D0143 - ONDERHOUD CONTACTMOMENT

Doel

Per relatie worden contactmomenten of gespreksnotities vastgelegd, waarmee een contacthistorie beschikbaar wordt, gesorteerd op contactdatum.
Contacten zijn in te delen naar contactsoort, onderwerp, Medewerker en afdeling.

Achtergrond

Contactmomenten zijn sorteerbaar en selecteerbaar op contactsoort, onderwerp, medewerker en afdeling. Maak hiervoor tabellen met binnen uw organisatie de gewenste sorteringen.

Overzicht van contactsoorten:
 E-mail ontvangen
 E-mail verzonden
 Telefoon in
 Telefoon uit
 Document ontvangen
 Document verzonden
 Formulier verzonden
 Administratieve handeling

Voorbeeld van een formulier is factuur of aanmaning, gemaakt in CASH.
Een document is een elektronische koppeling met een extern bestand; bijvoorbeeld pdf, word of Excel.
Voorbeeld van een administratieve handeling is verzenden van een aanmaning.

Naast een gespreksnotitie kan een contactmoment ook bestaan uit een elektronisch document, een toekomstige actie datum voor een collega, of een agendapunt.

REEKS contacten
Meerdere contactmomenten kunnen bij elkaar worden geplaatst in een contactreeks door nieuwe contacten in te voeren vanuit het eerste contactmoment. De Contacten in een reeks kunnen bij elkaar in een scherm worden getoond met het tabblad F5 Reeks (Contactreeks). Deze optionele contactreeks is zinvol bij een relatie met veel contacten en een diversiteit aan onderwerpen.

ACTIELIJST
Een contactmoment kan op de actielijst worden gezet door de rubrieken Actiedatum en Wie te vullen. Individueel afhandelen van een actie gebeurd door de Behandel-vink te vullen. Een groot aantal acties kan worden afgemeld met de functie Wijzigen acties groepsgewijs; werkwijze = Afhandelen.

AGENDAPUNT vanuit contactmoment
Als wordt gewerkt met CASH Agenda is het mogelijk om vanuit een contactmoment direct een nieuw agendapunt te maken. Vermeld naast de actiedatum en het tijdstip, de activiteit en de tijdsduur, waarmee op de actie medewerker en de relatie een agenda punt wordt gemaakt. Het maken van een agendapunt kan worden versneld door bij specifieke onderwerpen een vaste activiteitscode en tijdsduur te plaatsen. Vermeld bij regelmatig voorkomende activiteiten een vaste tijdsduur.
Een agendapunt wordt alleen gemaakt als de velden Actiedatum, Tijdstip, Wie, Activiteit en Tijdsduur bekend zijn. Beantwoordt de verificatievraag met Ja of Nee.

WACHTRIJ terugbel acties
Binnenkomende telefoongesprekken of e-mails kunnen worden behandeld door een groep medewerkers.
Als een supportaanvraag niet direct kan worden behandeld kan een terugbel-actie in een wachtrij worden geplaatst.
Deze speciale acties zijn zichtbaar voor een groep medewerkers die samen de wachtrij vormen.
Registratie van de supportaanvraag gebeurt door het secretariaat, op een relatie en een wachtrij-groep.
De actie wordt alleen in de groep geplaatst als direct doorverbinden met een persoon niet mogelijk is.

Eenmalig instellingen: Maak een nieuwe wachtrij-code aan en koppel met de personen die de wachtrij-groep vormen.
Registratie van de terugbel-actie gebeurt via een contactmoment, met als personeelscode de wachtrij. Dan zal automatisch een actie worden gemaakt voor de wachtrij. De actielijst per persoon, zal worden aangevuld met alle acties in de wachtrij. De personen in de wachtrij-groep zien dus ook alle acties uit de wachtrij.
Acties in de wachtrij vervallen, zodra de actie wordt afgehandeld of is ingedeeld op een persoon. Dit gebeurt door in het bestaande contactmoment, de code 'Wie' te muteren van de wachtrij-code naar een persoonscode.

Zie ook

Contactmomenten
Actielijst
Contactmomenten
Contact reeks
Contactsoorten
Onderwerpen
Afdelingen
Onderhoud medewerkers
Wachtrij
Documentsoorten

Attentiepunt

1 De contactpersoon kan op 2 plekken worden vastgelegd. Als bij de relatie slechts één contactpersoon bekend is, wordt het veld Tav gebruikt. Meerdere namen per relatie worden vastgelegd als contactpersoon met een functiecode, direct telefoonnummer en mailadres. Kies dan uit het overzicht contactpersonen, met wie gesproken is.
2 Als bij de relatie geen contactpersonen zijn vastgelegd, kan de naam ook worden ingevoerd op het contactmoment. Toevoegen aan de stamgegevens van de relatie heeft als voordeel dat de naam later selecteerbaar is in het overzicht contactpersonen. Gebruik hiervoor de icoon [Toevoegen].
3 Als de rubriek Vaste medewerker in de parameters de waarde 'J' bevat, kan de rubriek Medewerker in de bestaande notities NIET worden gewijzigd. Bij nieuwe notities wordt in dit geval alleen de bij het starten van CASH ingetoetste medewerker overgenomen en kan geen medewerkerscode worden ingetoetst.
4 Het is mogelijk meer notities in dezelfde minuut vast te leggen.
5 Het is niet verplicht om bij de rubrieken Onderwerp en Notitiesoort een waarde in te geven.
6 Optioneel kunnen contactmomenten ook worden ingedeeld naar afdeling. Koppel hiervoor een afdeling aan een persoon of een afdeling aan een onderwerp.
7 Optioneel kan een actie ook worden gekoppeld aan een agendapunt. Hiervoor wordt bij de actie een activiteitscode geplaatst en een verwachte tijdsduur. Alleen actief als bij de actiedatum ook een begintijd bekend is en bij een gevulde tabel met activiteitencodes.
8 Optioneel kan bij een contactmoment een document elektronisch worden gekoppeld. Maak hier voor eerst een tabel met documentsoorten aan.

Uitvoering

Voor algemene uitleg zie onderhoudsfunctie of invulinstructie.

Datum (datum DDMMJJ) [161]
De datum van de notitie. CASH zal voor de rubriek een defaultwaarde presenteren die gelijk is aan de systeemdatum.

Tijd (4 cijfers) [162]
De tijd van de notitie in de volgorde uren en minuten. CASH zal voor de rubriek een defaultwaarde presenteren die gelijk is aan de systeemtijd.

Contactpers. (3 cijfers) [188]
Een relatie heeft een of meerdere contactpersonen. Als vaste contactpersoon wordt de 'ter attentie van' uit de stamgegevens van de relatie gebruikt. Een lijst van contactpersonen wordt ingegevens met tabblad Contactpersonen.
Selecteer de persoon uit de lijst van contactpersonen met F2. Een incidenteel of afwijkend contact kan worden toegevoegd aan de lijst van contactpersonen of eenmalig in gegeven per contactmoment.

Contactpersoon (35 cijfers/letters) [189]
De naam van de contactpersoon is overgenomen uit 'ter attentie van' of geselecteerd uit de lijst van contactpersonen. De contactpersoon van het contactmoment is desgewenst muteerbaar. Indien vaker met de betreffende persoon contact zal worden onderhouden, is het aan te bevelen deze als Contactpersoon bij de relatie op te nemen.

Telefoonnummer (15 cijfers/letters) [1639]
Het telefoonnummer wordt bijgelezen uit de stamgegevens van de relatie of de contactpersoon.
LET OP: een gemuteerd telefoonnummer per contactmoment is later niet zichtbaar in de stamgegevens van de relatie, en daarom alleen bedoeld voor eenmalig gebruik per contactmoment.

Pers.code (bestaande waarde) [142]
De aan een notitie te koppelen medewerker. Medewerkers zijn te onderhouden met de functie Onderhoud medewerkers.

Als de rubriek Vaste medewerker in de Parameters CRM de waarde 'J' bevat, kunt u hier geen medewerker ingeven. In dit geval wordt de bij het starten van CASH ingetoetste medewerker gehanteerd.

Afdeling (6 cijfers/letters) [200]
Contactmomenten kunnen worden gespecificeerd per afdeling.

Contactsoort (8 cijfers/letters) [169]
Notities kunnen worden gerubriceerd met de rubriek Notitiesoort. De codering hiervan wordt vooraf in een tabel opgenomen. Het is niet verplicht een notitiesoort op te geven.

Onderwerp (10 cijfers/letters) [250]
Met deze rubriek kan een Onderwerp worden aangegeven, waarop de gegevens moeten worden gerubriceerd. Indien een onderwerp wordt ingetoetst, wordt de vooraf vastgelegde tekst getoond. Indien gewenst, kan deze tekst in de nieuwe notitie worden overgenomen. Het is niet verplicht een onderwerp in te geven.

Tekst (4000 cijfers/letters) [1975]
Met deze tekst kunt u het gesprek samenvatten dat zojuist is gevoerd. Gemaakte afspraken kunnen hier later worden geraadpleegd.

Actiedatum (datum DDMMJJ) [141]
De datum waarop de volgende actie voor deze relatie moet worden uitgevoerd.

Tijd (4 cijfers) [1903]
Het tijdstip waarop deze functie kan worden uitgevoerd.

Afhandelen (1 cijfers/letters) [1948]
Er zijn 2 methodes om een bestaande actie af te handelen:
Snel met weinig historie of uitgebreid met historie.
Deze vink activeerd de snelle afhandeling, en verwijderd de actiedatum en persoon.
In het tekstveld van de actie wordt de behandeldatum en persoon geplaatst.
De uitgebreide methode om een actie af te handdelen, gebeurd met tabblad F3:NieuweCnt. Dan kan het contact waarmee de actie is afgehandeld worden beschreven en kan desgewenst ook een vervolgactie worden gemaakt.

*Wie (6 cijfers/letters) [149]
De medewerker die de actie moet uitvoeren.

*Wat (40 cijfers/letters) [143]
De korte omschrijving van de actie die de medewerker op de genoemde datum moet uitvoeren.

*Agendapunt (bestaande waarde) [1100]
Activiteitscode waarmee vanuit het contactmoment een nieuw agendapunt wordt gemaakt.
Vanuit dit contactmoment met een actiedatum en tijdstip, wordt direct een agendapunt gemaakt op de relatie en de medewerker van de actie. Hiervoor dient ook de tijdsduur bekend te zijn.

Tijdsduur UUMM (4 cijfers) [1947]
Verwachte tijdsduur van het agendapunt in formaat UU:MM (Uren en minuten).
Eindtijd = Begintijd + Duur.
Het aantal minuten van de tijdsduur is per heel kwartier (15 30 45).

Bestand (100 cijfers/letters) [1915]
U kunt hier het document vastleggen waar de notitie naar verwijst. Met functie Contactmomenten kan via een verwijzing het document geopend worden. Aan de hand van de extensie van het document wordt het juiste programma gestart waarmee het document te openen is. Bijvoorbeeld: cash.doc wordt geopend met MS-Word en cash.xls wordt geopend met Excel enz.
LET OP de lengte van de bestandslink. Voor een directe link dient de documentnaam en het pad, samen een maximale lengte van 100 posities te bevatten.

*Soort (bestaande waarde) [147]
De code is een aanduiding voor de aard van het document en wordt gebruikt als herkenning van het electronisch document.

F7 Document Opvragen elektronisch document.

F3NieuwCntD0143 Onderhoud contactmoment
F4ContactMS0144 Contactmomenten
F5ReeksS0181 Contact reeks
F6KopieS0160 Kopieer contactmoment
F7DocumentS0730 Overzicht factuur / document
F8VerkKansS1923 Actuele verkoopkansen