| 1 | Het boeken van mutaties gebeurt altijd via een dagboek. Voordat men kan gaan boeken, dienen daarom eerst de te gebruiken dagboeken te zijn ingevoerd. |
| 2 | Het verwijderen van een dagboek is alleen mogelijk als er geen grootboekmutaties (meer) aanwezig zijn die via dat dagboek zijn ingevoerd. |
| 3 | Om technische redenen is het wijzigen van bepaalde rubrieken niet mogelijk. |
| 4 | Wordt geboekt, dan is het mogelijk om CASH de sluitboeking te laten maken. Het resterende saldo wordt dan automatisch op een bepaalde grootboekrekening geboekt. Deze faciliteit is nuttig bij onder andere dagboeken voor de kas, de bank en de beginbalans. Gezien deze mogelijkheid is het raadzaam om eerst het grootboekschema aan te maken en pas daarna de dagboeken. |
| 5 | Door een valutacode aan een dagboek te koppelen is het mogelijk om die valutasoort in dat betreffende dagboek te onderhouden. Deze faciliteit is nuttig om bijvoorbeeld een bankrekening in vreemde valuta te onderhouden. |
| 6 | De eigenschap 'V' aan een dagboek geeft aan dat in het betreffende dagboek in elke valutasoort mag worden gemuteerd. Bij het binnengaan van het dagboek wordt dan om de valutasoort gevraagd. |
| 7 | Het is niet toegestaan om aan een dagboek een tegenrekening te koppelen als de betreffende tegenrekening tevens bij een ander dagboek in gebruik is. |
| 8 | Dagboeksoort 'V' maakt het mogelijk om te werken met Pro Memorie journaalposten (PM-posten). Dit zijn journaalposten die alleen worden meegeteld in de saldi van de periode waarin zij zijn geboekt. |
| De invoer van deze PM-posten vindt plaats op de gebruikelijke wijze echter in dagboeksoort 'V'. Alle overzichtsfuncties die de vraag 't/m boekperiode' stellen zijn zo geprogrammeerd dat deze in het gepresenteerde saldo het totaal van de PM-posten van alleen DIE periode meetellen. | |
| Er geldt een aantal beperkingen, zo is het niet mogelijk om: | |
| - te boeken op de grootboekrekening Debiteuren en Crediteuren | |
| - te boeken op de grootboekrekening Projecten | |
| -te boeken op een grootboekrekening met een subadministratie | |
| transitorisch te boeken | |
| 9 | PM-posten worden bijvoorbeeld gebruikt om het 'onderhanden werk' op de balans te presenteren. In de volgende periode hoeven deze PM-posten dan niet te worden teruggeboekt. |
Dagboekcode (sleutelwaarde) [901]
De dagboekcode is de unieke code waarmee het dagboek wordt opgeroepen.
Voorbeelden zijn KAS, RABO en LONEN.
Dagboeknaam (30 cijfers/letters) [902]
De dagboeknaam is de volledige omschrijving van het dagboek.
Voorbeelden zijn RABO 54.54.34.365 en Kas filiaal Ede.
Dagboeksoort (I,U,K,M,B,V) [903]
De dagboeksoort geeft het type dagboek aan. De soort bepaalt onder andere welke controles tijdens de invoer van de mutaties worden uitgevoerd.
Geldige waarden zijn:
| I | Inkomende facturen |
| U | Uitgaande facturen |
| K | Kas, bank en giro |
| M | Memoriaal |
| B | Beginbalans |
| V | Voorafgaande jp's |
Grootboekrekening (bestaande waarde) [201]
De rekening waarop de sluitboeking wordt verricht. Als geen automatische sluitboeking is gewenst, kan het veld leeg worden gelaten. Het is niet toegestaan een grootboekrekening aan te geven die ook is ingevuld bij één van de rubrieken van de functie Instellen administratieparameters.
In principe wordt de rubriek voor alle dagboeken van het type K (Kas, Bank en Giro) ingevuld. In het boekingsscherm staat het dagboeksaldo wat als controle dient op de juistheid van de ingevoerde gegevens. Bij andere dagboeksoorten waar een dergelijke controle niet mogelijk is wordt het gebruik van een 'vaste tegenrekening' dan ook afgeraden.
Kostenplaats (bestaande waarde) [911]
De vaste kostenplaats die wordt gebruikt om elke boeking die via het betreffende dagboek verloopt, te verbijzonderen.
In het geval de boekingen van een dagboek altijd naar dezelfde kostenplaats worden verbijzonderd, kan van deze rubriek gebruik worden gemaakt. Als automatische verbijzondering naar een vaste kostenplaats niet is gewenst, kan het veld leeg worden gelaten.
Valutacode (3 cijfers/letters) [983]
De valutacode van de valuta waarin het betreffende dagboek wordt onderhouden. Wordt deze rubriek ingevuld dan worden alle boekstukken in die valutasoort gevoerd. In combinatie met een rekening waarop de sluitboeking wordt verricht is het mogelijk een bankrekening in vreemde valuta te onderhouden. Het boekingsscherm bevat dan in dat geval twee dagboeksaldi: Een saldo in de vreemde valutasoort en een saldo in de lokale valuta.
Bank/IBAN (35 cijfers/letters) [110]
Het banknummer in IBAN formaat (NL99BANK0123456789).
Wordt het dagboek gebruikt voor een koppeling met Internetbankieren, dan kan hier het betreffende binnenlandse Bank- of gironummer worden ingevoerd. Dit is alleen van toepassing bij dagboeken van het type K (Kas, Bank en Giro).
Eigenschappen (10 cijfers/letters) [904]
Klik op het veld om de eigenschappen te wijzigen. Zie aldaar voor verdere uitleg over de eigenschappen die kunnen worden geactiveerd.
Gbrek verw bijdrage (bestaande waarde) [915]
Het is mogelijk automatisch de verwijderingsbijdrage van bepaalde goederen te laten uitsplitsen bij een dagboek van het type Inkomende facturen en Uitgaande facturen. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken, kan in deze rubriek de te hanteren grootboekrekening worden ingevoerd. Tijdens het invoeren van facturen met functie Onderhoud dagboeken wordt het bedrag aan verwijderingsbijdrage opgevraagd. Het aldaar opgegeven bedrag wordt op deze grootboekrekening verantwoord.
Dagboekcode extern (4 cijfers/letters) [1191]
Ten behoeve van het inlezen van mutaties in het E-port formaat kan hier de corresponderende dagboekcode worden ingevuld. Staat er bijvoorbeeld code 60 in het E-port bestand voor de dagboekcode Kas dan kan hier bij het dagboek KAS de code 60 worden ingevuld. De mutaties met dagboekcode 60 worden dan in het dagboek KAS ingelezen.
Code geblokkeerd (N,J) [1350]
Met deze code kan worden aangegeven dat de betreffende dagboekcode niet meer moet worden getoond in een dropdownbox met beschikbare dagboekcodes, bijvoorbeeld bij dagboeken die gesteld zijn in een 'oude' valutacode zoals de NLG.
In overzichten die historische gegevens tonen worden de dagboekcodes wel getoond.
Periodieke boekingen (A) [1649]
Met deze rubriek kan worden aangegeven dat de periodieke boekingen van dit dagboek automatisch worden doorgeboekt zodra de administratie wordt benaderd in een nieuwe periode.
Keuze factuurnummer (1,2,3,4) [1346]
Met deze rubriek kan worden gekozen hoe het factuurnummer van boekingen op de grootboekrekening debiteuren moet worden opgebouwd.
Keuze is:
| 1 | Boekjaar plus periodenummer |
| 2 | Periodenummer |
| 3 | Stuknummer |
| 4 | Factuurnummer 000000 wordt gekozen. Dit is handig als te verwachten valt dat de debiteur zijn facturen betaald zonder vermelding van factuurnummer. In dat geval worden alle betalingen op factuurnummer 000000 geboekt. |
| F3 | Taal | D0162 Buitenlandse omschrijving |