Afhandelen van de actie is mogelijk volgens 2 zoom functies per actieregel:
1. Zoom direct in op het historische contactmoment
(Klik op de actiedatum).
Handel de actie af.
2. Zoom eerst in op de adresgegevens van de relatie
(Klik op het relatienummer).
Selecteer eerste de gewenste contactpersoon en verzend een mailbericht of voer een telefoongesprek. Ga daarna naar het contactmoment en maak eventueel een vervolgactie.
VERVOLGACTIE
VERKOOPKANSEN
WACHTRIJ terugbel acties
Eenmalig instellingen: Maak een nieuwe wachtrij-code aan en koppel met de personen die de wachtrij-groep vormen.
Selectie (M,A,I) [1506] Pers.code (bestaande waarde) [142] Afdeling (6 cijfers/letters) [200] Toon contactnotitie (J,N) [716] Actiedatum (datum DDMMJJ) [141] Verversen actielijst (J,N) [3445]
Vanuit het bestaande contactmoment kan een nieuw contactmoment worden gemaakt via Tabblad
Als u actief gebruik maakt van verkoopkansen worden deze op de actiedatum in dit overzicht geplaatst. Als op de verkoopkans geen actiedatum bekend is wordt de verwachte orderdatum gebruikt. Voor een onbekende orderdatum wordt een verwachte datum bepaald: een week na vandaag. Een vervallen actiedatum wordt getoond op vandaag.
Binnenkomende telefoongesprekken kunnen worden behandeld door een groep medewerkers.
Als een supportaanvraag niet direct kan worden behandeld kan een terugbel-actie in een wachtrij worden geplaatst.
Deze speciale acties zijn zichtbaar voor een groep medewerkers die samen de wachtrij vormen.
Registratie van de supportaanvraag gebeurt door het secretariaat, op een relatie en een wachtrij-groep.
De actie wordt alleen in de groep geplaatst als direct doorverbinden met een persoon niet mogelijk is.
Registratie van de terugbelactie gebeurt via een contactmoment, met als personeelscode de wachtrij. Dan zal automatisch een actie worden gemaakt voor de wachtrij. De actielijst per persoon, zal worden aangevuld met alle acties in de wachtrij. Alle personen in de wachtrijgroep zien dus ook alle acties uit de wachtrij.
De acties in de wachtrij vervallen, zodra de actie is ingedeeld op een persoon. Dit gebeurt door in het bestaande contactmoment, de code 'Wie' te muteren van de wachtrijcode naar een persoonscode, of door de actie af te handelen.
Attentiepunt
1 Geadviseerd wordt alleen de acties per contactmoment te gebruiken en niet de acties per relatie, omdat de actie per contactmoment kan worden voorzien van meer tekst, een document en een onderwerp.
2 De actielijst is gesorteerd op actiedatum en per datum op tijdstip. De oudste actie ligt voorop. Acties met een datum, vóór vandaag zijn achterstallig of vervallen. Voor een actuele korte actielijst wordt geadviseerd om vervallen acties periodiek af te handelen of te verzetten naar de toekomst.
3 De actielijst kan ook worden verkort met een datumselectie op historische en toekomstige actiedata. Als gekozen is voor een datumselectie hoeft de actielijst niet volledig te zijn, daarom wordt ter informatie het aantal achterstallige en toekomstige acties getoond.
4 De actielijst is opvraagbaar voor het gehele bedrijf, per afdeling of per persoon.
5 Na afhandelen van een actie wordt de actielijst automatische ververst met actuele acties.
Uitvoering
Voor algemene uitleg zie verwerkingsfunctie
of invulinstructie.
Kies de gewenste selectie van de actielijst:
M acties van een mederwerker
A acties per afdeling
I alle acties van iedereen
De medewerker die de actie moet uitvoeren.
Selecteer alleen contactmomenten die behoren tot de ingetoetste afdeling.
Toon een uitgebreid of een compact overzicht.
J = toon per actie de volledige tekst van het contactmoment
N = toon alleen de verkorte actietekst, voor een compact overzicht.
De begin- en eindwaarde van de gewenste selectie.
De actielijst wordt standaard ververst na afhandelen van een actie. In administraties met veel acties of verkoopkansen op een persoon kan dit ongewenste wachttijd opleveren. Deze switch geeft de mogelijkheid het opnieuw opbouwen van de actielijst persoonsgebonden te de-activeren.