Formulieren direct per e-mail versturen
Indien gewenst kunnen inkooporderformulieren direct als een PDF-document (alleen in jpg of png-formaat) per e-mail naar de leverancier worden verzonden. Per leverancier, of bij 1 of meer contactpersonen, kan worden aangegeven welke formulieren als PDF-bestand moeten worden verzonden. Indien in de stamgegevens van de relatie deze aanduiding niet is aangegeven, geldt de aanduiding, die in de Systeemvariabelen - zie functie Systeemvariabelen - is vastgelegd.
Indien slechts enkele relaties een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om deze rubriek in de systeemvariabelen leeg te laten en deze te vullen bij de betreffende relaties. Zie hiervoor functie Leverancier instellen
Het is mogelijk om hier een of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen:
| O | Inkooporder opdrachtbon |
| A | Aanvraag/offerte |
| V | Vrachtbon |
| H | Herinnering |
Opm.
Indien bij meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding voorkomt, wordt het betreffende formulier alleen naar de eerste contactpersoon (die met het laagste volgnummer) verzonden. Echter, indien in de kop van de order een contactpersoon is aangegeven, wordt het document altijd naar deze contactpersoon gestuurd, indien de letter van het betreffende formulier ook bij deze contactpersoon vermeld staat.
| 1 | Er kunnen meerdere extra exemplaren van een herinnering worden afgedrukt (maximaal 8). |
| 2 | De vormgeving van de inkooporder wordt bepaald door de formulierindeling zoals deze is ingesteld met functie Instellen formulieren |
| 3 | In de artikelstamgegevens kunnen subteksten worden vastgelegd die of voor alle formulieren gelden, of alleen voor inkoop-, verkoop- of productieformulieren. Subteksten waarvan de formulierselectie ongelijk is aan A (alle formulieren) of I (inkoopformulieren) worden hier NIET afgedrukt. |
| 4 | Per document/taalcode kan met functie Instellen tekst e-mailbericht/FORM/Taal een tekst worden vastgelegd, die in de 'body' van het e-mailbericht moet worden opgenomen. |
* 2813 Status inkooporder (A,N,R,L,O,B,G,V,F,H)
Met deze rubriek kunnen specifieke inkooporderregels worden geselecteerd. Geldige waarden zijn:
| A | Alle lopende inkooporderregels (geen selectie op status) |
| N | Orderregels zonder goederenontvangst (status L, O en B) |
| R | Aanvraag inkoopofferte |
| L | Lopende orderregels |
| O | Opdrachtbon afgedrukt |
| B | Bevestiging leverancier afgedrukt |
| C | Bevestiging vervoerder |
| G | Goederenontvangst ingevoerd |
| V | Goederenontvangst verwerkt |
| F | Factuur ingevoerd |
| H | Ook historische orders worden getoond |
* 2747 Formulierdatum (DDMMJJ)
De datum welke op het formulier wordt afgedrukt in de volgorde: dag, maand en jaar (DDMMJJ). Met ENTER wordt de systeemdatum gehanteerd.
* 0941 Formuliercode (6 cijfers/letters)
De code van het gewenste type formulier. Met ENTER wordt standaard een vooraf ingestelde code gehanteerd. Standaard formuliercodes kunnen met functie Standaard formuliercodes worden ingesteld.
* 2500 Inkoopordernummer (8 cijfers)
Met deze rubriek kan een inkoopordernummer of een bepaalde reeks van inkoopordernummers worden geselecteerd. Met ENTER worden alle nummers geselecteerd. Het is tevens mogelijk een willekeurig inkoopordernummer op te geven.
Inkoopordernummer van t/m (grenswaarde) [2500]
* 2729 Aantal exemplaren (1 cijfer)
Het aantal kopieformulieren dat moet worden afgedrukt. Er kunnen maximaal acht kopieën worden gemaakt. Indien geen extra exemplaren gewenst zijn, kan direct ENTER worden geselecteerd.
* 2525 Emailen of afdrukken (E,A)
Deze vraag wordt alleen gesteld, indien het formulier (Origineel of Kopie) anders per e-mail zou worden verzonden. Voor eigen gebruik kan dan alsnog worden besloten, om het formulier af te drukken, in plaats van het per e-mail te verzenden.