LET OP: deze functie importeert alleen een Auditfile in ASCII formaat.
Auditfiles in XML formaat zijn in te lezen met functie Import Auditfile 3.2
De volgende stamgegevens worden tegelijkertijd aangemaakt:
Grootboekrekeningen, Dagboekcodes en Relaties (debiteuren/crediteuren)
Dagboeken
De stamgegevens van de dagboeken worden automatisch aangemaakt, op het moment dat een financiële mutatie moet worden geconverteerd, waarvan het dagboek nog niet bekend is. In dat geval dient per dagboekcode, de Dagboeksoort te worden ingegeven. Hierbij dient een keuze te worden gemaakt uit: K = Kas/bank/giro, I = Inkomende facturen, U = Uitgaande facturen of M = Memoriaal. Als het een financieel dagboek betreft (keuze K), dient tevens de bijbehorende financiële rekening te worden ingetoetst.
Controle Auditfile
Voordat daadwerkelijk met de conversie wordt begonnen, wordt de in te lezen Auditfile gecontroleerd. Als fout(en) zijn geconstateerd, is het aan te raden de verwerking te beëindigen.
| 1 | Het is vereist dat de in te lezen Auditfile voldoet aan de eisen die door de Belastingdienst worden gesteld. |
| 2 | Deze functie kan ook door de accountant worden gebruikt die met CASH werkt, als de klant niet met CASH werkt. |
| 3 | Wanneer fouten in de Auditfile zijn geconstateerd, wordt daarvan melding gemaakt op het beeldscherm. Hierna wordt de vraag gesteld of de verwerking moet worden voortgezet of niet. |
| 4 | Alle mutaties, waarvan de datum VOOR de 'Eerste periode' in CASH ligt, worden als beginbalans opgenomen. Beginsaldi van het lopende boekjaar ofwel het boekjaar waarvan de Auditfile is aangemaakt, dient handmatig te worden ingevoerd. |
| 5 | Als de te converteren administratie meerdere boekjaren bevat, en het is gewenst dat deze ook in CASH aanwezig zijn, dan dient voor elk boekjaar een Auditfile te worden aangemaakt en ingelezen. De 'Eerste periode' dient dan ALTIJD in het jaar te liggen van de 'oudste' mutatie. |
| 6 | De grootboekrekening wordt rechtstreeks overgenomen uit de Auditfile. De lengte hiervan wordt bepaald, nadat zowel de voor- als achterliggende spaties zijn verwijderd. |
| 7 | Als tijdens de conversie mutaties voorkomen met nog onbekende dagboeken, dat dient hiervan de dagboeksoort - en bij financiële dagboeken ook de tegenrekening - te worden ingegeven. |
| 8 | Als mutaties voorkomen die op de vaste rekening Projecten zijn geboekt, zie functie Administratieparameters worden geboekt op de grootboekrekening Uitzoeken. De reden hiervan is, dat de hierbij behorende projectcode en werksoortcode niet in de Auditfile voorkomen. |
| 9 | Bij het aanmaken van de stamgegevens van de grootboekrekeningen, wordt de rubriek Soort aan de hand van de eerste positie van het rekeningnummer bepaald en wel als volgt: |
| Als eerste positie is 4, dan wordt rubriek Soort: 3 | |
| Als eerste positie is 7, dan wordt rubriek Soort: 2 | |
| Als eerste positie is 8, dan wordt rubriek Soort: 1 | |
| In alle andere gevallen wordt de rubriek Soort: B | |
| Afwijkingen hierop dienen handmatig te worden aangepast. | |
| 10 | Van zowel debiteuren als crediteuren worden het laagste EN het hoogste nummer op het beeldscherm getoond. Als deze conflicteren, kan voor debiteuren en /of crediteuren een 'ophoogfactor' worden aangegeven. |
| 11 | Bij de Exact versie ('Exact voor Windows 3.7') staat bij de beginbalansboekingen GEEN dagboekcode in de mutatie. Deze wordt in deze (bestaande) variant ook ingetoetst, met de bijbehorende Grootboekrekening. |
Bestandsnaam (128 cijfers/letters) [14]
De naam van het bestand dat moet worden ingelezen. Als u op F2 klikt, wordt een scherm getoond waaruit het bestand kan worden geselecteerd.
CASHWin: U mag de bestandsnaam laten voorafgaan door de naam van de schijf en de map (bijvoorbeeld c:\bank\accept\mut.dat)
CASHWeb: Als u werkt met CASHWeb dan kan het zijn dat u het bestand eerst moet uploaden van uw PC naar de CASHWeb-server. Klik dan op de 'Upload'-icoon. Klik daarna op 'Verversen' om de bestandsnaam in het venstertje op te laten nemen. Selecteer daarna de bestandsnaam in het venstertje.
Dagboeksoort (I,U,K,M,B,V) [903]
De dagboeksoort geeft het type dagboek aan. De soort bepaalt onder andere welke controles tijdens de invoer van de mutaties worden uitgevoerd.
Geldige waarden zijn:
| I | Inkomende facturen |
| U | Uitgaande facturen |
| K | Kas, bank en giro |
| M | Memoriaal |
| B | Beginbalans |
| V | Voorafgaande jp's |
Grootboekrekening (bestaande waarde) [201]
Deze rubriek wordt alleen getoond als bij de vorige rubriek (Dagboeksoort) de waarde 'K' is ingegeven. Hier dient de bij het financiële dagboek behorende financiële rekening te worden ingegeven.