CASH biedt hiervoor 2 formulieren:
De magazijnbon:
Op een magazijnbon worden alleen artikelen afgedrukt waarvan de voorraad administratief is gecontroleerd, en is dus voorraadafhankelijk. Een verkooporderregel wordt alleen afgedrukt als de status is G (gereedgemeld) en dus de technische voorraad voldoende is.
De verzamelbon:
De verzamelbon is voorraadonafhankelijk; alle verkooporderregels met status V kunnen hierop worden afgedrukt. Deze status kan per verkooporderregel worden gemuteerd. Na fysieke controle van de voorraad op basis van de verzamelbon, kunnen de verkooporderregels worden gereedgemeld, eventueel nadat de technische voorraad is gecorrigeerd met functie Onderhoud voorraadmutaties
PDF verkoopformulieren
Indien gewenst kunnen verkooporderformulieren direct als een PDF-document (alleen in jpg of png-formaat) per e-mail naar de klant worden verzonden. Per klant - of bij de contactpersonen van de betreffende klant - kan worden aangegeven welke formulieren als PDF-bestand naar de klant moeten worden verzonden. Indien in de stamgegevens van de relatie deze aanduiding niet is aangegeven, gelden de in de systeemvariabelen aangegeven formulieren.
In het algemeen wordt hierbij het algemene e-mailadres van de klant gebruikt. Middels een aanduiding van het betreffende formulier bij een contactpersoon, kan worden bewerkstelligd, dat bijvoorbeeld een offerte naar het e-mailadres van de Inkoopafdeling wordt verzonden en een factuur naar de Boekhouding, etc.
Per document/taalcode kan met functie Instellen tekst e-mailbericht/FORM/Taal een tekst worden vastgelegd, die in de 'body' van het e-mailbericht moet worden opgenomen.
De volgende verkoopformulieren kunnen als PDF-document aan een e-mail worden verzonden:
| Z | Proforma formulier |
| O | Offerte |
| B | Verkooporderbevestiging |
| V | Verzamelbon |
| M | Magazijnbon |
| P | Pakbon |
| F | Verkoopfactuur |
| C | Baliefactuur |
Opm.
Indien bij meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding voorkomt, wordt het betreffende formulier alleen naar de eerste contactpersoon (die met het laagste volgnummer) verzonden. Echter, indien in de kop van de offerte of order een contactpersoon is aangegeven, wordt het document altijd naar deze contactpersoon gestuurd, indien de letter van het betreffende formulier ook bij deze contactpersoon vermeld staat. Is dit niet het geval, dan wordt het algemene e-mailadres van de betreffende relatie gebruikt.
Verzendbericht vervoerder
Verzendberichten vervoerder kunnen door CASH automatisch worden gemaakt. Deze berichten worden in een aan te geven berichtenmap opgeslagen. Deze berichten worden door de 'verzendsoftware' van de vervoerder uitgelezen en verwerkt tot een uniek verzend etiket.
Werkwijze:
. In de kop van de verkooporder, dient een verzendcode aangegeven te zijn.
. In de betreffende verzendcode moet de rubriek Koppeling verzender geactiveerd zijn met de waarde 4 (UPS Worldship).
. De gewenste 'Uitgaande berichtenmap' dient eveneens bij de betreffende Verzendcode opgenomen te worden.
. Het verzendbericht is opgesteld in XML-formaat, waarvan de inhoud door de vervoerder is gedefinieerd.
Opmerking
Per Pakbon of Proforma factuur kan (middels een vraag) het aanmaken van een verzendbericht worden 'uitgezet'.
EDI
Electronic Data Interchange is een per branche gestandaardiseerde communicatie van formulieren. Een automatisch aangemaakt EDI-bericht is in CASH Handel beschikbaar voor de formulieren: Pakbon en Factuur. Per klant wordt aangegeven welke formulieren, via een EDI-bericht worden verzonden. De verzending wordt verzorgd door een gespecialiseerde partij die het gestandaardiseerde bericht van de verzender vertaalt naar de standaard van de ontvanger. In deze functie kunnen de hiervoor benodigde gegevens worden vastgelegd in de administratie.
Aanmaken van een EDI testbericht is mogelijk obv een Proforma formulier en de selectie EDI bericht test. Geldige codes zijn:
B = ORDERRESP = Orderbevestiging
P = DESADV = Pakbon
F = INVOIVE = Factuur
| 1 | De formulierdatum van een originele pakbon of factuur is altijd de systeemdatum, tenzij systeemswitch Antidatering formulierdatum in functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk de waarde J bevat. In dit geval kan hier de gewenste formulierdatum worden ingetoetst. |
| 2 | De lay-out van de verschillende formulieren wordt bepaald door de met functie Instellen formulieren vastgelegde formulierindeling. |
| 3 | Met de systeemswitch Formulier picklist, zie functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk wordt de keuze van Magazijnbon of Verzamelbon bepaald. |
| Op een verzamelbon worden in deze functie orderregels afgedrukt waarvan de status L, G of V is. Dit is mogelijk omdat het afdrukken van de verzamelbon per orderregel kan worden gestuurd door aanpassing van de status. Indien een verzamelbon wordt afgedrukt vanuit functie Afdrukken verzamelbonnen worden alleen orderregels afgedrukt met status V. | |
| 4 | De standaard formuliercode voor de verzamelbon wordt bepaald door de standaard formuliercode van de magazijnbon. |
| 5 | Indien eenzelfde artikel meerdere malen voorkomt op een order, wordt de artikelcode en/of de artikelomschrijving alleen op de eerste regel afgedrukt indien bij de desbetreffende Elementcode de conditie ARTNW = J is opgenomen. |
| 6 | Indien in functie Instellen boekingsvariabelen (deel 2) rubriek Dagboek contante verk. is ingevuld EN in deze functie is gekozen voor een Baliefactuur, dan kan bij de rubriek Betaalwijze gekozen worden voor R op rekening of C voor contant. |
| Voorbeeld journaalpost van een contante verkoop: | |
| 1050 Kas | |
| Aan 1700 OB | |
| Aan 8000 Omzet | |
| Afhankelijk van de gehanteerde werkwijze met betrekking tot de kascontrole, kan de rekening Kas vervangen worden door een tussenrekening, bijvoorbeeld Kassa, die later (handmatig) wordt overgeboekt naar de rekening Kas. | |
| 7 | Indien tijdens het afdrukken van een pakbon of een verkoopfactuur, door een deellevering een nieuwe orderregel wordt aangemaakt - wordt de leverdatum hiervan bepaald door de systeemdatum te verhogen de levertijd (in dagen) van het betreffende artikel. |
| 8 | Bij formulier Baliefactuur kan bij de rubriek Betaalwijze worden aangegeven, dat de factuur op rekening moet worden geboekt, of dat de factuur direct contant of met pin wordt afgerekend. |
| 9 | Bij verzamelformulieren kunnen met Elementcode NEWORD kopgegevens in de 'body' worden geplaatst. Dit Element kan alleen maar als conditie worden gebruikt en wordt allen gevuld (met 'J') bij de eerste regel van een nieuwe verkooporder. Conditie: NEWORD > "" |
| 10 | Na het afdrukken van een pakbon met een deellevering, wordt de leverdatum van de eerstvolgende levering in rubriek Leverdatum van de verkooporderkop opgenomen. |
| 11 | Indien bij de contactpersonen van een relatie een bepaald formulier vaker dan eenmaal voorkomt, dan wordt het formulier naar de eerste contactpersoon met de betreffende formulieraanduiding verzonden. |
| 12 | Indien de Systeemswitch 'Afdrukken naleveringen op pakbon' op J staat, worden verkooporderregels, die nog niet geleverd zijn, toch op de pakbon afgedrukt. Ook op de kopie van de pakbon worden deze naleveringen afgedrukt, echter, indien op dezelfde verkooporder meerdere pakbonnen zijn afgedrukt, worden op een kopie pakbon alleen orderregels of naleveringen getoond, die niet op een andere pakbon zijn afgedrukt. |
| 13 | Indien bij een contante verkoop of een pinbetaling het speciale dagboek ontbreekt, wordt de fatuur automatisch verwerkt als een 'Verkoop op rekening'. |
| 14 | Indien verkooporders middels een WebShop zijn ge-importeerd en vastgelegd, worden betalingen middels diezelfde WebShop û al dan niet volledig û apart in de boekhouding verwerkt. Het reeds ontvangen bedrag wordt tijdens het afdrukken/verwerken van de verkoopfactuur op de Tussenrekening GrbRek WebWinkel geparkeerd, i.p.v. op de grootboekrekening Debiteuren. Deze Tussenrekening - die in de Boekingsvariabelen (zie functie Instellen boekingsvariabelen (deel 2) moet worden vastgelegd - is een rekening met een Sub-administratie, waarvan de code eveneens in de Boekingsvariabelen moet worden vastgelegd. De betreffende betaalwijze wordt als Kenmerk in de aangegeven sub-administratie opgenomen. |
| 15 | Indien factuurnummer 999999 is geweest, wordt automatisch overgegaan naar factuurnummer A00001, A00002, etc. Bij factuurnummer A99999 wordt verder gegaan met B00001, etc. |
| 16 | Indien gewenst kan ook de Magazijnbon als een officieel document worden gebruikt. Dan dient de Systeemswitch 'Extra controle magazijnbon' (zie functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk de waarde 'J' te bevatten, in welk geval de Pakbon pas kan worden afgedrukt, indien de Magazijnbon is afgedrukt. |
| 17 | Indien in de kop van een verkooporder een contactpersoon is aangegeven, dan wordt het betreffende formulier naar deze contactpersoon gestuurd, indien de contactpersoon een e-mailadres heeft en de rubriek 'PDF verk.formulieren' de letter van het betreffende formulier bevat. Indien bij de contactpersoon de betreffende letter van het formulier niet is aangegeven, dan is het e-mailadres afhankelijk van Functie-Eigenschap C(zie functie Functie eigenschappen |
| û Eigenschap C is NIET geactiveerd: | |
| Het formulier wordt naar het algemene e-mailadres van de relatie verzonden. | |
| û Eigenschap C is WEL geactiveerd: | |
| Het formulier wordt naar de eerste contactpersoon van die relatie met de betreffende Formuliercode (in rubriek 'PDF verk.formulieren') verzonden. | |
| OPMERKING: | |
| Indien het formulier direct vanuit functie Onderhoud verkooporder met functietoets F5-Print wordt opgestart, dat dient voor het vastleggen van de Functie-Eigenschap functie Afdrukken verkooporder formulieren te worden gehanteerd. | |
| 18 | De boekperiode waarin een factuur kan worden gemaakt an worden beperkt. Zie instelfunctie > Boekhouding Afsluiten, Beperken boekperiodes. |
* 2731 Formulier (Z,O,B,V,M,P,F,C)
De code die aangeeft welk soort verkooporderformulier moet worden afgedrukt.
Geldige waarden zijn:
| Z | Proforma formulier |
| O | Offerte |
| B | Verkooporderbevestiging |
| V | Verzamelbon |
| M | Magazijnbon |
| P | Pakbon |
| F | Verkoopfactuur |
| C | Baliefactuur |
De standaardwaarde is Z.
* 2938 Formulier (P,C)
Deze rubriek dient alleen te worden ingegeven, indien de verkooporder is aangemaakt op basis van de registratie van een balieorder, zie Balieverkoop In dit geval kan alleen een Pakbon of een Baliefactuur worden afgedrukt, tenzij de relatie het nummer voor Contante debiteuren betreft (zie functie Instellen verkooporder want dan wordt altijd een factuur afgedrukt, omdat de relatie dan niet bekend behoeft te zijn.
Geldige waarden zijn:
| P | Pakbon |
| C | Baliefactuur |
* 2733 Origineel of Kopie (O,K)
Met deze rubriek wordt aangegeven of een origineel formulier of een kopie van een reeds afgedrukt formulier moet worden afgedrukt.
* 2747 Formulierdatum (6 cijfers)
De datum waarop het formulier wordt afgedrukt in het formaat DDMMJJ (Dag, Maand, Jaar).
De standaardwaarde is de systeemdatum.
* 0941 Formuliercode (bestaande formuliercode)
Een formuliercode waarvoor deze verkooporder moet worden afgedrukt.
De standaardwaarde wordt bepaald door functie Standaard formuliercodes en kan desgewenst handmatig worden gewijzigd.
* 2463 Selectie orderregel (A,L,G,V)
Bij een proforma formulier kan met deze rubriek worden aangegeven dat de orderregels afhankelijk of onafhankelijk van de verwerkingsstatus moeten worden afgedrukt. In de praktijk kan op deze wijze een Magazijnbon worden afgedrukt met artikelen die niet gereedgemeld kunnen worden omdat er (administratief) geen voorraad is. Beter is dat de administratieve voorraad altijd gelijke tred houdt met de magazijnvoorraad.
Geldige waarden zijn:
| A | Alle verkooporderregels |
| L | Alleen verkooporderregels die NIET gereedgemeld zijn (status L en B ) |
| G | Alleen verkooporderregels die WEL gereedgemeld zijn (status G, M en P) |
| V | Alleen verkooporderregels met status V |
* 2729 Aantal exemplaren (1 cijfer)
Het aantal exemplaren dat van het formulier moet worden afgedrukt.
De standaardwaarde wordt bepaald door functie Standaard formuliercodes en kan desgewenst handmatig worden gewijzigd.
* 2160 Betaalwijze (R,C,P)
Deze rubriek verschijnt alleen op het beeldscherm, indien in functie Instellen boekingsvariabelen (deel 2) de rubriek Dagboek contante verk is ingevuld EN zojuist gekozen is voor een Baliefactuur. Met deze rubriek wordt aangegeven of de factuur op rekening, of contant zal worden geïnd.
Geldige waarden zijn:
| R | Op rekening |
| C | Contante betaling per kas |
| P | Contante betaling met pin |
* 2662 EDI test bericht
Activeer eenmalig een EDI testbericht:
B = ORDERRESP = Orderbevestiging
P = DESADV = Pakbon
F = INVOIVE = Factuur
* 2525 Emailen of afdrukken (E,A)
Deze vraag wordt alleen gesteld, indien het formulier (Origineel of Kopie) anders per e-mail zou worden verzonden. Voor eigen gebruik kan dan alsnog worden besloten, om het formulier af te drukken, in plaats van het per e-mail te verzenden.