbeeld 'Beste Jan' ingeven.
Dit automatisme is alleen beschikbaar in het Nederlands. Voor formulieren in een buitenlandse taal wordt de aanhef handmatig gevuld in de betreffende taal.
Een vrij in te voeren opmerking over de contactpersoon.
In deze rubriek worden hoofdletters automatisch naar kleine letters omgezet. Er dient minimaal één @ voor te komen en minimaal één punt achter de @. Er mogen geen spaties voorkomen en geen speciale leestekens behalve de underscore.
Hiermee kunt u aanvinken of deze contactpersonen gebruikt moet worden als CC mailadres als er een formulier per mail gestuurd wordt. Dit kunnen er maximaal 3 zijn, een voorwaarde is wel dat de contactpersoon een e-mailadres heeft. Ook moet de contactpersoon de juiste functie hebben als het gaat om een factuur vanuit Facturering of Projecten of een aanmaning via de aanmaanrobot of aanmanen. Vanuit de Handels module wordt de Cc. per contactpersoon mede bepaald door de formuliercodes van het veld PDF formulier.
Met deze rubriek kan worden aangegeven dat de contactpersoon bij het versturen van een mailing buiten beschouwing moet worden gelaten.
Indien gewenst kunnen verkooporderformulieren als een PDF-document direct per e-mail naar de klant worden verzonden. Per klant wordt aangegeven welke formulieren als PDF-bestand naar de betreffende klant moeten worden verzonden; zie functie Klant instellen Middels functie Contactpersoon is het ook mogelijk om per contactpersoon deze aanduiding(en) op te nemen.
LET OP: Indien meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding (bijvoorbeeld de F van factuur) hebben, dat dan alleen de contactpersoon met het LAAGSTE volgnummer het betreffende formulier toegestuurd krijgt!
Z Proforma formulier
O Offerte
B Verkooporderbevestiging
V Verzamelbon
M Magazijnbon
P Pakbon
F Verkoopfactuur
C Baliefactuur
Indien gewenst kunnen inkooporderformulieren als een PDF-document direct per e-mail naar de leverancier worden verzonden. Per leverancier wordt aangegeven welke formulieren als PDF-bestand naar de betreffende leverancier moeten worden verzonden; zie functie Leverancier instellen Middels functie Contactpersoon is het ook mogelijk om per contactpersoon deze aanduiding(en) op te nemen.
LET OP: Indien meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding (bijvoorbeeld de O van inkooporder) hebben, dat dan alleen de contactpersoon met het LAAGSTE volgnummer het betreffende formulier toegestuurd krijgt!
O Inkooporder opdrachtbon
A Aanvraag/offerte
V Vrachtbon
H Herinnering
F4 ContactM S0144 Contactmomenten
F6 Label S0153 Adreslabel op DYMO-printer