D0140 - RELATIES

Lees dit: nieuwe mogelijkheden

Klik voor een compleet overzicht van recente verbeteringen op CASH Financieel.

B18 Als tijdens het boeken via splitscreen een relatie wordt aangemaakt, dan blijft de PDF in beeld, zodat de relatiegegevens eenvoudig kunnen worden overgenomen.

Doel

Deze functie fungeert min of meer als het uitgangspunt van alles wat u doet met CASH. Door het gebruik van de functie leert u hoe de werkwijze is van de meeste invoerschermen. Als u hiermee overweg kunt, zult u geen problemen ondervinden met de invoer van andere soorten gegevens.
In CASH worden relaties gezien in de meest ruime zin van het woord: klanten en leveranciers maar ook personeelsleden, prospects en ga zo maar door.
Zodra een relatie is vastgelegd kunt u met F8 naar een submenu waarmee u functies kunt starten die betrekking hebben op de op dat moment geselecteerde relatie. Als u beschikt over de module CRM kunt u met de toetsen F3 en F4 naar het invoeren en opvragen van notities, etc. Beschikt u over CASH Facturering dan kunt u met F5 en F6 direct facturen invoeren en laten afdrukken.

Achtergrond

Relaties vormen het hart van de organisatie. Het is van belang dat alle informatie dan ook centraal en overzichtelijk wordt opgeslagen. Voor de financiële administratie is van belang dat er rubrieken zijn voor de registratie van alle relevante gegevens van relaties die debiteur of crediteur zijn of worden. Als gebruik wordt gemaakt van de module CRM dan worden daar nog een aantal algemeen toepasbare rubrieken aan toegevoegd. Dan kan tevens een onbeperkt aantal notities per relatie worden vastgelegd. Met deze notities zijn afspraken, telefoontjes, brieven of taken bondig vast te leggen.

Aanhef formulieren
Voor een eenduidige adressering en bepalen van de aanhef wordt geadviseerd om het adres van alle relaties gestandaardiseerd in te voeren. In de stamgegevens van een relatie zijn 2 velden beschikbaar die de aanhef van een formulier in de blokmethode bepalen: Ter Attentie Van & Aanhef.
Het veld Tav. wordt gebruikt om een aanhef te maken met een herkenbaarheid van het geslacht, op basis van 'Heer' of 'Mevrouw'. Bij een onbepaald geslacht wordt de aanhef 'heer/mevrouw' gebruikt. Het veld Tav. wordt vervangen door de rubriek [Aanhef] als deze is gevuld. Zie Relatie (deel 2).
Het beste advies is het gebruik en de inhoud van de rubrieken Tav en aanhef te standaardiseren.
Voorbeelden van juiste gebruik van rubriek Tav.
De heer P. de Jong
Mevrouw B. de Vries

KvK Search
Direct vanuit CASH kunt u zoeken in het register van de kamer van Koophandel. Hiervoor hebt u CashConnect nodig en een abonnement op de Kvk API koppeling. De KvK biedt 2 producten aan: KvK Search of Profile. Wij adviseren u te werken met Search omdat Profile bedoelt is voor het opvragen van een uitgebreide set aan bedrijfsgegegevens.
Om te kunnen werken met de KvK API dient u eerst een userkey aan te vragen bij de Kamer van Koophandel; deze kunt u vervolgens instellen in de Setup van CASH bij Onderhoud, Instellen login gegevens.
Als u een relatie hebt geopend of aangemaakt kunt u klikken op het icoon van KvK. In het resulterende scherm kunt u het KvK-nummer of een ander zoek-criterium opgeven. Op basis hiervan worden bij Search 10 en bij Profile 1 resuta(a)t(en) getoond. Met N kunt u een volgende selectie opvragen, met P een vorige selectie. Door het cijfer voor de gewenste keuze aan te klikken worden de bijbehorende gegevens in de relatie overgenomen.

Relatienummer
Het Relatienummer is een uniek volgnummer waarmee relatie gerelateerde gegegevens worden verzameld. Als facturen of boekingen worden geimporteerd vanuit een externe database kan het relatienummer uit CASH worden gematcht met een afwijkend relatienummer. Vul dan de rubriek Extern Relnr. met het nummer van de externe database. Het is hierbij van belang dat het intern en extern Relatienummer beiden uniek zijn.

Attentiepunt

1 Met de hier besproken functie worden zowel de algemene rubrieken als de additionele rubrieken van een relatie onderhouden. Tevens worden notities vastgelegd.
2 Relaties zijn terug te zoeken op de rubrieken: Relatienr (relatienummer), Zoeknamen, Pc + plaats (postcode en plaats) van bezoekadres en postadres, Telefoonnummer, Faxnummer, Banknummer, Invoerdatum en E-mailadres. En bij gebruik van CRM tevens op Actiedatum, Trefwoord en Zoekveld 1 en 2.
3 De omschrijvingen van de rubrieken Opmerking-1 t/m Opmerking-8, Zoekveld-1 en Zoekveld-2, Trefwoord 1 t/m Trefwoord 10 en die van Selectiecode 1 en Selectiecode 2 zijn variabel. Deze kunnen met Administratieparameters worden gewijzigd.
4 Als dat bij de Parameters van CRM is ingesteld wordt direct bij het oproepen van een relatie rechts boven in het scherm een waarschuwing getoond met 'Fact -> XX dagen ' en het totaal van de vervallen posten.
5 Als een actie aanwezig is waarvan de actiedatum voorbij het aantal dagen, dat bij de Instellen parameters CRM in rubriek Vervaldagen acties is vastgelegd ligt, dan wordt dit onderaan het beeldscherm met 'LET OP -->' aangegeven.
6 In de rubriek Eigenschappen, zie Instellen parameters CRM kan met eigenschap 'W' worden aangegeven, dat bij wijzigingen van Naam, Adres, etc. de 'oude' waarden hiervan in een nieuw aan te maken notitie moeten worden opgenomen. Het betreft hier de rubrieken: Naam, Adres, Postcode/plaats, Postadres en Postcode/plaats van het postadres.
7 Met F7 Deel2 kan Onderhoud relaties (deel 2) worden gestart. In deze functie kan vervolgens met F7 Memo, de Onderhoud memo relatie worden gestart, waarin per relatie maximaal 10 regels van maximaal 60 posities vrije tekst kunnen worden vastgelegd.
8 Als een nieuwe relatie wordt vastgelegd, kan in een leeg scherm, waarin de cursor bij rubriek Relatienr staat, met F8 Nieuw een nieuw Relatienummer worden uitgedeeld. Dit is altijd het hoogste in gebruik zijnde Relatienummer, dat met 1 wordt verhoogd.
9 Als relaties met F2 worden benaderd bij de rubrieken Telefoonnummer, Faxnummer of E-mailadres, worden deze rubrieken eveneens getoond vanuit de vastgelegde contactpersonen. In dit geval wordt dat met een '*' aangegeven. Ook hierbij geldt dat na selectie van een regel, de bijbehorende relatie op het beeldscherm wordt getoond, als de VOLLEDIGE informatie op het beeldscherm zichtbaar is.
10 Met F8 verschijnt een submenu met functies die allen gerelateerd zijn aan de relatie die u op dat moment heeft geselecteerd.

Uitvoering

Voor algemene uitleg zie onderhoudsfunctie of invulinstructie.

Relatienr (sleutelwaarde) [101]
Het unieke nummer waarmee de relatie wordt vastgelegd in de administratie.
F8 Nieuw Indien bij het invoeren van een nieuwe relatie F8 wordt gebruikt, wordt het volgende vrije relatienummer vastgesteld en ingevuld in de betreffende rubriek. (Kan ook worden aangeroepen met het groene + icoon).
Als in deze rubriek de eerste (minimaal drie) letters van een zoeknaam worden ingegeven, wordt automatisch een overzicht gegeven van alle relaties die met deze zoeknaam beginnen. Als een unieke zoeknaam wordt ingegeven dan wordt direct het betreffende relatienummer getoond.

Zoeknamen (72 cijfers/letters) [720]
Maximaal tien door spaties gescheiden zoeknamen van ieder maximaal 10 tekens lang, om de relatie terug te zoeken op (bijvoorbeeld) verkorte naam van het bedrijf of van de contactpersoon of de vorige naam van het bedrijf, of ieder door u gewenste afkorting of codering.
Alle waarden worden middels één index gepresenteerd, met andere woorden de gebruikte zoeknamen komen allemaal op alfabetische volgorde door elkaar beschikbaar.

Naam (35 cijfers/letters) [103]
De (bedrijfs-)naam van de relatie.

Naam-2 (35 cijfers/letters) [730]
De vervolgnaam van de relatie, of de naam van de afdeling.

Tav (35 cijfers/letters) [104]
De naam van de persoon om te gebruiken als 'ter attentie van'.

Adres (35 cijfers/letters) [105]
Het adres, dus de straat en het huisnummer.

Pc+plaats (35 cijfers/letters) [107]
De postcode en de plaats.

Landnaam (35 cijfers/letters) [125]
De naam van het land behorend bij bovenstaand adres. Als de iso-landcode al is ingevuld mag de landnaam leeg blijven. Op het moment dat de naam ergens wordt gebruikt, wordt deze automatisch uit de tabel ingevuld.

Land ISO (bestaande waarde) [1321]
Op steeds meer plaatsen wordt ingave van de ISO-landcode verplicht gesteld. Wij adviseren dan ook om de rubriek 'Landnaam' niet meer te gebruiken en in plaats daarvoor te kiezen voor de juiste landcode uit de ISO-tabel.

Telefoonnr (35 cijfers/letters) [108]
Het telefoonnummer, dat in principe alleen uit cijfers kan bestaan.
Voor de duidelijkheid wordt éénmaal een liggend streepje (-) geaccepteerd en eventueel op de 1e positie het '+'-teken, indien het nummer meer dan 10 tekens bevat (buitenlands nummer).
Foutieve voorbeelden: +3560570, 070-3560-570, 070/3560570
Correcte voorbeelden: +31703560570, 070-3560570, 3560570

Extern Relnr (15 cijfers/letters) [3315]
Deze rubriek is bedoeld om een extern relatienummer te kunnen opgeven die in een ander (branche) pakket is aangemaakt.
Door het externe relatienummer in te vullen kunnen de Verkoop-UBL's die een debiteurennummer of relatienummer bevatten op dit nummer gematcht worden.
Wordt deze rubriek niet gevuld zal worden gematcht worden op het reguliere relatienummer in CASH.
Voor een correcte match dienen het intern en extern Relatienummer beiden uniek zijn.

Faxnummer (35 cijfers/letters) [106]
Het faxnummer. Zie onder Telefoonnummer (vorige rubriek) voor uitleg over de regels.

Mobielnr (15 cijfers/letters) [1197]
Ruimte voor het vermelden van het mobiele telefoonnummer, er wordt gecontroleerd op alleen cijfers en/of streepjes en of punten. Een + mag alleen in de eerste positie.

Postadres (35 cijfers/letters) [123]
Het postadres van de relatie. Wordt deze rubriek ingevuld, dan zal deze ten opzichte van de rubriek Adres prioriteit krijgen bij afdrukfuncties voor onder andere etiketten en facturen.

Pc+plaats (35 cijfers/letters) [124]
De postcode en de plaats die behoren bij het postadres van de relatie. Wordt deze rubriek ingevuld, dan zal deze ten opzichte van de rubriek Adres prioriteit krijgen bij afdrukfuncties voor onder andere etiketten en facturen.

Bank/IBAN (35 cijfers/letters) [110]
Het banknummer in IBAN formaat (NL99BANK0123456789).

Als u een IBAN invult voor buitenlands betalingsverkeer, dan dient u ook de BIC in te vullen (voorheen ook Swift-code genoemd).

BIC-code (11 cijfers/letters) [350]
De Business Indentifier Code is een geldig SWIFT-adres van 8 of 11 aaneengesloten tekens.

Bij muteren van een BIC wordt gecontroleerd op de lengte, de geldigheid van de landcode en de IBAN bankcode.
Posities 1 tot 4 bevat de bankcode van 4 letters.
Posities 5 en 6 is de landcode van de bank, volgens de ISO 3166-1 norm.
Posities 7 en 8 is een plaatscode van 2 alfanumerieke tekens.
Posities 9 tot 11 is een optioneel filiaalnummer van drie teksns.
Geadviseerd wordt een onjuiste BIC direct te corrigeren.

Voorbeeld van een geldige BIC:
ABNANL2A
INGBNL2A
RABONL2U

OB-nummer (16 cijfers/letters) [116]
Het OB-nummer van de relatie. Het nummer is van belang bij levering aan andere landen binnen de EU. Daarnaast speelt het een rol bij de OB-aangifte, alsmede nog nader vast te stellen aangiften voor de Belastingdienst en het CBS.
Het nummer bestaat uit twee letters voor de de landcode (NL voor Nederland) gevolgd door 12 cijfers. Nederlandse nummers worden gecontroleerd op het ingebouwde controlegetal.

TIP: Als u buitenlandse OB-nummers op geldigheid wilt controleren, klik dan op Help / Controle OB-nummers. U komt dan op de internetpagina van de Belastingdienst, waar u deze controle kunt uitvoeren. Er wordt echter alleen gecontroleerd op geldigheid van het nummer. U kunt daar helaas niet controleren of het nummer behoort bij de betreffende relatie.

Opmerking (35 cijfers/letters) [115]
Maximaal acht rubrieken die naar eigen inzicht kunnen worden gebruikt. De naam van de rubriek kan worden ingesteld met functie Instellen parameters CRM

Opmerking 2 . (35 cijfers/letters) [131]
Zie voor uitleg rubriek 'Opmerking'.

Opmerking 3 . (35 cijfers/letters) [132]
Zie voor uitleg rubriek 'Opmerking'.

E-mailadres (72 cijfers/letters) [120]
In deze rubriek worden hoofdletters automatisch naar kleine letters omgezet. Er dient minimaal één @ voor te komen en minimaal één punt achter de @. Er mogen geen spaties voorkomen en geen speciale leestekens behalve de underscore.
Als bij de Eigenschappen in de Administratieparameters de E is gezet, wordt na het invullen van een e-mailadres bij de relatie automatisch de factuursoort naar PDF gezet.

*109 Invoerdatum (door CASH bijgehouden) [109]
De datum waarop de relatie is ingevoerd. De datum wordt door het programma ingevuld en kan niet worden gewijzigd.

KvK-nr (12 cijfers/letters) [1479]
In deze rubriek kan het het KvK-nummer van de betreffende relatie worden opgenomen. Dit nummer wordt in de toekomst van belang voor het koppelen van de relatiegegevens aan externe systemen, bijvoorbeeld voor krediet-informatie of informatie uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Zoekveld 1 . (12 cijfers/letters) [138]
Deze rubriek kunt u als een extra zoekmogelijkheid gebruiken voor het selecteren van relaties.
De naam van de rubriek kan worden ingesteld met functie Instellen parameters CRM

Zoekveld 2 . (12 cijfers/letters) [139]
Zie voor uitleg rubriek 'Zoekveld 1 .'.

Actiedatum (datum DDMMJJ) [141]
De datum waarop de volgende actie voor deze relatie moet worden uitgevoerd.

Pers.code (bestaande waarde) [142]
De medewerker die de actie moet uitvoeren.

Welke actie (40 cijfers/letters) [143]
De korte omschrijving van de actie die de medewerker op de genoemde datum moet uitvoeren.

Trefwoord (bestaande waarde) [151]
Aan een relatie kunnen maximaal tien trefwoorden worden toegekend. De trefwoorden worden gedefinieerd met functie Onderhoud trefwoorden Bij deze functie kan nadere uitleg worden gevonden over de gedachte achter trefwoorden.
In veel selectiefuncties kunnen relaties worden geselecteerd op een combinatie van het voorkomen van trefwoorden, of het juist niet voorkomen van trefwoorden. Ook is het mogelijk om tellingen te maken van het gebruik van de trefwoorden.
De namen van de rubrieken zelf kunnen worden ingesteld met functie Instellen parameters CRM

Trefwoord 2 (bestaande waarde) [152]
Zie voor uitleg rubriek 'Trefwoord'.

Trefwoord 3 (bestaande waarde) [153]
Zie voor uitleg rubriek 'Trefwoord'.

Trefwoord 4 (bestaande waarde) [154]
Zie voor uitleg rubriek 'Trefwoord'.

Trefwoord 5 (bestaande waarde) [155]
Zie voor uitleg rubriek 'Trefwoord'.

Trefwoord 6 (bestaande waarde) [156]
Zie voor uitleg rubriek 'Trefwoord'.

Trefwoord 7 (bestaande waarde) [157]
Zie voor uitleg rubriek 'Trefwoord'.

Trefwoord 8 (bestaande waarde) [158]
Zie voor uitleg rubriek 'Trefwoord'.

Trefwoord 9 (bestaande waarde) [159]
Zie voor uitleg rubriek 'Trefwoord'.

Trefwoord10 (bestaande waarde) [160]
Zie voor uitleg rubriek 'Trefwoord'.

Als de module CASH Leden aanwezig is gelden nog de volgende rubrieken:

Geb.datum (8 cijfers) [1601]
De rubriek 'Geboortedatum' wordt gebruikt bij het maken van contributienota's om de leeftijd te bepalen, in geval er wordt gewerkt met leeftijdsstaffels.
Als er een zes-cijferige datum wordt ingegeven (formaat DDMMJJ) en het jaartal is groter is dan het systeemjaar, dan wordt de ingave uitgebreid tot DDMM19JJ. Anders wordt de ingave uitgebreid tot DDMM20JJ.
De Geboortedatum wordt tevens gebruikt in de functie Verjaardagslijst.

Lid sinds (8 cijfers) [1602]
De datum 'Lid sinds' is van belang in combinatie met het vermelden van inschrijfgeld op de contributienota. Als de datum valt binnen het jaar waarover de contributienota wordt opgesteld, wordt het inschrijfgeld automatisch meegenomen.
Voor het invullen van de datum wordt verwezen naar de rubriek Geboortedatum.
De datum wordt tevens gebruikt in de functie 'Overzicht jubilarissen'.

Betaalwijze (J,H,K,M) [1603]
Met de Betaalwijze kan worden aangegeven of er een gespreide betaling plaatsvindt. Er kan worden gekozen uit:
J incasso per jaar
H incasso per halfjaar
K incasso per kwartaal
M incasso per maand

De eventuele gespreide betaling kan in de loop van het contributiejaar niet worden gewijzigd.
Binnen de Parameters kan worden aangegeven dat de keuze Gespreide betaling niet is toegestaan. Contributienota's worden dan altijd per jaar opgemaakt.

Roepnaam (16 cijfers/letters) [1604]
In deze rubriek kan de roepnaam van het lid worden vastgelegd voor vermelding in e-mails en dergelijke.

Geslacht (M,V) [1605]
De rubriek Geslacht kan bestaan uit een M (man) of V (vrouw).

Incasso (J,N) [1606]
Deze rubriek bepaalt of de contributiebedragen automatisch worden geincasseerd. De code kan in de loop van een contributiejaar worden gewijzigd. De wijziging gat direct in bij de volgende periode. Als er voor incasso is gekozen dient ook de rubriek Bank/IBAN te worden ingevuld.

Website (35 cijfers/letters) [671]
Hier kunt u de domeinnaam van de website vermelden.
De website van de relatie is direct te benaderen door te klikken op de aardbol-icoon.

Als de module CRM niet aanwezig is zijn de functietoetsen F3 t/m F8 gevuld met:

F3 Openf Openstaande nota's
F4 Histo Historie deb./cred.
F5 Fact Invoer factuurregels (alleen als de module Facturering aanwezig is).
F7 Deel2 Onderhoud relaties (deel 2)
F8 Menu Submenu relaties

Als de module CRM wel aanwezig is zijn de functietoetsen F3 t/m F8 gevuld met:

F3 Notit Onderhoud contactmoment
F4 Ovnot Contactmomenten
F5 Fact Invoer factuurregels (alleen als de module Facturering aanwezig is).
F6 Openf Openstaande nota's
F7 Deel2 Onderhoud relaties (deel 2)
F8 Menu Submenu relaties

F3NieuwCntD0143 Onderhoud contactmoment
F4ContactMS0144 Contactmomenten
F5FactuurH0017 Invoer factuurregels
F6OpenFactS0141 Openstaande nota's
F7Deel 2D0172 Onderhoud relaties (deel 2)
F8MenuM0147 Submenu relaties