| - | algemene systeemswitches |
| - | systeemswitches voor het invoeren van verkooporders |
| - | systeemswitches voor het afdrukken van verkooporders |
| - | systeemswitches voor de inkooporders |
| - | systeemswitches voor de productie administratie |
| - | systeemswitches voor de historie |
Systeemswitches worden over het algemeen eenmalig ingesteld. Hoewel deze switches op ieder gewenst moment tijdelijk of permanent kunnen worden gewijzigd, is het aan te bevelen bij het instellen van de systeemswitches een weloverwogen keuze te maken. Wanneer een systeemswitch later wordt gewijzigd, zal de wijziging VANAF dat moment worden geactiveerd en NIET met terugwerkende kracht in werking treden.
| 1 | Een aantal systeemswitches heeft verstrekkende gevolgen voor de werking van het programma. Het is daarom veiliger deze programmafunctie te voorzien van een wachtwoord. Zie hiervoor functie Wachtwoorden |
| 2 | Pas nadat een systeemswitch is ingevoerd, wordt de werking ervan geactiveerd. Dit gebeurt NIET met terugwerkende kracht. |
| 3 | Met de functies Afdrukken parameters en CALL: parameters (prod) kan een overzicht van alle parameters worden afgedrukt. Druk een dergelijk overzicht af op het moment dat alle instellingen juist zijn ingevoerd. Bij telefonisch contact met de Helpdesk kan dit overzicht van nut zijn. |
* 2101 Voorraad administratie (J,N)
Deze systeemswitch bepaalt of de voorraad al dan niet moet worden geregistreerd. Indien dit wel het geval is, wordt de voorraad automatisch bijgewerkt naar aanleiding van goederenontvangsten, inkoopfacturen, pakbonnen, verkoopfacturen, registraties van materiaalverbruik, gereedmeldingen van productiedossiers en voorraadverschillen.
LET OP:
de datum waarop deze rubriek wordt gewijzigd wordt vastgelegd en op dit scherm getoond. Hierdoor is altijd zichtbaar of, en zo ja wanneer, deze systeemswitch voor het laatst is gewijzigd.
* 2114 Maximum aantal decimalen (0,2,3,4)
Artikelaantallen kunnen zonder decimalen of, indien noodzakelijk, tot en met vier decimalen achter de komma worden geregistreerd. Het aantal decimalen kan per artikel worden vastgesteld. De hier ingevulde waarde bepaalt het maximum aantal decimalen dat bij de artikelen kan worden aangegeven. Bij de functies Artikel en Onderhoud materiaal wordt op de hier ingevulde waarde gecontroleerd.
Geldige waarden zijn:
| 0 | Geen decimalen |
| 2 | 2 decimalen |
| 3 | 3 decimalen |
| 4 | 4 decimalen |
* 2102 Voorraad waardering (G,H,V,L)
De aanwezige voorraad kan volgens verschillende systemen worden gewaardeerd.
Geldige waarden zijn:
| G | Gemiddelde inkoopwaarde (G.I.W.) |
| H | Historische kostprijs (H.K.P.) |
| V | Vaste verrekenprijs (V.V.P.) |
| L | Laatste inkoopprijs (L.I.P.) |
De GEMIDDELDE INKOOPWAARDE (G.I.W.) is het meest gebruikte systeem voor de waardering van de voorraad. De ingekochte artikelen worden in de voorraad gewaardeerd tegen de actuele inkoopprijs van de overeenkomstige inkoopfactuur. De uitgifte van de artikelen gebeurt op basis van de gemiddelde inkoopwaarde van de voorraad, berekend op het moment van voorraadafboeking.
De HISTORISCHE KOSTPRIJS (H.K.P.) is het meest bewerkelijke systeem voor de waardering van de voorraad. Het kan echter noodzakelijk zijn voor artikelen met een hoge inkoopprijs. De kostprijs van de omzet wordt per verkooporderregel handmatig ingevoerd op het moment van facturering. De status van de verkooporderregel moet dan minimaal G (gereedgemeld) zijn.
De VASTE VERREKENPRIJS (V.V.P.) wordt toegepast als de inkoop- en verkoopprijzen voortdurend variëren en er geen vast verband bestaat tussen beide prijzen. Om toch een redelijk zuivere benadering van de kostprijs van de omzet te realiseren wordt een vaste verrekenprijs gehanteerd, welke voor langere tijd als vaste prijs geldt.
De LAATSTE INKOOPPRIJS (L.I.P.) is vergelijkbaar met de vaste verrekenprijs. Het verschil is alleen het moment van voorraadherwaardering. Bij L.I.P. vindt de herwaardering namelijk plaats op het moment dat de inkoopprijs via het verwerken van de inkoopfactuur bekend is geworden. Bij V.V.P. vindt de herwaardering plaats op een zelf gekozen moment.
LET OP:
indien de GEMIDDELDE INKOOPWAARDE of LAATSTE INKOOPPRIJS wordt gewijzigd in VASTE VERREKENPRIJS, dient eerst een herwaardering van de aanwezige voorraad te worden uitgevoerd: groepsgewijs en met wijzigingspercentage van 0%. Zie hiervoor functie Herwaardering groepsgewijs Hierdoor wordt de juiste V.V.P. of L.I.P. bij alle artikelen opgenomen, uitgaande van de laatste inkoopprijs.
* 2111 Negatieve voorraad (J,N)
Indien de verkoopfactuur eerder wordt verwerkt dan de goederenontvangst, kan de voorraad negatief worden. Als bovendien de inkoopfactuur ook later wordt verwerkt dan de verkoopfactuur, kan de gemiddelde inkoopwaarde steeds verder afwijken van de laatste inkoopprijs. Voor een dergelijke situatie zijn twee mogelijke oplossingen:
| - | Een voorraadwaardering op basis van een vaste verrekenprijs. |
| - | Administratief verplichten dat de goederenuitgifte alleen mogelijk is uit voldoende voorraad. |
| J | Een negatieve voorraad is administratief mogelijk. |
| N | Een negatieve voorraad is niet toegestaan. |
LET OP:
Indien het voorraadwaarderingssysteem Gemiddelde inkoopwaarde is, mag de voorraad nooit negatief worden. In dat geval zal deze rubriek automatisch op N worden gezet.
* 2112 Voorraad controleniveau (T,V,E)
Tijdens de invoer van verkooporderregels kan worden gecontroleerd of de voorraad voldoende is. Bij overschrijding van het niveau wordt op het scherm een melding gegenereerd.
Het niveau waarmee de voorraadmutatie vergeleken wordt is variabel.
Geldige waarden zijn:
| T | Technische voorraad (werkelijke actuele voorraad) |
| V | Vrije voorraad (technische voorraad - gereserveerde verkoop) |
| E | Economische voorraad (technische voorraad + bestelde inkoop - gereserveerde verkoop) |
* 2113 Overzicht herwaardering (J,N)
Wanneer als voorraadwaarderingssysteem gekozen is voor vaste verrekenprijzen (V.V.P.) kunnen de prijzen worden geherwaardeerd met functie Herwaardering groepsgewijs Middels deze systeemswitch kan worden bepaald of tijdens het herwaarderen een overzicht moet worden afgedrukt.
* 2103 Meerdere magazijnen (J,N)
Bij elke voorraadmutatie kan een magazijncode worden opgegeven. Deze code verwijst naar het magazijn waar de voorraadmutatie heeft plaatsgevonden.
Deze systeemswitch geeft aan of wel of niet met meerdere magazijnen wordt gewerkt.
De volgende principes zijn van toepassing op het werken met meerdere magazijnen:
| - | Met een systeemswitch kan het gebruik van submagazijnen worden geactiveerd. |
| - | De voorraad in meerdere magazijnen wordt gezien als een subadministratie van de rubriek Technische voorraad. |
| - | Er is een (1) hoofdmagazijn en er kunnen meerdere submagazijnen zijn. |
| - | De voorraad in het hoofdmagazijn wordt berekend door het aantal in de submagazijnen af te trekken van de totale voorraad. |
| - | Bij elke voorraadmutatie wordt gevraagd vanuit of naar welk (sub)magazijn de mutatie moet plaatsvinden. Als de rubriek Magazijn leeg blijft, wordt het hoofdmagazijn gemuteerd. |
| - | Per inkoop- of verkooporderregel kan maximaal een (1) magazijn worden opgegeven. |
| - | Van de voorraadmutaties in de submagazijnen worden geen historische gegevens vastgelegd. |
| - | De berekening van het besteladvies en van de economische, gereserveerde- en bestelde voorraad gebeurt op basis van de totale voorraad en NIET op basis van de voorraad per magazijn. |
| - | Per artikel kan een standaard magazijn worden opgegeven. Bij elke voorraadmutatie wordt deze magazijncode bijgelezen. De code kan desgewenst handmatig worden gewijzigd. Deze werkwijze versnelt de goederenontvangst en -uitgifte en voorkomt onjuiste voorraadmutaties. |
* 3452 Meerdere magazijnlocaties (J,N)
Soms ligt het artikel op meerdere magazijnlocaties binnen het magazijn. In de stamgegevens van het artikel kunnen deze locaties worden vastgelegd in een tabel ( Artikel (deel 2) rubriek Magazijnlocatie). In de verkooporderregel is de locatie selecteerbaar voor picking. Op het formulier magazijnbon of pakbon kunnen alle ingestelde magazijnlocaties met een aparte regel worden getoont. (Instellingen formulier, Body, MAGAZIJNLOCATIE Op aparte regel)
* 2106 Inkooporderadministratie (N,J)
Met deze systeemswitch wordt de mogelijkheid geactiveerd om met een inkooporderadministratie te werken. De inkooporderadministratie bestaat uit besteladviezen, inkooporders, goederenontvangsten en inkoopfacturen. Voorraad- en financiële mutaties worden direct verwerkt. Verschillen tussen goederenontvangst en inkoopfactuur worden boekhoudkundig automatisch bijgewerkt op basis van de inkoopfactuur. Indien (nog) niet wordt gewerkt met de inkooporderadministratie dienen de inkoopfacturen handmatig te worden verwerkt in een dagboek voor inkomende facturen. De goederenontvangst dient dan apart te worden verwerkt in een memoriaal dagboek voor het magazijn. Zie hiervoor functie Onderhoud dagboeken algemeen
* 2105 Eenmalige artikelen (N,J,A)
Met deze systeemswitch wordt de mogelijkheid geactiveerd om met eenmalige artikelen te werken. Eenmalige artikelen zijn artikelen die niet in het standaard assortiment zijn opgenomen en waar, in principe, geen voorraad van wordt bijgehouden.
Per verkooporder wordt een speciale inkooporder aangemaakt. Deze orderregels van de verkoop- en inkooporder zijn direct met elkaar verbonden. Hierdoor wordt bij goederenontvangst en inkoopfactuur de actuele informatie op de verkooporderregel direct bijgewerkt.
In de productieomgeving wordt vaker over specifiek materiaal gesproken dan over Eenmalige artikelen. Specifiek materiaal is materiaal dat in principe niet op voorraad wordt gelegd of dat specifiek voor een bepaald product moet worden gebruikt. Belangrijk hierbij is dat voor elk specifiek materiaal een andere materiaalcode wordt gebruikt. Op deze wijze worden verschillende specifieke materialen van verschillende producten gescheiden geregistreerd. Per artikel kan worden bepaald of er sprake is van een eenmalig artikel. Zie hiervoor de functies Artikel en Onderhoud materiaal
Geldige waarden zijn:
| N | Er wordt niet met eenmalige artikelen gewerkt. |
| J | Ja, alleen als de actuele voorraad onvoldoende is moet automatisch een inkooporderregel worden aangemaakt. |
| A | Ja, van elke verkooporderregel moet altijd automatisch een inkooporderregel worden aangemaakt. |
| Indien het eenmalige artikel betrekking heeft op een productiedossier, wordt bij de verwerking van de goederenontvangst in dit geval het onderhandenwerk bijgewerkt en derhalve niet de voorraad. |
* 2108 Automatisch boeken (J,N)
Met deze systeemswitch wordt aangegeven dat financiële mutaties automatisch worden vervaardigd als gevolg van voorraadmutaties, goederenontvangsten, inkoopfacturen, pakbonnen, verkoopfacturen, materiaalverbruik en gereedmeldingen van productieartikelen.
De te gebruiken grootboekrekeningen en dagboekcodes moeten als standaardwaarde worden ingevoerd met functie Boekingsvariabelen Desgewenst kunnen grootboekrekeningen en eventueel kostenplaatsen verder worden gespecificeerd per artikelgroep, artikel, klant, klantgroep, klantgroep 2, rayon, leveranciersgroep of leverancier. Van de standaard dagboekcodes kan per verwerkingsgang worden afgeweken.
LET OP:
de datum waarop deze rubriek wordt gewijzigd wordt vastgelegd en op dit scherm getoond. Hierdoor is altijd zichtbaar of, en zo ja wanneer, deze systeemswitch voor het laatst is gewijzigd.
* 2109 Doorboeken per kostenplaats (N,J,U)
Met deze systeemswitch wordt de mogelijkheid geactiveerd om doorboekingen met kostenplaatscode te laten plaatsvinden. In de stamgegevens van bijvoorbeeld klanten, leveranciers, artikelgroepen en klantgroepen kunnen vaste kostenplaatsen worden aangegeven. Ook is het mogelijk om per productiedossier een kostenplaats op te geven.
Geldige waarden zijn:
| N | Er wordt niet met kostenplaatsen gewerkt |
| J | Activeer het boeken per kostenplaats voor de grootboekrekeningen: |
| Omzet | |
| Kostprijs van de omzet | |
| Inkoopwaarde | |
| U | Activeer het boeken per kostenplaats voor de grootboekrekeningen: |
| Omzet | |
| Kostprijs van de omzet | |
| Inkoopwaarde | |
| Crediteuren | |
| Debiteuren | |
| OB |
* 2184 Variabele dagboek keuze (N,J)
Per financiële mutatie kan een aparte dagboekcode worden aangegeven met functie Boekingsvariabelen Met deze systeemswitch wordt aangegeven of de keuze van de dagboeken, waarin de financiële mutaties worden verantwoord, per mutatiesoort moet kunnen worden gewijzigd.
Bij de volgende functies worden financiële mutaties geboekt:
Voorts indien het onderhandenwerk moet worden geregistreerd in de financiële administratie:
| - | Registratie uren |
| - | Registratie uren met barcode |
| - | Onderhoud uren per medewerker |
| - | Onderhoud uren per datum |
| - | Onderhoud uren per dossier |
* 2185 Variabele lay-out keuze (N,J)
Bij het afdrukken van formulieren wordt gebruik gemaakt van vooraf vervaardigde formulierlay-outs. Per formuliersoort kan een vaste formuliercode worden opgegeven met functie D3002. Met deze systeemswitch wordt aangegeven of de daar ingevulde waarden bij de afdrukfuncties te wijzigen zijn.
Bij de volgende functies wordt een variabele lay-out gebruikt:
* 2196 Selectie artikelteksten (N,J)
Met deze systeemswitch wordt aangegeven of bij het vastleggen van de Artikelomschrijving, verschil moet worden gemaakt tussen teksten, die op inkoop-, verkoop- of productieformulieren moeten worden afgedrukt.
Indien het tekstblok van een artikel voor alle formulieren gelijk is, moet in deze rubriek de waarde N worden ingevoerd. In dit geval wordt de kolom Formulierselectie in het onderhoudsscherm van het tekstblok NIET geactiveerd.
* 2032 Tonen artikelmemo (N,J,M)
Met deze systeemswitch wordt aangegeven of bij het bladeren in de artikelstamgegevens (met de functietoetsen F9 en F10) een eventueel vastgelegd artikelmemo, op het beeldscherm moet worden getoond, of dat hiervan slechts een melding moet worden gemaakt.
Geldige waarden zijn:
| N | Nee, artikelmemo's worden tijdens het bladeren in de artikelstamgegevens niet getoond. |
| J | Ja, artikelmemo's worden tijdens het bladeren in de artikelstamgegevens op het beeldscherm getoond. |
| M | Ja, indien een artikelmemo aanwezig is, wordt tijdens het bladeren in de artikelstamgegevens, de melding Memo aanwezig !! op het beeldscherm getoond. |
* 2128 Kolomindeling overz.artikel (1,2)
Met deze systeemswitch wordt de kolomindeling van Overzicht artikel aangegeven. Geldige waarden zijn:
| 1 | Toon de bestelcode (in plaats van de voorraad) |
| 2 | Toon de Technische- en vrije voorraad (in plaats van de bestelcode) |
* 2559 Statistiek direct opbouwen (J,N)
Met deze systeemswitch kan worden aangegeven of de in- en verkoopstatistieken automatisch opgebouwd moeten worden of niet. De standaardwaarde is N. Geldige waarden zijn:
| J | Statistieken automatisch opbouwen |
| N | Statistieken niet automatisch opbouwen |
* 2107 Vreemde valuta (J,N)
Met deze systeemswitch wordt de mogelijkheid geactiveerd om met vreemde valuta te werken. De verkoop- en inkoopfacturen kunnen in vreemde valuta worden ingevoerd. Ook zijn de artikelstamprijzen in vreemde valuta vast te leggen al dan niet in combinatie met een prijslijst.
| F3 | Verk-I | D2022 Instellen systeemswitches verkoop invoer |
| F4 | Verk-A | D2024 Instellen systeemswitches verkoop afdruk |
| F5 | Inkoop | D2026 Instellen systeemswitches inkoop |
| F6 | Prod | D3022 Instellen systeemswitches productie |
| F7 | Historie | D2029 Instellen systeemswitches historie |