| - | Opboeking van de (technische) voorraad van de gereedgemelde productieartikelen. |
| - | Afboeking van het onderhandenwerk van het geselecteerde dossier. |
| - | Wijziging van dossierstatus naar G (gereed) of N (nacalculatie). |
| - | Aanmaken van historie van het gereedgemelde productieartikel. |
| - | Boeking van de nacalculatie van gereedschappen en/of kosten indien de rubriek Code nacalculatie in de stamgegevens hiervan de waarde V bevat. |
| - | Indien gewenst worden grootboekmutaties vervaardigd. |
De in de voorraad opgenomen productieartikelen zijn hierna beschikbaar om met een verkooporderformulier te worden uitgeleverd of indien het halffabrikaten betreft, als materiaalverbruik te worden geboekt in het hogere niveau van het samengestelde eindproduct.
Na een gereedmelding kan het productiedossier nog steeds als lopend dossier worden behandeld en kunnen bijvoorbeeld nog nacalculatorische mutaties worden geboekt of later geproduceerde producten worden gereedgemeld. Dit in tegenstelling tot het afsluiten van een dossier, waardoor het gehele dossier in de historie wordt opgenomen en mutaties, correcties of volgende gereedmeldingen, niet meer mogelijk zijn, tenzij het dossier middels een klacht, zie functie Klacht uit de historie is teruggehaald.
Bij het gereedmelden van een productiedossier zijn de volgende systeemswitches van belang:
Voorraadwaardering, zie functie Systeemswitches
Met deze systeemswitch wordt het in gebruik zijnde voorraadwaarderingssysteem aangegeven:
G - Gemiddelde inkoopprijs (G.I.P.)
V - Vaste verrekenprijs (V.V.P.)
L - Laatste inkoopprijs (L.I.P.)
H - Historische kostprijs (H.K.P.)
Het voorraadwaarderingssysteem bepaalt de methode, waarmee de gereedgemelde producten in de voorraad moet worden opgenomen.
- Bij Vaste Verrekenprijs (V.V.P.) wordt de voorraad bijgeboekt tegen de in de stamgegevens vastgelegde V.V.P. Het verschil tussen deze voorraadwaarde en het totaal berekende bedrag op basis van de voor- of nacalculatie - zie systeemswitch Kostprijs gereed product, in functie Instellen systeemswitches productie - wordt geboekt op de grootboekrekening productieverschillen.
- Bij gemiddelde inkoopprijs (G.I.P.) of laatste inkoopprijs (L.I.P.) wordt het totaal berekende bedrag gehanteerd en bij de voorraad geteld, waarna een nieuwe gemiddelde prijs wordt berekend.
Automatisch boeken, zie functie Systeemswitches
Met deze systeemswitch wordt aangegeven of integratie met de boekhouding gewenst is en dat grootboekmutaties moeten worden vervaardigd.
Grootboekmutatie onderhandenwerk, zie functie Instellen systeemswitches productie
Met deze systeemswitch wordt aangegeven of van het onderhandenwerk (eventueel uitgebreide) grootboekmutaties moeten worden vervaardigd:
| N | - Nee, er worden geen journaalposten geboekt. |
| J | - Ja, het Onderhandenwerk wordt beperkt doorgeboekt. |
| U | - Ja, het Onderhandenwerk wordt uitgebreid doorgeboekt. In dit geval worden bij het afsluiten van een productiedossier aanvullende grootboekmutaties gemaakt t.b.v. het Productieresultaat (het verschil tussen de voor- en nacalculatie). |
Gereedmelden > dossieraantal, zie functie Instellen systeemswitches productie
J - Het gereed te melden aantal mag groter zijn dan het productieaantal van het dossier.
N - Het aantal gereed te melden stuks mag niet groter zijn dan het productieaantal.
Kostprijs gereed product, zie functie Instellen systeemswitches productie
Hiermee wordt de waarde bepaald, waartegen het gereedgemelde product in de voorraad moet worden opgenomen:
| V | - Op basis van de voorcalculatie van het bedrijfsbureau (gefixeerd tijdens vrijgeven voor productie). |
| P | - Op basis van de voorcalculatie van de productie (meest recente aantallen en tarieven). |
| N | - Op basis van de nacalculatorisch geboekte mutaties. |
| Uiteraard is het hierbij van het grootste belang, dat ALLE nacalculatorische kosten (materialen, inkoopfacturen, etc.), die betrekking hebben op het gereed te melden aantal producten - niet meer en niet minder - met de juiste tarieven en prijzen zijn vastgelegd. | |
| K | - Vaste kostprijs |
| Bij projectmatig werkende bedrijven is het mogelijk, dat op het moment van gereedmelden van een dossier, de nacalculatie nog niet volledig is. Als bovendien niet wordt gewerkt met een gedetailleerde voorcalculatie (omdat gefactureerd wordt op basis van nacalculatie), kan met de waarde 'K' de waarde van het gereed product worden vastgelegd in de stamgegevens van de productcode, zie functie Instellen systeemswitches productie |
Van belang hierbij is het gehanteerde voorraadwaarderingssysteem, zie systeemswitch Voorraadwaardering in functie Systeemswitches
Vaste Verrekenprijs (V.V.P.):
Hierbij wordt de voorraad bijgeboekt tegen de in de stamgegevens vastgelegde V.V.P. Het verschil tussen deze voorraadwaarde en het totaal berekende bedrag op basis van de voor- of nacalculatie - zie systeemswitch Kostprijs gereed product in functie Instellen systeemswitches productie - wordt geboekt op de grootboekrekening productieverschillen.
Gemiddelde inkoopprijs (G.I.P.) of laatste inkoopprijs (L.I.P.):
Hierbij wordt het totaal berekende bedrag gehanteerd en bij de voorraad geteld, waarna een nieuwe gemiddelde prijs wordt berekend.
ONDERHANDENWERK CASH Productie
Normaal gesproken zal al het Onderhandenwerk al zijn geboekt, op het moment dat de productie wordt gereedgemeld. Hierbij worden de volgende soorten onderscheiden:
| . | Materiaal: tijdens het registreren van het materiaalverbruik |
| . | Bewerking: tijdens registratie of onderhoud van de bestede tijd |
| . | Gereedschap: bij het verwerken van inkoopfacturen |
| . | Uitbesteding: tijdens het verwerken van goederenontvangsten of inkoopfacturen |
| . | Kosten: tijdens het verwerken van inkoopfacturen. |
ECHTER, tijdens de gereedmelding of afsluiting kunnen gereedschappen en/of productiekosten ook nog (automatisch) als nacalculatie op het productiedossier worden geregistreerd. Dit is alleen het geval, indien de Code nacalculatie in de stamgegevens van het gereedschap, respectievelijk de productiekosten de waarde V (voorcalculatie) bevat. In dit geval worden hiervoor GEEN inkoopfacturen verwacht:
Gereedschappen:
Van de in het dossier aanwezige gereedschapsregels, wordt het kostprijstarief altijd bij de eerste gereedmelding, eventueel met aantal 0, nacalculatorisch geboekt.
LET OP:
Indien tijdens het afsluiten een gereedschap nog niet nacalculatorisch is geboekt, wordt dit alsnog gedaan. De waarde van de rubriek Code nacalculatie in de stamgegevens van het gereedschap is hierbij niet relevant en evenmin of een leveranciersnummer is aangegeven.
Kosten:
Van de in het dossier aanwezige kostenregels, wordt de voorcalculatie automatisch nacalculatorisch geboekt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt in de kostprijs per dossier en het kostprijstarief per stuk.
| Kostprijstarief per dossier: | |
| Dit tarief wordt altijd bij de eerste gereedmelding, eventueel met aantal 0, nacalculatorisch geboekt voor het gehele bedrag. |
| Kostprijstarief per stuk: | |
| Dit tarief wordt elke keer nacalculatorisch geboekt, in verhouding tot het aantal gereedgemelde producten. |
ONDERHANDENWERK CASH Service & Onderhoud
In CASH Service & Onderhoud wordt het doorboeken naar het Onderhandenwerk eveneens geactiveerd middels systeemswitch Doorboeken OHW.
In de nacalculatie van een servicebon wordt de kostprijs en de omzetwaarde vastgelegd. Bij het opboeken van het OHW wordt de kostprijs van het OHW en bij het aanmaken van een verkooporder de waarde van het OHW tegen verkooptarief bepaald. Een (deel)factuur vanuit een servicebon wordt op de tussenrekening OHW gefactureerd geboekt. De omzet wordt pas geboekt bij het gereedmelden en afsluiten van de servicebon. Tijdens het gereedmelden van een servicebon wordt de onderhandenwerkwaarde op kostprijs- en verkooptarief afgeboekt.
INTEGRATIE BOEKHOUDING:
Voorraadopboeking:
Zowel bij gereedmelden als afsluiten wordt de volgende grootboekmutatie vervaardigd indien systeemswitch Voorraadadministratie, zie functie Systeemswitches de waarde J bevat:
| - Voorraad productieartikelen: Tegen het van toepassing zijnde voorraadwaarderingssysteem. | |
| - Aan onderhandenwerk gereed product | |
| - Aan productieverschillen: Alleen indien met vaste verrekenprijzen wordt gewerkt, of indien Systeemswitch Kostprijs gereed product de waarde K bevat. |
Afboeking onderhandenwerk per dossier:
Indien systeemswitch Grootboekmutatie OHW, zie functie Instellen systeemswitches productie de waarde U bevat, wordt tijdens het afsluiten tevens de volgende grootboekmutatie vervaardigd:
| - Kostprijs productie NC: indien gewenst uitgesplitst naar productiecategorie, zie functie Instellen boekingsvariabelen (prod2) | |
| - Aan OHW kostprijs NC: indien gewenst uitgesplitst naar productiecategorie, zie functie Instellen boekingsvariabelen (prod2) | |
| - OHW gereed product VC: zie functie Instellen boekingsvariabelen (prod1) | |
| - Aan kostprijs productie VC: indien gewenst uitgesplitst naar productiecategorie, zie functie Instellen boekingsvariabelen (prod2) | |
| - (Aan) Productieresultaat: verschil VC en NC |
Na de afsluiting van een dossier lopen alle grootboekrekeningen m.b.t. het onderhandenwerk, wat betreft het onderhavige dossier, glad en wordt het productieresultaat - zijnde het verschil tussen Kostprijs NC en Kostprijs VC - geboekt op de grootboekrekening Productieresultaat. Zie functie Instellen boekingsvariabelen (prod2)
Onderhandenwerk gereedschappen en productiekosten:
Indien gereedschappen en/of productiekosten automatisch als nacalculatie worden geboekt, wordt tevens de volgende grootboekmutatie vervaardigd, indien systeemswitch Grootboekmutatie onderhandenwerk, zie functie Instellen systeemswitches productie de waarde J of U bevat:
| Gereedschappen: | |
| - OHW gereedschappen | |
| - Aan dekking gereedschappen |
| Productiekosten: | |
| - OHW productiekosten | |
| - Aan dekking productiekosten |
| Ter informatie wordt het dagboek waarin de gereedmelding wordt geboekt op het beeldscherm getoond. |
DIRECT HET PRODUCTIEVERSCHIL BOEKEN
Indien gewenst, kan een eventueel Productieverschil direct worden geboekt op de Kostprijs van de omzet van de gekoppelde verkooporder. Deze waarde wordt geboekt in de logistieke verkoophistorie en in de financi le administratie, middels het dagboek OHW afsluiting.
Deze functionaliteit heeft betrekking op de verwerkingsvolgorde, waarbij extra onderhandenwerk ontstaat, nadat het dossier is gereedgemeld.
Voorbeeld 1:
Een specifieke inkoop, met een prijsverschil tussen de goederenontvangst en de inkoopfactuur:
1. Verwerken goederenontvangst met een uitbesteding of specifiek materiaal.
| 2. | Gereedmelden productiedossier. |
| 3. | Afdrukken pakbon en afdrukken verkoopfactuur. |
| 4. | Verwerken inkoopfactuur met een prijsverschil ten opzichte van de goederenontvangst. |
| 5. | Afsluiten productiedossier. |
Voorbeeld 2:
Een nagekomen urenmutatie:
| 1. | Gereedmelden productiedossier. |
| 2. | Afdrukken pakbon en afdrukken verkoopfactuur. |
| 3. | Verwerken nagekomen directe urenmutaties. |
| 4. | Afsluiten productiedossier. |
WERKWIJZE
Tijdens het afsluiten van een dossier worden de volgende condities gecontroleerd:
| Het dossier is al eerder gereedgemeld. | |
| Op het dossier staat een saldo op onderhandenwerk. | |
| Op de gekoppelde verkooporder is een (deel)factuur gemaakt. | |
| Bij de afsluiting wordt GEEN voorraadmutatie gemaakt. (De rubriek Aantal gereed is dus leeg). |
De vraag Grootboekrekening kan worden beantwoord met:
1 = Het bedrag boeken op grootboekrekening Kostprijs van de omzet.
2 = Het bedrag boeken op grootboekrekening Productieverschil.
Bij keuze 1 wordt in de verkooporderhistorie een nieuwe verkooporderregel
aangemaakt, met het extra kostprijsbedrag en als artikel de productcode.
Voor het rekeningnummer Kostprijs van de omzet wordt eerst gekeken naar de stamgegevens van de productcode en daarna naar de artikelgroep of de boekingsvariabelen.
Bij keuze 2 wordt het rekeningnummer Productieverschil uit de boekingsvariabelen gehanteerd.
LET OP:
Als er geen gekoppeld verkoopordernummer bekend is, wordt om een verkoopordernummer gevraagd. Hier kan alleen een ordernummer worden ingegeven waarop een factuur is verzonden.
| 1 | Een geblokkeerd dossier kan niet worden gereedgemeld of afgesloten. |
| 2 | Het gereedmelden van het eindproduct, waarbij het productieartikel op voorraad wordt gelegd, staat geheel los van het gereedmelden van de bewerkingsregels. Hierbij wordt aangegeven dat een bewerking is be indigd, die vervolgens uit de planning wordt gehaald en bij functie Registratie uren en Registratie uren met barcode niet meer voor uitgifte in aanmerking komt. |
| 3 | Tijdens het afsluiten van een dossier is het ook mogelijk om een aantal productieartikelen gereed te melden. Het is derhalve niet verplicht om voor een afsluiting altijd eerst een gereedmelding uit te voeren. |
| 4 | Het aantal niet (nacalculatorisch) geboekte materiaal, bewerkings-, uitbestedings- en gereedschapsregels wordt op het beeldscherm ter informatie aangegeven. Hierbij worden bewerkingsregels met een ingevoerde datum gereed en een voorcalculatorische doorlooptijd van maximaal 15 minuten buiten beschouwing gelaten. |
| 5 | Indien voor materiaalregels met halffabrikaten nog geen materiaalverbruik is geboekt, verschijnt de melding Halffabrikaat nog niet geboekt, verwerking wordt afgebroken, geef ENTER. In dit geval dienen deze (gereedgemelde) halffabrikaten eerst als materiaalverbruik te worden geboekt in functie Materiaalverbruik |
| 6 | Indien materiaalregels zonder inkoopprijs voorkomen, wordt dit ter informatie op het beeldscherm getoond. |
| 7 | Tijdens de gereedmelding van een dossier worden tevens de productiekosten nacalculatorisch geboekt. Dit betreffen de productiekosten waarvan de rubriek Code nacalculatie de waarde V bevat. |
| Door een aantal van 0 (nul) gereed te melden, kunnen de vaste dossierkosten, opgenomen in rubriek KPdossier, voortijdig, nacalculatorisch worden geboekt. | |
| De variabele kosten, opgenomen in rubriek KP.p.stuk, worden alleen geboekt indien wel een gereedmeldingsaantal is ingevoerd. In dit geval worden de variabele kosten in verhouding tot het productieaantal geboekt. | |
| 8 | Indien Het nacalculatorische verbruik lager is dan de voorcalculatie, wordt hiervan melding gemaakt op het beeldscherm. Indien akkoord, kan de gereedmelding op normale wijze worden voortgezet. |
| 9 | Indien inkoopfactuurkosten zijn geboekt ZONDER Voorcalculatie, wordt voor deze Nacalculatorische kosten, alsnog een Voorcalculatorische dossierregel - uiteraard met bedrag 0 - aangemaakt en wel met volgnummer 9000. |
| 10 | De ingave van een serienummer heeft eigenlijk alleen maar zin, indien het aantal stuks dat gereed wordt gemeld, 1 is. |
| 11 | Alleen indien in de Dossierparameters het veld VC.dossier naar ontwerp de waarde J bevat, wordt in functie Afsluiten productiedossier de vraag VC.dossier naar ontwerp, gesteld. |
| 12 | Indien gebruik wordt gemaakt van serienummers, wordt automatisch een nieuw serienummer bepaald, dat als defaultwaarde op het beeldscherm wordt getoond. Dit is alleen het geval indien: |
| - van de betreffende productcode al een serienummer bekend is. (het eerste serienummer dient dus altijd handmatig te worden ingevoerd). | |
| - de laatste posities van het serienummer uit cijfers bestaan, (alleen de eerste posities van het serienummer mogen letters of leestekens bevatten). | |
| 13 | Indien gewenst, kan bij het gereedmelden van een productiedossier een andere datum, dan de systeemdatum worden ingegeven. Dit is het geval, indien Systeemswitch Antidateren materiaalverbruik - zie functie Instellen switches productie (deel 2) - de waarde J bevat. Dit zou het geval kunnen zijn, indien een achterstand in het gereedmelden van dossiers moet worden ingehaald, waarbij de echte gereedmeldingsdatum als boekdatum kan worden gehanteerd. |
| 14 | In deze functie kan Functie-eigenschap M worden geactiveerd om de functionaliteit met betrekking tot de Medewerker en de gereedmelding te be-invloeden. In dit geval is ingave van een medewerker verplicht, terwijl de Defaultwaarde hiervan leeg is. |
Eigenschap M is niet geactiveerd:
De defaultwaarde van de rubriek Medewerker is de Medewerker uit de kop van het dossier. Indien gewenst, kan deze worden gemuteerd in een andere medewerker (bijvoorbeeld, die de gereedmelding heeft uitgevoerd), of worden leeggemaakt.
Eigenschap M is WEL geactiveerd:
De defaultwaarde van de rubriek Medewerker is nu ALTIJD leeg! Ook is het in dit geval (Eigenschap M is geactiveerd) verplicht, om een medewerker in te vullen. Hierdoor kan een gereedmelding nooit ten onrechte worden verwerkt zonder medewerker of met de verkeerde medewerker (die van de dossierkop bijvoorbeeld).
* 3705 Dossier afsluiten (N,J)
Met deze rubriek wordt aangegeven of het dossier moet worden afgesloten, of dat alleen productieartikelen moeten worden gereedgemeld. Indien het dossier moet worden afgesloten, wordt het dossier opgenomen in de historie, waarna geen mutaties en/of gereedmeldingen meer kunnen worden geboekt. De standaardwaarde is N.
* 0302 Boekdatum (ddmmjj) (6 cijfers)
Deze rubriek verschijnt alleen op het beeldscherm indien Systeemswitch Antidateren materiaalverbruik - zie functie Instellen switches productie (deel 2) - de waarde J bevat. Indien een andere datum gewenst is, dan de systeemdatum, kan hier een afwijkende boekdatum worden ingetoetst.
* 3035 VC.dossier naar ontw (N,J)
Deze rubriek verschijnt alleen op het beeldscherm, indien het dossier moet worden afgesloten, EN de rubriek VC.dossier naar ontw in de dossierpara-meters de waarde J bevat. Met deze rubriek wordt aangegeven of de voorcalculatorische dossierregels naar het oorspronkelijke, of een ander productontwerp moeten worden gekopieerd.
* 3704 Aantal gereed (9 cijfers)
Met deze rubriek wordt het aantal gereedgemelde producten aangegeven.
* 3701 Aantal afkeur (9 cijfers)
Met deze rubriek wordt het aantal afgekeurde producten aangegeven.
* 2287 Magazijnlokatie (10 cijfers/letters)
Met deze rubriek kan een magazijnlokatie worden aangegeven die in de stamgegevens van het product wordt vastgelegd. Hierdoor is in de stamgegevens zichtbaar waar de gereedgemelde producten zich bevinden.
* 2622 Serienummer (18 cijfers/letters)
Met deze rubriek kan een serienummer worden ingegeven van het product dat gereed wordt gemeld. Indien gewerkt wordt met serienummers, dient per gereedmelding een (1) product te worden gereedgemeld.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek kan een medewerkerscode worden aangegeven die in de mutatie van de gereedmelding wordt vastgelegd.
* 3960 Opmerking (20 cijfers/letters)
Met deze rubriek kan een opmerking worden ingevoerd die in de mutatie van de gereedmelding wordt vastgelegd.
* 3035 VC.dossier naar ontwerp (N,J)
Met deze rubriek kan worden aangegeven of de voorcalculatorische dossierregels naar het oorspronkelijke of een ander productontwerp moeten worden gekopieerd. De standaardwaarde tijdens het gereedmelden is altijd N. Tijdens het afsluiten van het dossier wordt de standaardwaarde gehanteerd, die in de dossierparameters met functie Dossierparameters is vastgelegd.
Geldige waarden zijn:
* 3400 Productcode (bestaande productcode)
Deze rubriek verschijnt alleen indien de voorcalculatie moet worden overgenomen in een productontwerp. Met deze rubriek wordt de code van het productontwerp aangegeven waarin de voorcalculatie van het productiedossier moet worden overgenomen.
* 2360 Revisienummer (10 cijfers/letters)
Deze rubriek verschijnt alleen indien de voorcalculatie moet worden overgenomen in een productontwerp. Met deze rubriek wordt het revisienummer aangegeven dat in het vermelde productontwerp moet worden opgenomen.
* 2361 Revisiedatum (DDMMJJ)
Deze rubriek verschijnt alleen indien de voorcalculatie moet worden overgenomen in een productontwerp. Met deze rubriek wordt de revisiedatum aangegeven die in het vermelde productontwerp moet worden opgenomen.
* 3610 Dossierstatus (8,9,G,N)
Met deze rubriek wordt de dossierstatus aangegeven die na de gereedmelding in het productiedossier moet worden opgenomen.
Geldige waarden zijn:
| 8 | Wachten op productie. |
| 9 | Dossier in productie. |
| G | Dossier is (gedeeltelijk) gereedgemeld. |
| N | Dossier is gereedgemeld en wordt uit de planning en het economisch overzicht van het productieartikel verwijderd. |