| - | algemene systeemswitches |
| - | systeemswitches voor het invoeren van verkooporders |
| - | systeemswitches voor het afdrukken van verkooporders |
| - | systeemswitches voor de inkooporders |
| - | systeemswitches voor de samenstellingen |
| - | systeemswitches voor de historie |
Systeemswitches worden over het algemeen eenmalig ingesteld. Hoewel deze switches op ieder gewenst moment tijdelijk of permanent kunnen worden gewijzigd, is het raadzaam bij het instellen van de systeemswitches een weloverwogen keuze te maken. Wanneer een systeemswitch naderhand wordt gewijzigd, zal de wijziging VANAF dat moment worden geactiveerd en NIET met terugwerkende kracht in werking treden.
| 1 | Een aantal systeemswitches heeft verstrekkende gevolgen voor de werking van het programma. Het is daarom veiliger deze programmafunctie te voorzien van een wachtwoord. Zie hiervoor de functie Wachtwoorden Achter de rubrieken Voorraad administratie en Automatisch boeken zijn de laatste datums zichtbaar, waarop deze indicatie is gewijzigd. |
| 2 | Pas nadat een systeemswitch is ingevoerd wordt de werking ervan geactiveerd. Dit gebeurt NIET met terugwerkende kracht. |
| 3 | Met de functie Afdrukken parameters kan een overzicht van alle voorraadparameters worden afgedrukt. Druk een dergelijk overzicht af op het moment dat alle instellingen juist zijn ingevoerd. Bij telefonisch contact met de helpdesk kan dit overzicht van nut zijn. |
| 4 | Indien deze functie voor de eerste maal als een functie van CASH Handel wordt gestart - in deze administratie is nog geen enkele functie van de module CASH Handel gebruikt - dan wordt automatisch een functie gestart, waarmee de basisgegevens van CASH Handel kunnen worden aangemaakt, of worden overgenomen uit een andere administratie. Deze basisgegevens zijn: |
ZIE OOK Functies
CALL: Inrichten CASH Handel adm.
Multi-User gebruik voorraadmutaties
Multi-user gebruik Voorraadmutaties
Bij de switch Voorraadadministratie staat de actieve status vermeld met betrekking tot het multi-user gebruik voorraadmutaties:
| Met actieve blokkeer controle | = Systeem controleert actief op dubbel gebruik van een artikelcode. |
| Multi-user gebruik geactiveerd | = Lockings controle is niet actief . |
Als de huidige administratie last heeft van geblokkeerde artikelen, door het gelijktijdig muteren van hetzelfde artikel door meerdere gebruikers, kan deze controle eenmalig worden gedeactiveerd met een functie in het submenu: Diversen conversies. Zie Multi-User gebruik voorraadmutaties Bijwerken van de voorraad is hiermee onafhankelijk geworden van de mutatie van artikel-stamgegevens. Deze nieuwe werkwijze voorkomt een schermmelding ôgeblokkeerd artikelö door voorraadmutaties.
* 2101 Voorraad administratie (J,N)
Deze systeemswitch bepaalt of de voorraad automatisch wordt bijgewerkt naar aanleiding van goederenontvangsten, inkoopfacturen, pakbonnen, verkoopfacturen, assemblages, demontages en voorraadverschillen.
LET OP:
De datum waarop deze rubriek wordt gewijzigd wordt vastgelegd en op dit scherm getoond. Hierdoor is altijd zichtbaar of, en zo ja wanneer, deze systeemswitch voor het laatst is gewijzigd.
* 2114 Maximum aantal decimalen (0,2,3,4)
Artikelaantallen kunnen zonder decimalen of, indien noodzakelijk, tot en met vier decimalen achter de komma worden geregistreerd. Het aantal decimalen kan per artikel worden vastgesteld. De hier ingevulde waarde bepaalt het maximum aantal decimalen voor alle artikelen. Bij functie Artikel wordt op de hier ingevulde waarde gecontroleerd.
* 2102 Voorraad waardering (G,H,V,L)
De aanwezige voorraad kan volgens verschillende systemen worden gewaardeerd.
Geldige waarden zijn:
| G | Gemiddelde inkoopwaarde (G.I.W.) |
| H | Historische kostprijs (H.K.P.) |
| V | Vaste verrekenprijs (V.V.P.) |
| L | Laatste inkoopprijs (L.I.P.) |
GEMIDDELDE INKOOPWAARDE
De G.I.W. is het meest gebruikte systeem voor de waardering van de voorraad. De ingekochte artikelen worden in de voorraad gewaardeerd tegen de actuele inkoopprijs van de overeenkomstige inkoopfactuur. De uitgifte van de artikelen gebeurt op basis van de gemiddelde inkoopwaarde van de voorraad, berekend op het moment van voorraadafboeking.
HISTORISCHE KOSTPRIJS
De H.K.P. is het meest bewerkelijke systeem voor de waardering van de voorraad. Het kan echter noodzakelijk zijn voor artikelen met een hoge inkoopprijs. De kostprijs van de omzet wordt per verkooporderregel handmatig ingevoerd op het moment van facturering. De status van de verkooporderregel moet dan minimaal G (gereedgemeld) zijn.
VASTE VERREKENPRIJS
De V.V.P. wordt toegepast als de inkoop- en verkoopprijzen voortdurend variëren en er geen vast verband bestaat tussen beide prijzen. Om toch een redelijk zuivere benadering van de kostprijs van de omzet te realiseren wordt een vaste verrekenprijs gehanteerd, welke voor langere tijd als vaste prijs geldt.
LAATSTE INKOOPPRIJS
De L.I.P. is vergelijkbaar met de vaste verrekenprijs. Het verschil is alleen het moment van voorraadherwaardering. Bij L.I.P. vindt de herwaardering namelijk plaats op het moment dat de inkoopprijs via het verwerken van de inkoopfactuur bekend is geworden. Bij V.V.P. vindt de herwaardering plaats op een zelf gekozen moment.
LET OP:
Indien de GEMIDDELDE INKOOPWAARDE of LAATSTE INKOOPPRIJS wordt gewijzigd in VASTE VERREKENPRIJS, dient eerst een herwaardering van de aanwezige voorraad te worden uitgevoerd: groepsgewijs en met wijzigingspercentage van 0%. Zie hiervoor functie Herwaardering groepsgewijs Hierdoor wordt de juiste V.V.P. of L.I.P. bij alle artikelen opgenomen, veelal uitgaande van de laatste inkoopprijs.
* 2111 Negatieve voorraad (J,N)
Indien de verkoopfactuur eerder wordt verwerkt dan de goederenontvangst, kan de voorraad negatief worden. Als bovendien de inkoopfactuur ook later wordt verwerkt dan de verkoopfactuur, kan de gemiddelde inkoopwaarde steeds verder afwijken van de laatste inkoopprijs. Voor een dergelijke situatie zijn twee mogelijke oplossingen:
| - | Een voorraadwaardering op basis van een vaste verrekenprijs. |
| - | Administratief verplichten dat de goederenuitgifte alleen mogelijk is uit voldoende voorraad. |
Met deze rubriek wordt aangegeven of negatieve voorraden toegestaan zijn of niet. In dat laatste geval (N) kan automatisch een nalevering op de verkooporderregel worden berekend.
LET OP:
Indien het voorraadwaarderingssysteem Gemiddelde inkoopwaarde is, mag de voorraad nooit negatief worden. In dat geval zal deze rubriek automatisch op N worden gezet.
Ook is de combinatie van negatieve voorraad en het gebruik van meerdere magazijnen niet toegestaan.
* 2112 Vrd controleniveau (T,V,E)
Tijdens de invoer van verkooporderregels kan worden gecontroleerd of de voorraad voldoende is. Bij overschrijding van het niveau wordt op het scherm een melding gegenereerd.
Het niveau waarmee de voorraadmutatie vergeleken wordt is variabel.
Geldige waarden zijn:
| T | Technische voorraad (werkelijke actuele voorraad) |
| V | Vrije voorraad (technische - gereserveerde verkoop) |
| E | Economische voorraad (technische + bestelde inkoop - gereserveerde verkoop) |
In combinatie met de systeemswitch Negatieve voorraad kan worden aangegeven of de controle slechts een opmerking is, of dat de voorraadafboeking dient te worden geblokkeerd.
* 2113 Overzicht herwaardering (J,N)
Wanneer als voorraadwaarderingssysteem gekozen is voor vaste verrekenprijzen (V.V.P.) kunnen de prijzen worden geherwaardeerd met de functie Herwaardering groepsgewijs Middels deze systeemswitch kan worden bepaald of tijdens het herwaarderen een overzicht moet worden afgedrukt.
* 2103 Meerdere magazijnen (J,N)
Bij elke voorraadmutatie kan een magazijncode worden opgegeven. Deze code verwijst naar het magazijn waar de voorraadmutatie heeft plaatsgevonden.
Deze systeemswitch geeft aan of wel of niet met meerdere magazijnen wordt gewerkt.
LET OP:
Deze systeemswitch heeft alleen invloed op veranderingen van de (technische) voorraad in de (sub)magazijnen. Het muteren van de magazijncode in de stamgegevens van de artikelen is altijd mogelijk, ongeacht de stand van deze systeemswitch. De reden hiervan is dat, indien NIET met (sub)magazijnen wordt gewerkt, in de artikelstamgegevens TOCH 'magazijncodes' kunnen worden vastgelegd, die bijvoorbeeld voor een alternatieve sortering kan worden gebruikt.
De volgende principes zijn van toepassing op het werken met meerdere magazijnen:
| - | Met een systeemswitch kan het gebruik van submagazijnen worden geactiveerd. |
| - | De voorraad in meerdere magazijnen wordt gezien als een subadministratie van de rubriek Technische voorraad. |
| - | Er is een (1) hoofdmagazijn en er kunnen meerdere submagazijnen zijn. |
| - | De voorraad in het hoofdmagazijn wordt berekend door het aantal in de submagazijnen af te trekken van de totale voorraad. |
| - | Bij elke voorraadmutatie wordt gevraagd vanuit of naar welk (sub)magazijn de mutatie moet plaatsvinden. Als de rubriek Magazijn leeg blijft, wordt het hoofdmagazijn gemuteerd. |
| - | Per inkoop- of verkooporderregel kan maximaal een (1) magazijn worden opgegeven. |
| - | Van de voorraadmutaties in de submagazijnen worden geen historische gegevens vastgelegd. |
| - | De berekening van het besteladvies en van de economische-, de gereserveerde- en de bestelde voorraad gebeurt, primair op basis van de totale voorraad voorraad zonder submagazijn. Optioneel is de voorraad ook controleerbaar per submagazijn. instellen van minimum voorraad per magazijn in scherm Onderhoud magazijncode / Onderhoud variabelen per mag/artikel |
| - | Per artikel kan een standaard magazijn worden opgegeven. Deze Magazijncode wordt bij elke voorraadmutatie bijgelezen, die desgewenst handmatig kan worden gewijzigd. Deze werkwijze versnelt de goederenontvangst en -uitgifte en voorkomt onjuiste voorraadmutaties. |
* 3452 Meerdere magazijnlocaties (J,N)
Soms ligt het artikel op meerdere magazijnlocaties binnen het magazijn. In de stamgegevens van het artikel kunnen deze locaties worden vastgelegd in een tabel ( Artikel (deel 2) rubriek Magazijnlocatie). In de verkooporderregel is de locatie selecteerbaar voor picking. Op het formulier magazijnbon of pakbon kunnen alle ingestelde magazijnlocaties met een aparte regel worden getoont. (Instellingen formulier, Body, MAGAZIJNLOCATIE Op aparte regel)
* 2106 Inkooporderadministratie (N,J)
Met deze systeemswitch wordt de mogelijkheid geactiveerd om met een inkooporderadministratie te werken. De inkooporderadministratie bestaat uit besteladviezen, goederenontvangsten en inkoopfacturen.
Voorraad- en financiële mutaties worden direct verwerkt. Verschillen tussen goederenontvangst en inkoopfactuur worden boekhoudkundig automatisch bijgewerkt op basis van de inkoopfactuur.
Indien (nog) niet wordt gewerkt met de inkooporderadministratie dienen de inkoopfacturen handmatig te worden verwerkt in een dagboek voor inkomende facturen. De goederenontvangst dient dan apart te worden verwerkt in een memoriaal dagboek voor het magazijn. Zie hiervoor functie Onderhoud dagboeken.
* 2105 Eenmalige artikelen (N,J,A)
Met deze systeemswitch wordt de mogelijkheid geactiveerd om met eenmalige artikelen te werken. Eenmalige artikelen zijn producten die niet in het standaard assortiment zijn opgenomen en waar, in principe, geen voorraad van wordt bijgehouden.
Per verkooporder wordt een speciale inkooporder aangemaakt. Deze orderregels van de verkooporder en de desbetreffende inkooporder zijn direct met elkaar verbonden. Hierdoor wordt bij goederenontvangst en inkoopfactuur de actuele informatie op de verkooporderregel direct bijgewerkt.
Per artikel kan worden bepaald of er sprake is van een eenmalig artikel. Zie hiervoor functie Artikel
Geldige waarden zijn:
| N | Er wordt niet met eenmalige artikelen gewerkt. |
| J | Ja, alleen als de actuele voorraad onvoldoende is moet automatisch een inkooporderregel worden aangemaakt. |
| A | Ja, van elke verkooporderregel moet altijd automatisch een inkooporderregel worden aangemaakt. |
* 2104 Samenstellingen (N,J)
Met deze systeemswitch wordt de mogelijkheid geactiveerd om met samengestelde artikelen te werken.
Een samengesteld artikel bestaat uit een aantal onderdelen, dat apart wordt ingekocht. De voorraad van een samengesteld artikel wordt bijgewerkt door te assembleren of te demonteren. Een samengesteld artikel wordt in de stamgegevens aangegeven door de artikelsoort S.
In CASH Productie is het gebruik van Samengestelde artikelen (Artikelsoort S) afhankelijk van deze Systeemswitch. Binnen een productiebedrijf wordt Artikelsoort S (samenstellingen) alleen gebruikt, indien er tevens groothandelsfuncties plaatsvinden. In CASH Productie wordt de Artikelsoort S dan ook automatisch veranderd in P (Productie), indien deze Systeemswitch de waarde N bevat. Is deze waarde J, dan kan in CASH Productie zowel Samengestelde artikelen als productieartikelen naast elkaar worden gebruikt.
Alle functies met betrekking tot samengestelde artikelen zijn te activeren in menu Assemblage
* 2108 Automatisch boeken (J,N)
Met deze systeemswitch wordt aangegeven dat financiële mutaties automatisch worden vervaardigd als gevolg van voorraadmutaties, goederenontvangsten, inkoopfacturen, pakbonnen, verkoopfacturen, assemblages en demontages.
De te gebruiken grootboekrekeningen en dagboekcodes moeten als standaardwaarde worden ingevoerd met functie Boekingsvariabelen Desgewenst kunnen grootboekrekeningen en eventueel kostenplaatsen verder worden gespecificeerd per artikelgroep, artikel, klant, klantgroep, klantgroep 2, rayon, leveranciersgroep of leverancier.
Van de standaard dagboekcodes kan per verwerkingsgang worden afgeweken.
LET OP:
De datum waarop deze rubriek wordt gewijzigd wordt vastgelegd en op dit scherm getoond. Hierdoor is altijd zichtbaar of en zo ja wanneer deze systeemswitch voor het laatst is gewijzigd.
* 2109 Doorboeken per kostenplaats (N,J,U)
Met deze systeemswitch wordt de mogelijkheid geactiveerd om doorboekingen met kostenplaatscode te laten plaatsvinden. In de stamgegevens van bijvoorbeeld klanten, leveranciers, artikelgroepen en klantgroepen kunnen vaste kostenplaatsen worden aangegeven.
Geldige waarden zijn:
| N | Er wordt niet met kostenplaatsen gewerkt. |
| J | Activeer het boeken per kostenplaats voor de grootboekrekeningen: |
| Omzet | |
| Kostprijs van de omzet | |
| Inkoopwaarde | |
| U | Activeer het boeken per kostenplaats voor de grootboekrekeningen: |
| Omzet | |
| Kostprijs van de omzet | |
| Inkoopwaarde | |
| Crediteuren | |
| Debiteuren | |
| OB | |
| Bij deze keuze U is het mogelijk om bij de functies Verwerken voorraadmutaties en Herwaardering groepsgewijs een afwijkende kostenplaats aan te geven. |
* 2184 Variabele dagboek keuze (N,J)
Per financiële gebeurtenis kan een aparte dagboekcode worden opgegeven met de functie Boekingsvariabelen Met deze systeemswitch wordt aangegeven of de keuze van de dagboeken, waar de financiële mutaties in worden verantwoord, per mutatie kan worden gewijzigd.
Bij de volgende functies worden financiële mutaties geboekt:
| - | Verwerken voorraadmutaties |
| - | Verwerken goederenontvangsten |
| - | Herwaardering groepsgewijs |
| - | Verwerken inkoopfacturen |
| - | Afdrukken pakbonnen |
| - | Afdrukken facturen |
| - | Assembleren |
| - | Demonteren |
* 2165 Gewicht op CBS-aangifte (N,J)
De rubriek Gewicht op de CBS-aangifte kan op 2 manieren worden bepaald:
| N | Indien de gewichten per artikel niet of onvolledig bekend zijn, kan gekozen worden om de gewichtskolom te vullen met het aantal verkochte producten per statistiekcode. |
| J | Als gekozen wordt om de gewichten bewust te berekenen, dient in de artikelstamgegevens bij ELK artikel het juiste gewicht per eenheid te staan. Het gewicht is het aantal verkochte eenheden maal het gewicht per artikel. Indien het gewicht niet bekend is, wordt per orderregel 1 kilogram aangehouden. |
* 2185 Variabele lay-out keuze (N,J)
Bij het afdrukken van formulieren wordt gebruik gemaakt van vooraf vervaardigde formulierlay-outs. Per formuliersoort kan een vaste formuliercode worden aangegeven met de functie Standaard formuliercodes Met deze systeemswitch wordt aangegeven of de daar ingevulde waarden bij de afdrukfuncties te wijzigen wel of niet gemuteerd moet kunnen worden.
Bij de volgende functies wordt een variabele lay-out gebruikt:
* 2196 Selectie artikelteksten (N,J)
Met deze systeemswitch wordt aangegeven of bij het vastleggen van de Artikelomschrijving, verschil moet worden gemaakt tussen teksten, die op inkoop-, verkoop- of productieformulieren moeten worden afgedrukt.
Indien het tekstblok van een artikel voor alle formulieren gelijk is, moet in deze rubriek de waarde N worden ingevoerd. In dit geval wordt de kolom Formulierselectie in het onderhoudsscherm van het tekstblok NIET geactiveerd.
* 2123 Tonen klantmemo (J,N)
Met deze rubriek wordt aangegeven of een eventueel aanwezig klantmemo bij de registratie van balieverkopen op het beeldscherm moet worden getoond. Zie Balieverkoop
* 2032 Tonen artikelmemo (N,J,M)
Met deze systeemswitch wordt aangegeven of bij het bladeren in de artikelstamgegevens (met de functietoetsen F9 en F10) een eventueel vastgelegd artikelmemo, op het beeldscherm moet worden getoond, of dat hiervan slechts een melding moet worden gemaakt.
Geldige waarden zijn:
| N | Nee, artikelmemo's worden tijdens het bladeren in de artikelstamgegevens niet getoond. |
| J | Ja, artikelmemo's worden tijdens het bladeren in de artikelstamgegevens op het beeldscherm getoond. |
| M | Ja, indien een artikelmemo aanwezig is, wordt tijdens het bladeren in de artikelstamgegevens, de melding Memo aanwezig !! op het beeldscherm getoond. |
* 2128 Kolomindeling overz.artikel (1,2)
Met deze systeemswitch wordt de kolomindeling van Overzicht artikel aangegeven. Geldige waarden zijn:
| 1 | Toon de bestelcode (in plaats van de voorraad) |
| 2 | Toon de Technische- en vrije voorraad (in plaats van de bestelcode) |
* 2559 Statistiek direct opbouwen (J,N)
Met deze systeemswitch kan worden aangegeven of de in- en verkoopstatistieken automatisch opgebouwd moeten worden of niet. De standaardwaarde is N. Geldige waarden zijn:
| J | Statistieken automatisch opbouwen |
| N | Statistieken niet automatisch opbouwen |
Magazijn barcode scanner kop. (1 cijfers/letters) [3312]
Met deze systeemswitch kan worden aangegeven of er gebruikt moet worden gemaakt van de koppeling met Warehouse van ICS Vertex. Geldige waarden zijn:
| J | Er wordt gebruik gemaakt van de Warehouse koppeling |
| N | Warehouse koppeling wordt niet gebruikt |
| F3 | Verk-I | D2022 Instellen systeemswitches verkoop invoer |
| F4 | Verk-A | D2024 Instellen systeemswitches verkoop afdruk |
| F5 | Inkoop | D2026 Instellen systeemswitches inkoop |
| F6 | Samenst | D2028 Instellen systeemswitches samenstelling |
| F7 | Historie | D2029 Instellen systeemswitches historie |