| 1 | Het is ook mogelijk pro forma facturen aan te maken. Er vindt dan alleen een afdruk van de facturen (of een ander document) plaats. Daardoor is het bijvoorbeeld mogelijk orderbevestigingen of etiketten af te drukken. |
| 2 | Selectie is mogelijk aan de hand van een orderreferentie |
| 3 | Het is, zeker bij een groot aantal factuurregels, zinvol voordat de feitelijke facturering wordt uitgevoerd, eerst een back-up te maken. |
| 4 | Aan de hand van de boekdatum wordt tevens de boekperiode bepaald. Is dit niet gewenst dan dient aan de rubriek Eigenschappen, van de Administratieparameters de code 'Z' te worden toegekend. |
| 5 | Na ingave van de factuurdatum wordt gecontroleerd of het 'volgende factuurnummer', zoals opgegeven bij de Instellen parameters 1 (algemeen) ligt na alle in het dagboek aanwezige stuknummers. |
| 6 | Als er in de rubriek Controle OB-nummers uit Onderhoud OB/ICP-parameters de waarde J(a) is ingevuld, wordt voorafgaande aan de facturering getest of er bij relaties die code plaats E hebben (binnen de EU) een OB-nummer ontbreekt. Er kan in die gevallen dus NIET gefactureerd worden en dient eerst het OB-nummer aangevuld te worden. Als N(ee) is opgegeven blijft deze controle achterwege en dan wordt in dat geval met OB gefactureerd. |
| 7 | Voorafgaand aan de facturering wordt aan de hand van de Code OB-tarief, gecontroleerd of de Code OB-tarief van de grootboekrekening overeenstemt met het OB-tarief van het betreffende artikel. Wanneer er geconstateerd is dat dit niet het geval is, wordt de facturering gestopt en dient er eerst een aanpassing van de OB-coderingen moeten plaatsvinden. |
Volgorde (1,2,3,4) [73]
Met deze code wordt aangegeven welke volgorde voor het afdrukken van de factuurrun gehanteerd moet worden.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Relatienummer |
| 2 | Zoeknaam |
| 3 | Postcode |
| 4 | Postcode van het postadres |
Soort formulier (1 cijfers/letters) [433]
Deze waarde bepaalt het soort factuur dat wordt afgedrukt. Naast gewone facturen kunnen ook proeffacturen worden aangemaakt. Wordt gekozen voor een proeffactuur, dan worden de factuurregels niet verwijderd en wordt ook niet doorgeboekt naar de financiële administratie. Dit geeft dus ook de mogelijkheid een ander document, bijvoorbeeld een orderbevestiging, af te drukken.
Geldige waarden zijn:
| F | Factuur wordt aangemaakt |
| P | Proforma (Proeffactuur) wordt aangemaakt |
Relatienr (bestaande waarde) [177]
De begin- en eindwaarde van de gewenste selectie.
Boekdatum (datum DDMMJJ) [302]
De (boek)datum van de factuur. Aan de hand van de boekdatum wordt tevens de boekperiode bepaald.
Periodecode (E,M,2,K,H,J,4,W,Z,A) [1422]
Hier geeft u de gewenste periodecode op die betrekking heeft op de te factureren regels. Laat u de code leeg dan komen alle periodecodes in aanmerking.
Geldige waarden zijn:
| E | Eenmalig |
| M | Maand |
| 2 | Twee maanden |
| K | Kwartaal |
| H | Halfjaar |
| J | Jaar |
| 4 | Vier weken |
| W | Week |
| Z | Zelf te bepalen aantal maanden |
Aantal maanden (2 cijfers) [1919]
Het aantal maanden dat gefactureerd zal worden. Deze rubriek is alleen van belang in combinatie met Periodecode Z.
Selectie 1 (6 cijfers/letters) [113]
De waarde die in deze rubriek bij de relatiegegevens aanwezig moet zijn om de relatie in het bestand op te nemen.
Door bijvoorbeeld MAIL2 in te geven worden alleen de relaties geselecteerd die voor de rubriek ook de waarde MAIL2 kennen.
Selectie 2 (6 cijfers/letters) [114]
Zie voor uitleg rubriek 'Selectie 1'.
Orderref uitsplitsen (J,N) [180]
Met deze rubriek kan worden aangegeven of per orderreferentie een aparte factuur moet worden aangemaakt.
Max aantal facturen (5,0 cijfers) [71]
Met deze rubriek wordt aangegeven hoeveel facturen achter elkaar kunnen of moeten worden afgedrukt. Dit aantal kan bijvoorbeeld worden bepaald door de capaciteit van de papierlade.
Trefwoordselectie (72 cijfers/letters) [199]
Met deze rubriek kan het selecteren van de relaties worden beperkt tot relaties die voldoen aan de ingegeven trefwoord(en). U kunt meerdere trefwoorden opgeven gescheiden door + of -. Dus als u de trefwoorden KERST en KLANT gebruikt en u geeft hier in KERST+KLANT, dan worden alleen de relaties geselecteerd die (o.a.) deze twee trefwoorden hebben.
Deze rubriek komt alleen naar voren indien de module CRM is geactiveerd.
Formuliercode (bestaande waarde) [941]
De code van het te gebruiken formulier bij het aanmaken van het (pro forma)-formulier. De rubriek komt alleen naar voren indien bij de parameters facturering Instellen parameters 1 (algemeen) geen formuliercode (pro forma) is ingevuld.
Orderreferentie (6 cijfers/letters) [425]
Deze referentie kan worden gebruikt voor het vastleggen van verschillende opdrachten cq orders en kan desgewenst worden afgedrukt op de factuur. De rubriek mag niet leeg worden gelaten. Het is mogelijk om meerdere orders (in volgorde van orderreferentie) op een enkele factuur te verzamelen.
Factuur srt (P,X,E,D) [715]
De soort factuur die moet worden gemaakt.
Geldige waarden zijn:
| P | Printen. De factuur wordt geprint op de standaard printer zoals benoemd in 'Instellen parameters facturering'. Als deze standaard printer niet is benoemd, wordt om de printerkeuze gevraagd op het moment dat de factuur wordt afgedrukt. |
| X | XML. De factuur wordt per e-mail verzonden in XML-formaat. Kies dit formaat echter alléén als u zeker weet dat uw afnemer in staat is, om dit in te lezen in zijn administratieve software. Kies anders keuze 'E'. |
| E | PDF. De factuur wordt per e-mail verzonden in PDF-formaat. Dit formaat is geschikt om door de ontvanger te laten afdrukken op zijn eigen printer. Er wordt automatisch een extra bestand meegestuurd waarin de factuur staat in UBL/XML-formaat. Dit formaat kan met de meeste administratiesoftware (waaronder CASH, zie menu Financieel > E-factureren) automatisch worden ingelezen. Met eigenschap U in de factureringsparameters kan dit extra formaat eventueel worden onderdrukt. |
In de module CASH Projecten is keuze 'X' niet mogelijk.
| D | Digipoort. De factuur wordt verzonden via Digipoort naar een uitvragende overheidsinstatie. Hiervoor dient het overheidsidentificatienummer (OIN) te worden ingevuld. |
Boekperiode (periode JJPP) [301]
De boekperiode (JJPP) waarin de factuur dient te worden verantwoord. Deze rubriek verschijnt alleen indien aan de rubriek Eigenschappen bij de functie Instellen administratieparameters de waarde 'Z' is toegekend.
Waarde voor INPUT*** (40 cijfers/letters) [35]
De variabele tekst die op de factuur moet worden afgedrukt.
Deze rubriek verschijnt alleen indien in de formulierindeling elementcode INPUT is gebruikt.
Incasso vermelden (J,N) [1937]
Het is mogelijk om de incasso-tekst op de factuur te onderdrukken bij relaties die eigeschap I (incasso) hebben.
Daartoe wordt deze vraag gesteld in geval van een enkele factuur aan een relatie met eigenschap I of bij het afdrukken van meerdere relaties tegelijk.