De OB-aangifte kan binnen CASH volledig automatisch worden verricht.
Formulieren direct per e-mail versturen
Indien gewenst kunnen verkooporderformulieren direct als een PDF-document (alleen in jpg of png-formaat) per e-mail naar de klant worden verzonden. Per klant, of bij 1 of meer contactpersonen, kan worden aangegeven welke formulieren als PDF-bestand moeten worden verzonden. Indien in de stamgegevens van de relatie deze aanduiding niet is aangegeven, geldt de aanduiding, die in de Systeemvariabelen - zie functie Systeemvariabelen - is vastgelegd. Indien slechts enkele relaties een PDF-document moeten ontvangen, is het raadzaam om deze rubriek in de systeemvariabelen leeg te laten en deze te vullen bij de betreffende relaties. Zie hiervoor functie Klant instellen Het is mogelijk om hier een of meerdere van de aangegeven letters vast te leggen:
| Z | Proforma formulier |
| O | Offerte |
| B | Verkooporderbevestiging |
| V | Verzamelbon |
| M | Magazijnbon |
| P | Pakbon |
| F | Verkoopfactuur |
| C | Baliefactuur |
Opm.
Indien bij meerdere contactpersonen dezelfde aanduiding voorkomt, wordt het betreffende formulier alleen naar de eerste contactpersoon (die met het laagste volgnummer) verzonden. Echter, indien in de kop van de order een contactpersoon is aangegeven, wordt het document altijd naar deze contactpersoon gestuurd, indien de letter van het betreffende formulier ook bij deze contactpersoon vermeld staat. Is dit niet het geval, dan wordt het algemene e-mailadres van de betreffende relatie gebruikt.
Verkoopstatistieken
Indien Systeemswitch 'Statistiek direct opbouwen' de waarde 'J' bevat, worden Verkoopstatistieken automatisch opgebouwd op het moment, dat middels functie afdrukken verkoopfacturen een verkooporderregel op een verkoopfactuur wordt gefactureerd en in de historie wordt opgenomen. Tegelijkertijd worden dan de statistiekgegevens opgebouwd (verzameld) van alle in de administratie aanwezige statistiekcodes. Het grote voordeel hiervan is, dat elke statistiek niet meer elke periode opgebouwd behoeft te worden en û niet onbelangrijk û dat op elk moment, dat een verkoopstatistiek wordt geraadpleegd, deze altijd up-to-date is; t/m de laatst verwerkte verkoopfactuur, zelfs die van bijvoorbeeld een minuut geleden!
EDI-berichten rechtstreeks uit CASH!
Electronic Data Interchange is een per branche gestandaardiseerde communicatie van formulieren. Een automatisch aangemaakt EDI-bericht is in CASH Handel beschikbaar voor de formulieren: Pakbon en Factuur. Per klant wordt aangegeven welke formulieren, via een EDI-bericht worden verzonden. De verzending wordt verzorgd door een gespecialiseerde partij die het gestandaardiseerde bericht van de verzender vertaalt naar de standaard van de ontvanger. In deze functie kunnen de hiervoor benodigde gegevens worden vastgelegd in de administratie.
Belangrijk:
| 1 | Verkooporderinformatie van nieuw gedefinieerde statistiekcodes dienen altijd (eenmalig) opgebouwd te worden t/m de lopende periode. |
| 2 | Statistieken dienen eveneens opnieuw te worden opgebouwd, indien belangrijke 'niveau-informatie' (artikelcode, artikelgroep, rayon, etc.) is gewijzigd. Indien bijvoorbeeld de artikelgroep van een artikel is veranderd, dienen alle statistieken, waarin artikelgroepen voorkomen, opnieuw te worden opgebouwd. |
| 3 | Statistiekcodes waarvan de rubriek Datumselectie de waarde æOÆ (orderdatum & aantal besteld) of æIÆ (orderdatum & aantal initieel besteld) bevat, worden nooit direct bijgewerkt. De informatie van deze statistieken moet immers beschikbaar zijn, nog voordat de verkooporder wordt gefactureerd, terwijl deze gegevens nog steeds gewijzigd kunnen worden. Deze statistieken dienen dan ook ALTIJD op de æoudeÆ manier te worden opgebouwd. |
| 1 | Als bij functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk de rubriek Negatieve voorraad op N staat, wordt voor elke order de benodigde voorraad gecontroleerd. Als een (1) van de orderregels onvoldoende voorraad heeft wordt de gehele order niet verwerkt. |
| 2 | Het is mogelijk het ordernummer tevens als factuurnummer te gebruiken. Indien dit gewenst is, dient bij de rubriek Ordernummer=factuurnummer in functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk een J te worden ingevuld. |
| 3 | Tussen het afdrukken van de pakbon en de factuur kan een extra controlehandeling plaatsvinden. Bij de rubriek Extra controle factuur in functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk kan worden aangegeven dat een dergelijke controle gewenst is. Als de switch met J is geactiveerd, kan de factuur niet worden afgedrukt voordat de rubriek Status in de verkooporderkop gemuteerd is naar F (factureerbaar). |
| 4 | De lay-out van de facturen wordt bepaald door de vastgelegde standaard formuliercode, zie functie Standaard formuliercodes |
| 5 | Indien geen gebruik wordt gemaakt van de selectie van verkooporders op basis van de rubriek Afdrukselectie, zal in deze functie niet om de ingave hiervan worden gevraagd. |
| 6 | Indien eenzelfde artikel meerdere malen voorkomt op een factuur, wordt de artikelcode en/of de artikelomschrijving alleen op de eerste regel afgedrukt indien bij de desbetreffende Elementcode de conditie ARTNW = J is opgenomen. |
| 7 | Door de komst van de euro is het mogelijk dat voor een relatie verkooporders aanwezig zijn met verschillende valuta. Indien gekozen is om meerdere verkooporders te verzamelen op een (1) factuur, worden orders met verschillende valuta nooit verzameld. |
| 8 | In de artikelstamgegevens kunnen subteksten worden vastgelegd die of voor alle formulieren gelden, of alleen voor inkoop-, verkoop- of productieformulieren. Subteksten waarvan de formulierselectie ongelijk is aan A (alle formulieren) of V (verkoopformulieren) worden hier NIET afgedrukt. |
| 9 | Verkooporders kunnen worden geselecteerd op de rubriek Afdrukselectie, waarbij een onder- en/of een bovengrens kan worden aangegeven. Dit is alleen het geval, indien meer dan 2 Afdrukselecties voorkomen en er met de selectie geen verschillende formuliercodes worden gebruikt. Komen wel verschillende formuliercodes voor, dan kan er per run maar maximaal EEN Afdrukselectie worden geselecteerd. |
| 10 | Verzamelfacturen kunnen worden verzameld per afleveradres, waarbij per klantnummer, per afleveradres een aparte factuur wordt gemaakt. Met de Systeemswitch Sortering verkoopformulieren kan deze selectie als vaste waarde worden ingesteld. |
| 11 | Indien gebruik wordt gemaakt van een aparte G-rekening, kan het bedrag hiervan automatisch worden berekend. Dit is alleen mogelijk indien de OB bij de klant wordt verlegd (rubriek OB-code = 'N') en de rubriek G-rekening bij de klant de waarde 'J' bevat. In de systeemvariabelen, zie functie Instellen systeemvariabelen, dient in de rubriek Perc. G-rekening het percentage (in 2 decimalen) van de G-rekening te worden opgenomen. Voorts dient in de formulierlay-out de volgende Elementcodes te worden gebruikt: |
| GRPERC Percentage van factuurbedrag op aparte G-rekening | |
| GRBEDR Bedrag op G-rekening (factuurbedrag * percentage) | |
| GRREST Restbedrag op gewone rekening (factuurbedrag -/- bedrag G-rekening) | |
| BTWC Parameter OB-code: Conditiewaarde N is OB Verlegd. | |
| 12 | Per document/taalcode kan met functie Instellen tekst e-mailbericht/FORM/Taal een tekst worden vastgelegd, die in de 'body' van het e-mailbericht moet worden opgenomen. |
| 13 | Indien een kopie-factuur moet worden vervaardigd, kan deze per PDF naar een vrij in te geven e-mailadres worden gestuurd. Dit is alleen het geval, indien de originele factuur is afgedrukt (derhalve niet per PDF is verzonden) en de factuur is opgevraagd vanuit functie Opvragen verkoophistorie (order) |
* 2733 Origineel of Kopie (O,K)
Met deze rubriek wordt aangegeven of een origineel formulier of een kopie van een reeds afgedrukt formulier moet worden afgedrukt.
Afdrukselectie van t/m (grenswaarde) [2242]
* 2747 Formulierdatum (DDMMJJ)
De datum welke op het formulier wordt afgedrukt in de volgorde: dag, maand en jaar (DDMMJJ). Met ENTER wordt de systeemdatum gehanteerd.
* 2912 Dagboek verkoop (6 cijfers/letters)
Hier dient een bestaande dagboekcode te worden ingevuld. Dit dagboek is bestemd voor het boekhoudkundig verzamelen van alle verkoopfacturen gemaakt door CASH Handel. De dagboeksoort dient U (uitgaande facturen) te zijn. Afhankelijk van de systeemswitch Variabele dagboek keuze wordt de vaste dagboekcode getoond of kan de gewenste dagboekcode worden geselecteerd.
* 2917 Dagboek mag.uitgifte (6 cijfers/letters)
Een bestaande dagboekcode welke bestemd is voor het boekhoudkundig verzamelen van alle goederenuitgiften gemaakt door CASH Handel. De dagboeksoort dient M (memoriaal) te zijn. Met functietoets F2 wordt een overzicht van alle memoriaaldagboeken op het beeldscherm getoond. De grootboekmutaties van goederenuitgiften en -ontvangsten kunnen in hetzelfde dagboek worden verantwoord. Binnen grotere administraties is het overzichtelijker om aparte dagboeken te gebruiken. De grootboekmutaties van voorraadverschillen, herwaardering en assemblages worden in een ander dagboek verantwoord. Afhankelijk van de systeemswitch Variabele dagboek keuze wordt de vaste dagboekcode getoond of kan de gewenste dagboekcode worden geselecteerd.
* 0941 Formuliercode (6 cijfers/letters)
De code van het gewenste type formulier. Met ENTER wordt standaard een vooraf ingestelde code gehanteerd. Standaard formuliercodes kunnen vanuit het hoofdmenu, via functie Standaard formuliercodes worden ingesteld.
* 2748 Sortering (1,2,3,A,4)
Met deze rubriek kan de sorteervolgorde van de formulieren worden bepaald. De standaard sortering dient te worden opgegeven bij functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk Bij de keuze voor een sortering per klant (keuze 1, 2 of 3) ontstaan verzamelformulieren.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Klantzoeknaam |
| 2 | Klantnummer |
| 3 | Postcode |
| A | Afleveradres klant |
| 4 | Verkoopordernummer |
* 1 Bewaar mail (Ja/Nee)
Hier kunt u aangeven of de factuur die niet gemaild kan worden in een aparte map bewaard moet blijven zodat u deze dan met de hand kunt afdrukken.
* 2050 Nummerreeks (bestaande code)
Deze vraag verschijnt alleen op het beeldscherm, indien de gekozen volgorde op verkoopordernummer is EN met meerdere nummerreeksen wordt gewerkt.
Zoeknaam van t/m (grenswaarde) [2605]
Klantnummer van t/m (grenswaarde) [2220]
Postcode van t/m (grenswaarde) [2685]
Verkoopordernummer van t/m (grenswaarde) [2400]
Verkoopfactuurnummer van t/m (grenswaarde) [2450]
Factuurdatum van t/m (grenswaarde) [2431]
Artikelcode van t/m (grenswaarde) [2260]
* 2525 Emailen of afdrukken (E,A)
Deze vraag wordt alleen gesteld, indien het formulier (Origineel of Kopie) anders per e-mail zou worden verzonden. Voor eigen gebruik kan dan alsnog worden besloten, om het formulier af te drukken, in plaats van het per e-mail te verzenden.