Elk document bestaat altijd uit de onderdelen kop, body en slot. Schematisch weergegeven geeft dat het volgende beeld:
+-----------------------------------------+ | KOP | +-----------------------------------------+ | BODY | | +-----------------------------------------+ | SLOT | +-----------------------------------------+
Het onderscheid in kop, body en slot is van belang bij het positioneren van de elementen op het document. Zo mogen bepaalde elementen, bijvoorbeeld het relatienummer, alleen in de kop en in het slot worden gebruikt. Andere elementen mogen alleen in de body verschijnen. De grenzen tussen kop, body en slot kunnen zelf worden vastgelegd.
De plaats van een element op het document wordt bepaald door een regel- en een kolomnummer. Het is raadzaam vooraf een schets te maken van het document, zodat nauwkeurig kan worden bepaald welke regel- en kolomnummers moeten worden gebruikt.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 11 12 etc +--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+ 1 | | | | | | | | | | | +--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+ 2 | | | | | | | | | | | +--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+ 3 | | | | D| a| t| u| m| :| | +--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+--+ etcZo laat het voorbeeld zien hoe het element Datum is gepositioneerd op regel 3 en kolom 7.
E-mail bericht
Voor het verzenden van een formulier via een e-mail kan de begeleidende tekst en onderwerp worden ingesteld per formuliersoort en optioneel per taal:
Aanmaningen: Debiteurenparameters. Instellen tekst aanmaningenbericht Instellen tekst aanmaningenbericht/taal
Facturering: Factureringsparameters. Instellen tekst factuurbericht Instellen tekst factuurbericht/taal
Logistiek: Standaard formuliercodes. Instellen tekst e-mailbericht/FORM/Taal
| 1 | Op het document kunnen op een bepaalde plaats (lees: regel- en kolomnummer) één of meerdere elementen worden geplaatst. Zo'n element bestaat uit een vaste tekst of een rubriek uit de CASH-administratie. Als gewenst kunt u meerdere elementen achter elkaar zetten, gescheiden door een ';' (punt-komma). Zie voor nadere uitleg over het gebruik van elementen rubriek 955 Inhoud in functie Onderhoud formuliervelden |
| 2 | Elementcode NAW drukt de rubrieken Naam, Naam1, Tav, Adres en Woonplaats onder elkaar af. Als rubriek Naam2 niet is ingevuld ontstaat er geen lege regel. |
| 3 | Elementcode 103 drukt alleen rubriek Naam1 af. Rubriek Naam2 wordt niet afgedrukt. |
| 4 | Als formulieren ook in PDF-formaat per e-mail worden verzonden dan is het verplicht dat er in de lay-out op regel 1, kolom 1, een FONT wordt gedefinieerd. |
| 5 | Als formulieren met een logo ook in PDF-formaat per e-mail worden verzonden dan kan het logo alleen in het formaat JPG worden afgehandeld. Het BMP formaat e.d. wordt niet ondersteund. |
In de administratie DEMO zijn de volgende lay-outs aanwezig:
FACT2 (geschikt voor een factuur van CASH Projecten)
FACTMM (geschikt voor een factuur van CASH Facturering)
TIP: U kunt F6 gebruiken om een voorbeeld van deze formulieren te krijgen, op het scherm of op de printer, of als e-mail verzonden naar een door u in te geven e-mailadres.
De specificatie voor een formulier bestaat altijd uit twee soorten gegevens: enkele algemene gegevens (waaronder de formuliernaam) en gegevens over de elementen. De laatsten bepalen waar en onder welke condities de elementen verschijnen. Beide soorten gegevens worden ieder in een apart scherm
onderhouden.
Formuliercode (sleutelwaarde) [941]
De code waarmee een formulier wordt geïdentificeerd.
Omschrijving (30 cijfers/letters) [942]
De naam van het formulier.
Laatste regel Kop (3 cijfers) [943]
Het regelnummer waarmee de kop van het formulier eindigt. De kop wordt gebruikt voor het bovenste deel van het formulier en bevat het briefhoofd met adres, datum, nummering e.d. Een veel gebruikte waarde is 21.
Laatste regel Body (3 cijfers) [944]
Het regelnummer waarmee de body van het formulier eindigt. De body van het formulier omvat de ruimte voor het afdrukken van de factuurregels (omschrijving, aantal en prijs). Een veel gebruikte waarde is 50. De waarde moet minimaal één hoger zijn dan die van de vorige rubriek.
Laatste regel Slot (3 cijfers) [945]
Het regelnummer waarmee het slot van het formulier eindigt. Het slot van het formulier omvat de totaaltelling met OB, referenties en mededelingen. Dit regelnummer geeft daardoor tevens de lengte van het formulier weer. Een veel gebruikte waarde is 64 voor A4-papier van een laserprinter. De waarde moet minimaal één hoger zijn dan die van de vorige rubriek.
Linkermarge (2 cijfers) [950]
De linker kantlijn van het formulier. De hier ingegeven waarde wordt gebruikt als referentiepunt voor de hierna in te geven kolompositie. Wordt bijvoorbeeld als linker marge 10 ingevuld, dan zal een veld waarvoor kolom 5 is aangegeven uiteindelijk op kolom 15 verschijnen. De waarde mag negatief zijn.
Bovenmarge (2 cijfers) [948]
Met deze rubriek wordt het aantal lege regels aangegeven aan de bovenkant van het formulier.
Aantal per blad (1 cijfers) [977]
Voor het afdrukken van meerdere formulieren op één pagina kan met deze rubriek worden aangegeven hoeveel formulieren er op één pagina moeten worden afgedrukt.
Tussenmarge (2 cijfers) [978]
Met deze rubriek wordt aangegeven hoeveel blanco regels er tussen de onderlinge formulieren moeten worden afgedrukt.
Printercode (10 cijfers/letters) [500]
Met deze rubriek kan een vaste printer worden geselecteerd, welke gebruikt wordt voor het afdrukken van dit formulier. Voordat u een printer kunt selecteren moet u deze eerst in de CASH-SETUP definieren.
Achtergrond naam (52 cijfers/letters) [1508]
In deze rubriek kan de naam worden ingegeven van een image van het jpg formaat met een 'image' van bijvoorbeeld het briefpapier. Als een .png formaat wordt aangeboden wordt deze automatisch omgezet naar .jpg formaat. Deze wordt dan als achtergrond gebruikt bij de PDF's die door middel van deze formulierlayout worden verzonden. De naam dient te eindigen op .jpg. In de naam kan eventueel de map worden opgegeven waar het bestand zich bevindt. Als er geen map is opgegeven, dient het bestand in de CASH-map te staan.
Het mag duidelijk zijn dat de kwaliteit van het bestand bepalend is voor de kwaliteit van de achtergrond bij de PDF. Een scan van het briefpapier op een gemiddelde scanner geeft over het algemeen niet het gewenste effect. Laat zonodig uw drukker of communicatiebureau een kwalitatief goed bestand maken.
Achtergrond gebruik (1,2) [1495]
Met deze rubriek kan worden aangegeven of de achtergrond (vorige rubriek) alleen bij PDF's moet worden meegestuurd of ook bij uitvoer naar de printer.
Soort formulier (0,1A,1R,2,3,5,6,A,7,7,8,9,E,J,S) [1509]
Met deze rubriek kan worden aangegeven waarvoor de layout bedoeld is. Vooralsnog kan worden gekozen uit:
| 1 | Aanmaning |
| 2 | Factuur vanuit de module CASH Facturering |
| 3 | Factuur vanuit de module CASH Projecten |
| 4 | Formulieren van CASH Voorraad |
| 5 | Materiaaluitgiftebon (alleen CASH Productie) |
| 6 | Werkkaaart (alleen CASH Productie) |
| 7 | Gereedschapsbon (alleen CASH Productie) |
| 8 | Klantmemo (alleen CASH Productie) |
| E | Etiketten |
Bijlage (255 cijfers/letters) [1777]
Op een aantal niveau's kunnen bijlagen aan een formulier worden toegevoegd.
Via de formulierlayout kan een algemene bijlage worden toegevoegd, bijvoorbeeld bij een factuur de Algemene Voorwaarden.
Bij een artikelstamgegeven kan een bijlage worden toegevoegd, bijvoorbeeld de specificatie van dat artikel of de gebruiksaanwijzing.
Tenslotte kan bij een factuurregel een bijlage worden toegevoegd met nadere uitleg over de gefactureerde post, bijvoorbeeld de door de klant ondertekende opdrachtbevestiging.
Als bij een formulier dezelfde bijlage meerdere keren voorkomt, wordt deze slechts een keer toegevoegd.
Een bijlage bij een artikelstamgegeven of bij een factuurregel leidt ook tot een extra regel met de tekst '(zie xxx)', waarbij xxx het laatste deel van de naam van de bijlage is (dus zonder mapnaam etc.).
Kolom (3 cijfers) [953]
Het kolomnummer voor het weergeven van de slottekst.
Afzender (72 cijfers/letters) [1776]
Hier kan een afwijkend e-mailadres worden aangegeven, dat als afzender wordt gebruikt in de e-mail die het formulier verzendt.
Naam (35 cijfers/letters) [103]
De naam die gebruikt wordt als afzender voor de e-mail.
Slottekst (4000 cijfers/letters) [1494]
In deze rubriek kunnen 1 of meerdere tekstregels worden ingevuld die aan het einde van ieder formulier moeten worden afgedrukt.
Als regelnummer wordt het hoogst voorkomende regelnummer aangehouden dat in eerdere regels is gebruikt plus 2. Als kolomnummer wordt de rubriek 'Kolom' aangehouden (zie de vorige rubriek).
Let op: Een regel in de slottekst mag maximaal 80 tekens bevatten. In de regel kunnen ook elementcodes worden opgenomen tussen punt-komma's, zoals bijvoorbeeld:
Betaling onder vermelding van het factuurnummer;FAKT;
| F4 | Regel | H0951 Onderhoud formuliervelden |
| F5 | Overz | S0623 Formulierlayouts |
| F6 | Proef | S0673 Voorbeeld van formulier |
| F7 | K/S taal | D0108 Kop/Slot vreemde taal |
| F8 | Menu | M0171 Submenu formulieren |