Volgnummer factuur
Het Factuurnummer dient meerdere doelen.
1. Uniek formuliernummer op de verkoopfactuur
2. Administreren van de sub-administratie Debiteuren
3. Matchen van de betaling bij de juiste factuur.
Kies bewust voor een altijd doorlopend volgnummer of een factuurnummerreeks per jaar. Bijvoorbeeld in 2023 nummerreeks 300001. (De maximale veldlengte van het factuurnummer is 6 cijfers)
Het gebruik van alfa-numerieke factuurnummers kan optioneel worden geactiveerd met de eigenschap F per administratie. Het factuurnummer bestaat dan uit 1 beginletter en 5 cijfers (bijvoorbeeld A00001).
Zie > Instellingen > Administratieparameters. Rubriek Eigenschappen. Code (F).
Het volgnummer voor het factuurnummer dient een unieke cijferreeks te zijn per Boekjaar. De controle op een uniek volgnummer wordt uitgevoerd per Boekjaar en Dagboekcode voor de automatische boekingen vanuit de facturering.
Het advies is om het instellen van een nieuw factuurnummer te activeren vanaf 1 januari van het nieuwe boekjaar. Mogelijk kan muteren in december worden geblokkeerd door controle op de bestaande factuurhistorie.
De subadministratie Debiteuren wordt gevormd door de combinatie van Relatienummer van de debiteur en het factuurnummer (Relatienummer + Factuurnummer). Daarmee is het administratief mogelijk om elk Boekjaar te beginnen met factuurnummer 1.
Het toevoegen van een jaarherkenning in het factuurnummer is geen verplichting omdat in overzichten openstaande notaÆs en factuurhistorie, naast het factuurnummer altijd de factuurdatum
Bij doorboeking van de factuur wordt gecontroleerd of het te gebruiken factuurnummer al als stuknummer in de administratie aanwezig is.
Dagboekcode Verkoop
Het dagboek dat bij rubriek dagboekcode wordt ingevuld dient van het soort Uitgaande nota's te zijn en mag geen vaste valutacode bevatten.
Het is aan te bevelen het dagboek dat bij de rubriek dagboekcode wordt ingevuld, uitsluitend te bestemmen voor de factureringsmodule, en handmatige verkoopfacturen in een apart dagboek te registreren.
| 1 | Met de rubriek Eigenschappen kan de werking van de factureringsfunctie worden beïnvloed. |
| 2 | De valutacode bij de relatie bepaalt in welke valutasoort wordt gefactureerd. |
| 3 | Is bij de rubriek Formuliercode geen code ingevuld dan wordt per factuur of serie facturen om een formuliercode gevraagd. Zo is de mogelijkheid aanwezig om per factuur voor een wisselende lay-out te kiezen. |
| 4 | Is bij de rubriek Functie een code ingevuld dan zal een elektronische factuur naar het email-adres van de contactpersoon met deze Functie worden verzonden (alleen module CRM). NB is het email-adres niet ingevuld dan wordt de factuur op de printer afgedrukt. |
| 5 | Het is aan te bevelen om deze Functie te definiëren met de code Uniek voorkomen = J om te zorgen dat er per relatie altijd maar één enkele contactpersoon aanwezig is met deze functie. |
Formuliercode (bestaande waarde) [941]
De code van het formulier dat wordt gebruikt bij het aanmaken van de definitieve factuur. Een formulier wordt onderhouden met de functie Instellen formulieren.
Wordt de rubriek niet ingevuld, dan zal elke keer als een factuur of een serie facturen wordt afgedrukt een formuliercode worden gevraagd.
Form code proforma (bestaande waarde) [940]
De code van het formulier dat wordt gebruikt bij het aanmaken van de pro forma factuur. Een formulier wordt onderhouden met de functie Instellen formulieren.
Wordt de rubriek niet ingevuld, dan zal elke keer als een pro forma factuur wordt afgedrukt een formuliercode worden gevraagd.
Form code offerte (bestaande waarde) [3275]
De code van het formulier dat gebruikt gaat worden voor het vormgeven van de offerte.
Form code XML (bestaande waarde) [441]
De code van het formulier dat wordt gebruikt bij het aanmaken van een factuur in XML-formaat. Een formulier wordt onderhouden met de functie Instellen formulieren.
Wordt de rubriek niet ingevuld, dan zal elke keer als een factuur in XML-formaat wordt aangemaakt om een formuliercode worden gevraagd.
Dagboekcode (bestaande waarde) [901]
Het dagboek waarin de facturen bij het doorboeken moeten worden verantwoord.
Hier is alleen een dagboek van het soort 'U' uitgaande nota's toegestaan.
Volgende factuur (6 cijfers/letters) [946]
Het eerstvolgende nummer dat moet worden gebruikt als factuurnummer.
Na het afdrukken van een factuur wordt de waarde van deze rubriek automatisch met 1 verhoogd.
Het factuurnummer moet groter zijn dan de al aanwezige stuknummers in het betreffende dagboek. Een controle hierop vindt plaats bij de functie Afdrukken facturen.
Geadviseerd wordt om een factuurnummer van minstens 5 cijfers te gebruiken. Als u gebruik maakt van de bankenkoppeling of het downloaden van bankafschriften, kunnen de betalingen dan beter ge-matcht worden met de openstaande facturen.
Als u meer dan 999999 facturen per jaar maakt kunt u kiezen voor een alfa-numeriek factuurnummer.
Om hiermee te kunnen werken (eerste teken is een letter A t/m Z, gevolgd door 5 cijfers) zet dan eerst de eigenschap F bij de administratieparameters. Als het nummer wordt verhoogd van 999999 naar A00001 wordt deze eigenschap automatisch gezet.
Volgende offerte (6 cijfers/letters) [3273]
Het eerstvolgende nummer dat moet worden gebruikt als offertenummer.
Na het invoeren van een offerte wordt de waarde van deze rubriek automatisch met 1 verhoogd.
Als u meer dan 999999 offertes per jaar maakt kunt u kiezen voor een alfa-numeriek offertenummer.
Om hiermee te kunnen werken (eerste teken is een letter A t/m Z, gevolgd door 5 cijfers) zet dan eerst de eigenschap F bij de administratieparameters. Als het nummer wordt verhoogd van 999999 naar A00001 wordt deze eigenschap automatisch gezet.
Gbrek omzet (bestaande waarde) [949]
De grootboekrekening waarop de omzet wordt verantwoord als voor de gefactureerde artikel- of tekstcode geen eigen grootboekrekening is ingevuld.
Aantal kopie fact (2 cijfers) [970]
Het aantal kopieën dat van een factuur moet worden aangemaakt. Bij de vaste relatiegegevens kan met de functie Onderhoud relaties desgewenst een relatie-afhankelijke waarde worden vastgelegd.
Eigenschappen (20 cijfers/letters) [845]
Klik op het veld om de eigenschappen te wijzigen. Zie aldaar voor verdere uitleg over de eigenschappen die kunnen worden geactiveerd.
G-bedrag % (5,2 cijfers) [1267]
Met dit percentage kunt u sturen welk deel van het bedrag moet worden opgenomen in elementcode GBEDRAG, zodat u dit apart zichtbaar kunt maken in de slottekst van de factuur. U geeft hier het percentage dat voor alle relaties geldt. Per relatie kunt u desgewenst een afwijkend percentage opgeven.
| GBEDRAG | het bedrag wat overgemaakt dient te worden naar de G-rekening (bij uitzendwerk, detachering of onderaannemers). |
| GPERC | het hier ingegeven percentage van het factuurbedrag waarmee GBEDRAG is berekend. |
| GRREST | het factuurbedrag minus GBEDRAG; het saldo wat op uw bankrekening moet worden overgemaakt. |
| Voorbeeldtekst: | U wordt verzocht;GBEDRAG;over te maken op G-rekening [G-rekeningnr] |
| Dit bedrag is;GPERC;van;TOTIN; | |
| Het restant te weten;GRREST;graag overmaken op rekening [uw rekeningnr] |
Gbrek kredietbep (bestaande waarde) [848]
De grootboekrekening waarop het bedrag aan berekende kredietbeperking moet worden verantwoord.
Perc kredietbep (4,2 cijfers) [827]
Het percentage voor de berekening van de kredietbeperking.
Voorbeeld berekening Kredietbeperking:
Goederen 100,00
3% kred.bep 3,00 over 100,00
Subtotaal 103,00 Heffingsbedrag
21% btw 21,63 over 103,00
Totaal 124,63
Deze berekening gaat er vanuit dat de klant te laat betaald. Als de klant op tijd betaald met aftrek van de Kredietbeperking kan een creditnota te worden gestuurd.
Als de klant meestal tijdig betaald kan beter met Betalingskorting worden gewerkt. Dan wordt de btw over het goederenbedrag exclusief betaalkorting berekend.
Default gebruik (J,N) [826]
Indien bij een relatie de rubriek Code Krbep is ingevuld met de waarde 'D' van default, dan wordt tijdens het factureren de waarde overgenomen die bij deze rubriek is ingevuld.
Geldige waarden zijn:
| N | Niet berekenen |
| J | Wel berekenen |
Code OB-tarief (H,L,N,O,X) [442]
Deze code bepaalt hoeveel OB in rekening wordt gebracht en op welke grootboekrekening deze OB wordt geboekt.
De OB-codes verwijzen naar de percentages die zijn ingegeven in functie Onderhoud OB-percentages
Geldige waarden zijn:
| H | Hoge OB-tarief is van toepassing |
| L | Lage OB-tarief is van toepassing |
| N | Nul-tarief en OB-bedrag is nihil |
| O | Overige OB-tarief is van toepassing |
| X | Onbelast |
Printercode (10 cijfers/letters) [500]
Met deze rubriek kan een vaste printer worden geselecteerd, welke gebruikt wordt voor het afdrukken van de facturen. Voordat u een printer kunt selecteren moet u deze eerst in de CASH-SETUP definieren.
Functie (bestaande waarde) [145]
Als de factuur moet worden gericht aan een contactpersoon ipv. aan de hoofdgegevens van de relatie kan dmv. de functiecode de betreffende contactpersoon worden geselecteerd. Als deze rubriek niet is ingevuld, worden de stamgegevens van de relatie dus gebruikt. Is de rubriek wel ingevuld en het e-mailadres van de contactpersoon is leeg, dan wordt de factuur altijd op de printer afgedrukt.
| F3 | Taal | D0717 Instellen tekst factuurbericht/taal |