FORMULIER in PDF of UBL formaat
Afhankelijk van Systeemswitch 'Kopie-factuur als PDF opslaan', zie functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk wordt na het vervaardigen van een factuur, een kopie hiervan als PDF opgeslagen.
Na het vervaardigen van een verkoopfactuur, wordt hiervan tevens een UBL-bestand aangemaakt, tenzij Systeemswitch E-factuur de waarde 'N' bevat.
De OB-aangifte kan binnen CASH volledig automatisch worden verricht.
Formulieren direct per e-mail versturen
Indien gewenst kunnen verkooporderformulieren direct als een PDF-document (alleen in jpg of png-formaat) per e-mail naar de klant worden verzonden. Per klant, of bij 1 of meer contactpersonen, kan worden aangegeven welke formulieren als PDF-bestand moeten worden verzonden. Indien in de stamgegevens van de relatie deze aanduiding niet is aangegeven, geldt de aanduiding, die in de Systeemvariabelen - zie functie Systeemvariabelen - is vastgelegd. Indien slechts enkele relaties een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om deze rubriek in de systeemvariabelen leeg te laten en deze te vullen bij de betreffende relaties. Zie hiervoor functie Klant instellen Het is mogelijk om hier een of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen:
| Z | Proforma formulier |
| O | Offerte |
| B | Verkooporderbevestiging |
| V | Verzamelbon |
| M | Magazijnbon |
| P | Pakbon |
| F | Verkoopfactuur |
| C | Baliefactuur |
Opm. 1
Indien bij meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding voorkomt, wordt het betreffende formulier alleen naar de eerste contactpersoon (die met het laagste volgnummer) verzonden. Echter, indien in de kop van de offerte of order een contactpersoon is aangegeven, wordt het document altijd naar deze contactpersoon gestuurd, indien de letter van het betreffende formulier ook bij deze contactpersoon vermeld staat. Is dit niet het geval, dan wordt het algemene e-mailadres van de betreffende relatie gebruikt.
Opm. 2
Indien de rubriek Relatienr.factuur in een verkooporderkop is ingevuld, dan wordt (i.v.t.) de verkoopfactuur naar het e-mailadres van die relatie verzonden, indien de rubriek PDF verk.formulieren van deze relatie de waarde F bevat.
Verzendbericht vervoerder
Indien in de kop van een verkooporder een Verzendcode û waarin de rubriek Koppeling verzender geactiveerd is û vermeld staat, wordt tijdens het afdrukken van een pakbon, tevens een 'Verzendbericht vervoerder' aangemaakt. Zo'n EDI-bericht is opgesteld in XML-formaat en wordt geplaatst in een uitgaande berichtenmap. De inhoud hiervan is gedefinieerd door de vervoerder. Dit bestand kan worden uitgelezen door de verzend-software van de vervoerder, die deze informatie verwerkt tot een uniek verzend-etiket.
Per Pakbon of Pro-forma formulier kan het aanmaken van een verzendbericht worden 'uitgezet'.
Orders vanuit een webshop
Een eventueel via een WebShop ontvangen bedrag, wordt met de bijbehorende betaalwijze (VISA, AMEX, IDEAL, etc.) in de verkooporderregels vastgelegd. Dit bedrag, alsmede de betaalwijze, kan vanuit elke orderregel middels functietoets F8 worden opgevraagd. Tijdens het afdrukken/verwerken van de bijbehorende verkoopfactuur, wordt het totaal ontvangen bedrag NIET op de grootboekrekening Debiteuren, maar op een Tussenrekening (vastgelegd met functie Instellen boekingsvariabelen (deel 2) Instellen boekingsvariabelen (deel 2) ) geboekt. Bij een deelbetaling wordt zowel op de rekening Debiteuren, als op deze Tussenrekening geboekt. Deze tussenrekening is een rekening met een Sub-administratie, waarbij de betaalwijze als Kenmerk wordt vastgelegd.
Verkoopstatistieken
Indien Systeemswitch 'Statistiek direct opbouwen' de waarde 'J' bevat, worden Verkoopstatistieken automatisch opgebouwd op het moment, dat middels functie afdrukken verkoopfacturen een verkooporderregel op een verkoopfactuur wordt gefactureerd en in de historie wordt opgenomen. Tegelijkertijd worden dan de statistiekgegevens opgebouwd (verzameld) van alle in de administratie aanwezige statistiekcodes. Het grote voordeel hiervan is, dat elke statistiek niet meer elke periode opgebouwd behoeft te worden en û niet onbelangrijk û dat op elk moment, dat een verkoopstatistiek wordt geraadpleegd, deze altijd up-to-date is; t/m de laatst verwerkte verkoopfactuur, zelfs die van bijvoorbeeld een minuut geleden!
Belangrijk:
| 1 | Verkooporderinformatie van nieuw gedefinieerde statistiekcodes dienen altijd (eenmalig) opgebouwd te worden t/m de lopende periode. |
| 2 | Statistieken dienen eveneens opnieuw te worden opgebouwd, indien belangrijke 'niveau-informatie' (artikelcode, artikelgroep, rayon, etc.) is gewijzigd. Indien bijvoorbeeld de artikelgroep van een artikel is veranderd, dienen alle statistieken, waarin artikelgroepen voorkomen, opnieuw te worden opgebouwd. |
| 3 | Statistiekcodes waarvan de rubriek Datumselectie de waarde æOÆ (orderdatum & aantal besteld) of æIÆ (orderdatum & aantal initieel besteld) bevat, worden nooit direct bijgewerkt. De informatie van deze statistieken moet immers beschikbaar zijn, nog voordat de verkooporder wordt gefactureerd, terwijl deze gegevens nog steeds gewijzigd kunnen worden. Deze statistieken dienen dan ook ALTIJD op de æoudeÆ manier te worden opgebouwd. |
| 1 | Er worden geen controles uitgevoerd op de verwerkingsstatus per orderregel. |
| 2 | Indien eenzelfde artikel meerdere malen voorkomt op een pro forma formulier, wordt de artikelcode en/of de artikelomschrijving alleen op de eerste regel afgedrukt indien bij de desbetreffende Elementcode de conditie ARTNW = J is opgenomen. |
| 3 | Het is mogelijk een beschrijving van alle onderdelen van een samenstelling op het pro forma formulier af te drukken. Zie de rubriek Afdruk onderdelen op pro forma van functie Instellen systeemswitches samenstelling |
| 4 | In de artikelstamgegevens kunnen subteksten worden vastgelegd die of voor alle formulieren gelden, of alleen voor inkoop-, verkoop- of productieformulieren. Subteksten waarvan de formulierselectie ongelijk is aan A (alle formulieren) of V (verkoopformulieren) worden hier NIET afgedrukt. |
| 5 | Indien systeemswitch Extra controle pakbon op 'J' staat (Pakbon verplicht afdrukken), kan de pakbon toch worden overgeslagen indien een Baliefactuur wordt afgedrukt. |
| 6 | Indien in de module Service en Onderhoud materiaal is afgeboekt, wordt op de verkooporderformulieren met Elementcode 2260 de (algemene) kostencode voor het materiaal afgedrukt. Met Elementcode ART kan de code van het materiaal, dat daadwerkelijk is afgeboekt, worden afgedrukt. |
| 7 | In de formulier-lay-out kan desgewenst een vaste printer worden opgenomen, waarop het formulier altijd afgedrukt dient te worden. |
| 8 | Afhankelijk van de Taalcode van de klant, kunnen ook de omschrijvingen van de Verzendcode, de Offertecode en de Verkoopcode in de taal van de klant worden afgedrukt. |
| 9 | Indien het aantal deelleveringen op een orderregel meer dan 35 wordt, wordt het aantal naleveren op een nieuw regelnummer overgenomen. Het oorspronkelijke regelnummer wordt dan met 1 verhoogd. |
| 10 | Per document/taalcode kan met functie Instellen tekst e-mailbericht/FORM/Taal een tekst worden vastgelegd, die in de 'body' van het e-mailbericht moet worden opgenomen. |
| 11 | Het kan wenselijk zijn om op een formulier speciale effecten, zoals bijvoorbeeld lettertypes (fonts), lettergroottes, papierformaten, etc. te bewerkstelligen. In de formulierlay-out definities kunnen hiervoor besturingscodes - printertags genoemd - voor WINDOWS-printers worden opgenomen. Deze tags beginnen altijd met een { en worden altijd afgesloten met een }. Veel voorkomende tags kunnen worden geraadpleegd, door op het hiervoor aangegeven 'linkje' te clicken. |
| 12 | Indien een kopie-factuur moet worden vervaardigd, kan deze per PDF naar een vrij in te geven e-mailadres worden gestuurd. Dit is alleen het geval, indien de originele factuur is afgedrukt (derhalve niet per PDF is verzonden) en de factuur is opgevraagd vanuit functie Opvragen verkoophistorie (order) |
| 13 | Vanuit een servicebon worden de volgende 3 rubrieken - onafhankelijk van elkaar - overgenomen naar de verkooporderkop: Opmerking-1, Opmerking-2 en Referentie; indien het veld Referentie leeg is, wordt hierin het contractnummer opgenomen. |
| 14 | Afhankelijk van Systeemswitch 'Kopie-factuur als PDF opslaan', zie functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk wordt na het vervaardigen van een factuur, een kopie hiervan als PDF opgeslagen. |
| 15 | Na het vervaardigen van een verkoopfactuur, wordt hiervan tevens een UBL-bestand (elektronische factuur) aangemaakt, tenzij Systeemswitch 'E-factuur' de waarde 'N' bevat. In dit geval dienen de bedrijfsgegevens naam, KvKnr. of RSIN, e-mailadres en ISO-landcode, alsmede het OB-nummer ingevuld te zijn. |
| 16 | Indien factuurnummer 999999 is geweest, wordt automatisch overgegaan naar factuurnummer A00001, A00002, etc. Bij factuurnummer A99999 wordt verder gegaan met B00001, etc. |
* 2733 Origineel of Kopie (O,K)
Met deze rubriek wordt aangegeven of een origineel formulier of een kopie van een reeds afgedrukt formulier moet worden afgedrukt.
* 2747 Formulierdatum (DDMMJJ)
De datum welke op het formulier wordt afgedrukt in de volgorde: dag, maand en jaar (DDMMJJ). Met ENTER wordt de systeemdatum gehanteerd.
* 0941 Formuliercode (6 cijfers/letters)
De code van het gewenste type formulier. Met ENTER wordt standaard een vooraf ingestelde code gehanteerd. Standaard formuliercodes kunnen vanuit het hoofdmenu, via functie Standaard formuliercodes worden ingesteld.
* 2748 Sortering (1,2,3,A,4)
Met deze rubriek kan de sorteervolgorde van de formulieren worden bepaald. De standaard sortering dient te worden opgegeven bij functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk Bij de keuze voor een sortering per klant (keuze 1, 2 of 3) ontstaan verzamelformulieren.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Klantzoeknaam |
| 2 | Klantnummer |
| 3 | Postcode |
| A | Afleveradres klant |
| 4 | Verkoopordernummer |
* 2463 Selectie orderregel (A,L,G,V)
Met deze rubriek kan een selectie worden aangegeven, bij het afdrukken van een pro-forma formulier of een verzamelboon. Geldige waarden zijn:
| A | Alle orderregels selecteren |
| L | Alleen niet gereedgemelde regels |
| G | Alleen gereedgemelde regels |
| V | Alleen verzamelbon status V |
Zoeknaam van t/m (grenswaarde) [2605]
Klantnummer van t/m (grenswaarde) [2220]
Postcode van t/m (grenswaarde) [2685]
Verkoopordernummer van t/m (grenswaarde) [2400]
* 2729 Aantal exemplaren (1 cijfer)
Het aantal kopieformulieren dat moet worden afgedrukt. Er kunnen maximaal acht kopieën worden gemaakt. Indien geen extra exemplaren gewenst zijn, kan direct ENTER worden geselecteerd.
* 2525 Emailen of afdrukken (E,A)
Deze vraag wordt alleen gesteld, indien het formulier (Origineel of Kopie) anders per e-mail zou worden verzonden. Voor eigen gebruik kan dan alsnog worden besloten, om het formulier af te drukken, in plaats van het per e-mail te verzenden.