| 1 | Indien gewerkt wordt met CASHWin (de offline-versie) moet de smtp-server eenmalig worden zijn vastgelegd in de CASH Setup. |
| 2 | Indien gewerkt wordt met CASHWin (de offline-versie) zijn de inloggegevens van de Webservices-account noodzakelijk voor o.a. de bankenkoppeling. |
| 3 | Indien gewerkt wordt met CASH FINANCIEEL of CASH COMPACT PRO kunnen de instellingen voor de Aanmaanrobot worden gedaan. |
| 4 | Indien gewerkt wordt met een van de factureringsmodules is het noodzakelijk om de Bedrijfsgegevens aan te vullen. Deze gegevens worden opgeslagen in de UBL die meegestuurd wordt met de digitale factuur. |
| 5 | Indien gewerkt wordt met CASH Connect en de CASH-postbus voor inkoopfacturen |
| 6 | Indien gewerkt wordt met CASH Connect en de CASH-postbus voor verkoopfacturen |
| 7 | Indien periodieke facturen zijn ingevoerd kan worden ingesteld om deze (per periodecode) automatisch te laten verzenden. |
OM VANUIT CASH E-MAILS TE KUNNEN VERSTUREN
Er zijn allerlei functies die e-mails versturen (facturen, aanmaningen, signaleringen). Voor CASHWin moet de naam van de mailserver worden ingesteld. Dat kunt u hier. Voor CASHWeb is dat niet nodig.
De ingestelde gegevens kunnen worden gewijzigd in de CASH Setup met 'Instellingen configuratie', tabblad e-mail.
Smtp-server (50 cijfers/letters) [8677]
De naam van de smtp-server. SMTP staat voor Simple Mail Transfer Protocol. Dit is de 'mailserver' die de uitgaande berichten verstuurt. Heeft u geen mailserver dan staat de naam van de smtp-server in uw e-mail programma vermeld. Dit kunt u vinden bij de instellingen van uw e-mail programma. Voor nadere uitleg hierover verwijzen wij u naar:
Desgewenst kunt u achter de smtp-server ook de poort zetten bijv: smtp.mail.nl:25
Inlogggevens van de CASH Webservices
De inloggegevens worden alleen gevraagd als deze niet al zijn ingevuld. Na ingave worden deze opgeslagen bij de 'Gebruiker' in de CASH Setup.
Relatienummer (6 cijfers) [1399]
Het relatienummer dat u heeft doorgekregen bij de aanmelding voor CASH Webservices.
Loginnaam (72 cijfers/letters) [1398]
Vul hier de loginnaam in die u heeft doorgekregen bij de aanmelding voor CASH Webservices.
Wachtwoord (72 cijfers/letters) [1397]
Vul hier het wachtwoord in waarmee u in CASHWebservice kunt inloggen.
AANMAANROBOT
De overige instellingen voor de Aanmaanrobot kunnen worden gewijzigd via Aanmaanrobot / Pramaters aanmaanrobot.
Autom. activeren (N,J) [1459]
Met deze rubriek kunt u aangeven dat u de aanmaaanfunctie automatisch wilt laten starten. Door ingave van een 'J' wordt de functie automatisch gestart nadat de administratie wordt afgesloten. In een multi-user of netwerkversie gaat het om de laatste gelijktijdige gebruiker. U kunt deze rubriek alleen op 'J' zetten als ook de rubrieken 'E-mail afzender' en 'Formuliercode' zijn ingevuld. Ook de rubriek 'Smtp-server' in de CASH-SETUP moet zijn ingevuld. Let op: De functie wordt nooit gestart op zaterdag of zondag.
U wordt geadviseerd om de aanmaanrobot de eerste keer handmatig via het menu te starten. Na afloop wordt de 'aanmaningen.log' gestuurd naar de 'E-mail afzender', zodat u kunt zien hoe het verzenden van de aanmaningen is verlopen. Als dit naar tevredenheid is gegaan, kunt u kiezen voor het automatisch activeren van de functie. De functie start dan voortaan als het ware in de achtergrond.
Als de Aanmaanrobot wordt aangezet wordt bij het verlaten van deze instelfunctie een voorbeeld Aanmaning gestuurd naar het ingegeven e-mailadres. Hiervoor wordt de standaard formulierlayout en de aanmaningsteksten gebruikt. Controleer deze voorbeelden even, want bij het verlaten van CASH wordt de Aanmaanrobot direct gestart met deze instellingen.
E-mail afzender (60 cijfers/letters) [1465]
Het E-mailadres dat als afzender wordt gebruikt in de functie Aanmaanrobot Als deze rubriek niet is ingevuld wordt de waarde gebruikt die bij de Administratieparameters is ingevuld. Als deze ook leeg is wordt de waarde uit de CASH-SETUP overgenomen.
Interval dagen (3 cijfers) [1455]
Hier dient het aantal dagen te worden ingegeven dat minimaal tussen de aanmaningen van een factuur moet liggen. De defaultwaarde is 14. Dit voorbeeld zorgt er voor dat opvolgende aanmaningen mbt. dezelfde factuur nooit binnen de 14 dagen worden gestuurd.
FACTURERING (verplichte afzendervelden voor de digitale factuur)
De Bedrijfsgegevens worden alleen opgevraagd voor zover deze nog niet zijn ingevuld. Om de gegevens te wijzigen gaat u naar Instellingen / Bedrijfsgegevens.
Naam (35 cijfers/letters) [103]
De (bedrijfs-)naam van de relatie.
Adres (35 cijfers/letters) [105]
Het adres, dus de straat en het huisnummer.
Pc+plaats (35 cijfers/letters) [107]
De postcode en de plaats.
Telefoonnr (35 cijfers/letters) [108]
Het telefoonnummer, dat in principe alleen uit cijfers kan bestaan.
Voor de duidelijkheid wordt éénmaal een liggend streepje (-) geaccepteerd en eventueel op de 1e positie het '+'-teken, indien het nummer meer dan 10 tekens bevat (buitenlands nummer).
Foutieve voorbeelden: +3560570, 070-3560-570, 070/3560570
Correcte voorbeelden: +31703560570, 070-3560570, 3560570
E-mailadres (72 cijfers/letters) [120]
In deze rubriek worden hoofdletters automatisch naar kleine letters omgezet. Er dient minimaal één @ voor te komen en minimaal één punt achter de @. Er mogen geen spaties voorkomen en geen speciale leestekens behalve de underscore.
KvK-nr (12 cijfers/letters) [1479]
Het KvK nummer van de onderneming
OB-nummer (16 cijfers/letters) [823]
Het OB-nummer behorende bij de administratie.
Het nummer bestaat uit een tweeletterige landcode, voor Nederland NL, gevolgd door een aantal cijfers.
INKOOPFACTUREN POSTBUS
Om de instellingen nadien te wijzigen gaat u naar Instellingen / Crediteurenparameters, tabblad UBL/Fiatteren.
Automatisch inlezen (1 cijfers/letters) [1627]
LET OP: Om dit te kunnen aanvinken heeft u de module Cash Connect nodig.
Als deze rubriek aangevinkt is, wordt bij het openen van de administratie de klaarstaande inkoop-UBL-facturen automatisch ingelezen. Ze worden nog niet verwerkt in de administratie. Gezocht wordt in de submap efactuur/[admicode].
Als gewerkt wordt met CASHWin worden automatisch de facturen opgehaald die zijn gemailed naar uw postbus op de Cashwebserver.
Het mailadres is dan accountnummer.[admicode]@efactuur.cashweb.nl
Facturen worden uitsluitend doorgeboekt als direct verwerken ook is aangevinkt. Alleen bestaande crediteuren gematcht op basis van zijn KvK-nummer of OB-nummer worden dan doorgeboekt.
Dus nieuwe crediteuren worden niet automatisch doorgeboekt. Om deze door te boeken dient de handmatige inleesfunctie te worden gestart. Deze functie vult dan ook het KvK-nummer aan zodat de crediteur de volgende keer wel gematcht kan worden.
Nadat de factuur gefiatteerd is vindt controle plaats dat dezelfde factuur niet nogmaals kan worden ingelezen. Ook het matchen op eerder gebruikte grootboekrekeningen vindt pas plaats nadat de factuur gefiatteerd is.
Pers.code (bestaande waarde) [142]
De medewerker die de actie moet uitvoeren.
PDF's verrijken (N,J,L,M,E,S,P) [1630]
Verwerking van PDF's en/of UBL's vindt plaats vanuit de CASH-postbus Hier heeft u de module Cash Connect voor nodig.
KEUZE HANDMATIG:
Indien u kiest voor Handmatig dan blijven de inkoopfacturen die alleen als PDF (dus zonder UBL) worden ontvangen in de postbus staan en kunnen handmatig met de functie 'Onderhoud dagboeken / inkomende facturen' worden ingeboekt.
KEUZE VIA GO2UBL:
go2UBL is een externe website die een elektronische factuur in de vorm van een PDF kan aanvullen met een UBL zodat deze automatisch in de administratie kan worden verwerkt. Als u hier gebruik van wilt maken dient u eerst een abonnement af te sluiten bij go2UBL. Zij brengen voor deze dienst een prijs van 0,35 euro (prijspeil 2018) voor iedere aangevulde factuur in rekening.
Om dit proces te automatiseren dient u:
1) een abonnement bij go2UBL af te sluiten.
2) binnen uw go2UBL-account eenmalig het adres van uw postbus vast te leggen als [cashwebaccount].[admicode]@efactuur.cashweb.nl
3) in de crediteurenparameters in de rubriek PDF's verrijken te kiezen voor J (via go2UBL)
4) in de bedrijfsgegevens van uw CASH-administratie uw KvK-nummer en emailadres in te vullen.
CASH detecteert dan voortaan zelf of er een UBL ontbreekt en stuurt de PDF eerst door naar go2UBL. Binnen 24 uur zet go2UBL de factuur terug in de postbus en kan deze worden verwerkt.
KEUZE VIA LIST2UBL:
go2UBL is een externe website die een elektronische factuur in de vorm van een PDF kan aanvullen met een UBL zodat deze automatisch in de administratie kan worden verwerkt. Met regelherkenning is het mogelijk om per regel een UBL-regel aan te maken. Als u hier gebruik van wilt maken dient u eerst een abonnement af te sluiten bij go2UBL. Zij brengen voor deze dienst een prijs vanaf 0,35 euro (prijspeil 2018) voor iedere aangevulde factuur in rekening, afhankelijk van het aantal factuurregels.
Om dit proces te automatiseren dient u:
1) een abonnement bij go2UBL af te sluiten met regelherkenning (=list2UBL).
2) binnen uw go2UBL-account eenmalig het adres van uw postbus vast te leggen als [cashwebaccount].[admicode]@efactuur.cashweb.nl
3) in de crediteurenparameters in de rubriek PDF's verrijken te kiezen voor L (via list2UBL)
4) in de bedrijfsgegevens van uw CASH-administratie uw KvK-nummer en emailadres in te vullen.
CASH detecteert dan voortaan zelf of er een UBL ontbreekt en stuurt de PDF eerst door naar list2UBL. Binnen 24 uur zet list2UBL de factuur terug in de postbus en kan deze worden verwerkt.
KEUZE VIA ZOWEL GO2UBL ALS LIST2UBL:
Bij uw relatie's kunt u via 'F8 Menu', 'E-mailadressen Go2Ubl Lines' opgeven dat PDF's ontvangen van dat e-mailadres of domein naar lines2UBL moeten worden gemaild, alle andere PDF's worden naar go2UBL verzonden. Zo kunt u zelf bepalen welke facturen per regel moeten worden uitgesplitst (tegen een hoger tarief) en welke op de standaardmanier worden aangeleverd.
KEUZE VIA ELVY:
Elvy is een externe website die een elektronische factuur in de vorm van een PDF kan aanvullen met een UBL zodat deze automatisch in de administratie kan worden verwerkt. Als u hier gebruik van wilt maken dient u eerst een abonnement af te sluiten bij Elvy. Zij brengen hiervoor een fixed prijs per maand in rekening. Voor dit bedrag mag u onbeperkt PDF's insturen.
Om dit proces te automatiseren dient u:
1) een abonnement bij Elvy af te sluiten.
2) in de crediteurenparameters in de rubriek PDF's verrijken te kiezen voor E (via ELVY)
3) in de bedrijfsgegevens van uw CASH-administratie uw KvK-nummer en emailadres in te vullen.
CASH detecteert dan voortaan of er een UBL ontbreekt en stuurt de PDF dan door naar Elvy. Binnen 24 uur zet Elvy de factuur terug in de postbus en kan deze worden verwerkt.
KEUZE VIA CASH SCAN EN HERKEN:
CASH Scan en Herken maakt bij een factuur in PDF-formaat een elektronische factuur die automatisch in de administratie kan worden verwerkt.
Om dit proces te automatiseren dient u:
1) over CASH Connect te beschikken.
2) in de crediteurenparameters in de rubriek PDF's verrijken te kiezen voor S (via CASH Scan en Herken)
3) in de bedrijfsgegevens van uw CASH-administratie uw KvK-nummer en emailadres in te vullen.
CASH detecteert dan voortaan of er een UBL ontbreekt en stuurt de PDF dan door naar CASH Scan en Herken. Binnen 5 minuten staat de factuur in de postbus en kan deze worden verwerkt.
VERKOOPFACTUREN POSTBUS
Deze instellingen worden alleen gevraagd als er geen factureringsmodule van CASH in gebruik is.
Om de instellingen nadien te wijzigen gaat u naar E-facturering / Verkoopfacturen / Instellingen
* 1627 Automatisch inlezen (1 cijfers/letters)
LET OP: Om dit te kunnen aanvinken heeft u de module Cash Connect nodig.
Als deze rubriek aangevinkt is, wordt bij het openen van de administratie de klaarstaande verkoop-UBL-facturen automatisch in de administratie ingelezen. Gezocht wordt in de submap vfactuur/[admicode].
Als gewerkt wordt met CASHWin worden automatisch de facturen opgehaald die zijn gemaild naar uw postbus op de Cashwebserver.
Het mailadres is dan accountnummer.[admicode]@vfactuur.cashweb.nl
Bij het doorboeken wordt de debiteur gematcht op basis van zijn debiteurennummer of de combinatie postcode / huisnummer. Als de debiteur nog niet bestaat wordt deze automatisch aangemaakt.
De omzet wordt per factuur verdicht op basis van de btw-soort, dus omzet hoge btw, omzet lage btw en omzet nul-btw.
PDF's verrijken (N,J,E,P) [1879]
Verwerking van PDF's en/of UBL's vindt plaats vanuit de CASH-postbus. Hier heeft u de module Cash Connect voor nodig.
KEUZE HANDMATIG:
Indien u kiest voor Handmatig dan blijven de verkoopfacturen die alleen als PDF (dus zonder UBL) worden ontvangen in de postbus staan en kunnen handmatig met de functie 'Onderhoud dagboeken / uitgaande facturen' worden ingeboekt.
KEUZE VIA GO2UBL:
go2UBL is een externe website die een elektronische factuur in de vorm van een PDF kan aanvullen met een UBL zodat deze automatisch in de administratie kan worden verwerkt. Als u hier gebruik van wilt maken dient u eerst een abonnement af te sluiten bij go2UBL. Zij brengen voor deze dienst een prijs van 0,35 euro (prijspeil 2016) voor iedere aangevulde factuur in rekening.
Om dit proces te automatiseren dient u:
1) een abonnement bij go2UBL af te sluiten.
2) binnen uw go2UBL-account eenmalig het adres van uw postbus vast te leggen als [cashwebaccount].[admicode]@vfactuur.cashweb.nl
3) in de functie Instellen verkoop-UBL's in de rubriek PDF's verrijken kiezen voor J (via go2UBL)
4) in de bedrijfsgegevens van CASH uw KvK-nummer in te vullen.
5) in de bedrijfsgegevens van CASH uw e-mailadres in te vullen.
CASH detecteert dan voortaan zelf of er een UBL ontbreekt en stuurt de PDF eerst door naar go2UBL. Binnen 24 uur zet go2UBL de factuur terug in de postbus en kan deze worden verwerkt.
KEUZE VIA CASH PREMIUM SCAN EN HERKEN:
CASH Premium Scan en Herken maakt bij een factuur in PDF-formaat een elektronische factuur die automatisch in de administratie kan worden verwerkt.
Om dit proces te automatiseren dient u:
1) over CASH Connect te beschikken.
2) bij E-facturering, Verkoopfacturen, Instellingen in de rubriek PDF's verrijken te kiezen voor P (via CASH Premium Scan en Herken)
3) in de bedrijfsgegevens van uw CASH-administratie uw KvK-nummer en emailadres in te vullen.
CASH detecteert dan voortaan of er een UBL ontbreekt en stuurt de PDF dan door naar CASH Premium Scan en Herken. Binnen 5 minuten staat de factuur in de postbus en kan deze worden verwerkt.
AUTOMATISCHE PERIODIEKE FACTUREN
Indien er periodieke factuurregels in de administratie zijn ingevoerd kan per periodecode worden ingesteld dat deze automatisch moeten worden verzonden (indien u de administratie sluit).
* 1555
Per periodecode wordt gevraagd of deze optie moet worden aan/uit gezet.
AUTOMATISCHE AFSCHRIJVINGEN
Indien er afschrijvingen in de administratie zijn ingevoerd die per periodiek dienen te worden verwerkt kan deze automatisch worden uitgevoerd (indien u de administratie sluit).
Dagboekcode (bestaande waarde) [901]
Het dagboek waarin de mutaties moeten worden verantwoord.
Het is zinvol met een apart dagboek (van het soort Memoriaal) te werken.
Volgorde (1,2) [308]
Hier kunt u aangeven in welke volgorde de afschrijvingen worden doorgeboekt.
Geldige waarden zijn:
1 Afschrijvingsnummer
2 Grootboekrekening Balans
Autom. activeren (N,J) [3321]
Met deze rubriek kunt u aangeven dat u de afschrijvingsmodule automatisch wilt laten starten. Door ingave van een 'J' wordt de functie automatisch gestart nadat de administratie wordt afgesloten. U wordt geadviseerd om de afschrijving de eerste keer handmatig via het menu te starten en totdat de huidige periode is bereikt. Als dit naar tevredenheid is gegaan, kunt u kiezen voor het automatisch activeren van de functie. De functie start dan voortaan als het ware in de achtergrond.
GEBRUIK VAN ONLINE EN OFFLINE
Gebruik programma (1 cijfers/letters) [3300]
Hier kunt u aangeven of deze administratie online (CASHWeb) of offline (Cashwin) gebruikt wordt. Als de administratie wel eens van Cashwin naar CASHWeb wordt gestuurd dan wilt u niet dat alle automatische functies gaan werken. Anders staan bijvoorbeeld PDF documenten in een archief op CASHWeb, terwijl u eigenlijk op Cashwin werkt.