H0147 - DOCUMENTSOORTEN
Doel
Met deze functie worden de tabel met de documentsoorten onderhouden.
Achtergrond
Registratie van inkomende en uitgaande poststukken gebeurt aan de hand van informatie zoals bijvoorbeeld de afzender c.q. ontvanger, een poststuknummer, de aard van het document en naar welke afdeling de correspondentie wordt verzonden ter verdere behandeling. Het classificeren van poststukken vormt daarbij een belangrijk onderdeel, want het archiveren gebeurt mede op basis van deze classificaties.
Attentiepunt
| 1 | Het verdient aanbeveling om het archiveren van de documenten te laten plaatsvinden op basis van de combinatie documentsoort/volgnummer, waarbij de documentsoort verwijst naar een bepaalde reeks ordners.
|
2 Als daar aanleiding toe is, kan een documentsoort door de gehele administratie worden gewijzigd in een andere code. Zie hiervoor functie Wijzigen rubriek
Uitvoering
Documentsoort (bestaande waarde) [147]
De code is een aanduiding voor de aard van het document en wordt gebruikt als herkenning van het electronisch document.
Omschrijving (30 cijfers/letters) [150]
Vul hier de naam in van het betreffende stamgegeven.