Directe registratie:
Elke medewerker registreert zelf, met functie Registratie uren met behulp van een terminal, of functie Registratie uren met barcode met behulp van een barcodelezer, de begin- en eindtijden van de werkzaamheden. Deze urenmutaties kunnen (achteraf) worden gecontroleerd, gewijzigd of aangevuld door bijvoorbeeld de administratie.
Registratie achteraf:
Aan de hand van urenbriefjes of klokkaarten wordt de bestede tijd door bijvoorbeeld de administratie achteraf vastgelegd. Hiervoor zijn in CASH de volgende functies beschikbaar:
- Onderhoud uren per medewerker
- Onderhoud uren per datum
- Onderhoud uren per dossier
Urenmutaties die met functie Registratie uren of Registratie uren met barcode zijn vastgelegd, kunnen met de andere onderhoudsfuncties worden gemuteerd. Ook is het mogelijk om met een functie Onderhoud uren een inklokking aan te maken, die later met functie Registratie uren weer wordt uitgeklokt.
Indien uren worden geregistreerd met een barcodelezer, dient functienummer Registratie uren met barcode te worden gebruikt. Deze functie kan als startfunctie van een gebruikerscode of in een gebruikersmenu worden opgenomen. Zie hiervoor de functies Onderhoud gebruikerscode en Onderhoud eigen menu's in het programma CASH Programmabeheer SETUP.
Wat betreft de registratie van uren zijn de volgende systeemswitches van belang:
Roosterschema per medewerker, zie functie Instellen switches productie (uren)
Indien medewerkers volgens wisselende werktijden (ploegendienst) werken, is het praktisch om per medewerker een roosterschema op te nemen. Een roosterschema is een opsomming van roostercodes waarmee de volgorde en frequentie van de roostercodes wordt vastgelegd. Elke roostercode binnen het roosterschema geldt voor een week. In de stamgegevens van de medewerker wordt in de rubriek Ingangsweek schema het weeknummer aangegeven waarop de eerste roostercode in het schema van toepassing is.
| Voorbeeld: | Roostercode: |
| D = dagdienst | |
| A = avonddienst | |
| N = nachtdienst |
Autom.klokken aanwezigheid, zie functie Instellen switches productie (uren)
Met deze systeemswitch wordt aangegeven of automatisch een indirecte urenmutatie moet worden aangemaakt van de periode tussen de laatste uitklokking en de nieuwe inklokking. Deze extra indirecte urenmutatie wordt alleen aangemaakt indien:
| - | deze systeemswitch de waarde J bevat. |
| - | de vorige mutatie al is uitgeklokt (voorzien van een eindtijd). |
| - | de eindtijd van de vorige mutatie kleiner is dan de systeemtijd. |
| - | voor de medewerker op die datum al een urenmutatie is vastgelegd. |
LET OP:
Deze systeemswitch heeft geen invloed op het automatisch creëren van een indirecte urenmutatie aan het begin van de werkdag. Hiervoor is systeemswitch Startklokking aanwezigheid beschikbaar, zie functie Instellen switches productie (uren)
Startklokking aanwezigheid, zie functie Instellen switches productie (uren)
Het kan gewenst zijn om de eerste urenmutatie van een medewerker op een dag pas vanaf de begintijd van het rooster op een productiedossier vast te leggen. De tijd tussen de eerste inklokking en de begintijd van het rooster dient dan automatisch op de werksoort Indirect te worden vastgelegd. Deze extra indirecte urenmutatie wordt alleen aangemaakt indien:
| - | deze systeemswitch de waarde J bevat. |
| - | voor de medewerker op die datum nog geen urenmutatie is vastgelegd. |
| - | de inkloktijd voor de begintijd van het rooster ligt. |
Verwerking werksoort te laat, zie functie Instellen switches productie (uren)
Niet gewerkte uren in verband met het te laat zijn van een medewerker kunnen worden geboekt op een aparte werksoort te laat. Deze werksoort wordt aangegeven met functie Instellen urenadministratie of per gebruikerscode met functie Instellen gebruikers (productie)
Indien de medewerker zijn uitgestelde start aan het einde van de dag inhaalt, kan met deze systeemswitch worden voorkomen dat deze uren te laat tot niet gewenste overuren in de urenverantwoording leiden. Indien deze systeemswitch de waarde J heeft, worden de urenmutaties met werksoort te laat buiten de tellingen van de urenverantwoording gehouden.
Wat betreft de registratie van uren zijn de volgende systeemvariabelen van belang:
Maximale werkduur (uren):
Elke urenmutatie bestaat uit een begin- en een eindtijd. Na elke inklokking verwacht het programma dan ook een uitklokking. Een probleem doet zich voor, indien een medewerker vergeet uit te klokken. In dit geval dient de volgende urenklokking als een inklokking te worden beschouwd i.p.v. een uitklokking. Om dit vast te stellen, maakt het programma gebruik van deze rubriek Maximale werkduur (uren), immers indien een klokking binnen een aantal uren na de vorige klokking valt, zal deze klokking een normale uitklokking zijn. Valt de klokking echter buiten dit tijdsbestek, dat zal deze klokking weer een inklokking zijn. In dit geval blijft de vorige klokking verstoken van een eindtijd die dan ook handmatig aangegeven dient te worden.
Met deze rubriek kan het hiervoor genoemde tijdsbestek (in hele uren) te worden aangegeven.
Voorbeelden, waarbij uitgegaan is van een maximale werkduur van 12 uur:
| vb | 1e klokking | 2e klokking | resultaat |
| A | 08.00 | 17.00 | Klokking 2 betreft een uitklokking van klokking 1 omdat beide tijden binnen het aangegeven tijdsbestek van 12 uur liggen. |
| B | 23.00 | 07.00 | Zie voorbeeld A. |
| LET OP: Omdat beide tijden niet op dezelfde dag vallen, resulteert deze klokking in 2 urenmutaties, t.w.: | |||
| 23.00 - 24.00 | |||
| 00.00 - 07.00 | |||
| C | 08.00 | 07.45 | Klokking-2 betreft een inklokking, omdat deze klokking meer dan het aangegeven aantal uren (12) later ligt dan klokking 1. |
| D | 23.00 | 17.00 | (b.v. na een nachtdienst een avonddienst). |
| Klokking 2 is weer een inklokking. (Zie voorbeeld C). | |||
| E | 08.00 uur | 08.10 uur | (08.10 uur de volgende dag). |
| Klokking-2 betreft een inklokking, omdat deze klokking meer dan het aangegeven aantal uren (12) later ligt dan klokking-1. |
LET OP:
Indien bij de 2e klokking geen nieuwe bewerking wordt aangegeven, deze functie met ESC wordt verlaten of de volgende inklokking wordt niet geaccepteerd, betreft deze klokking slechts een uitklokking en geldt dus als einde werktijd.
LET OP:
Bij de voorbeelden A en B wordt de 2e klokking als eindtijd in de 1e klokking opgenomen. De voorbeelden C, D en E krijgen bij de 1e klokking geen eindtijd. Deze tijd zal dan ook moeten worden vastgesteld en handmatig moeten worden ingebracht met de functies Onderhoud uren per medewerker Onderhoud uren per datum of Onderhoud uren per dossier
Bij alle voorbeelden creëert de 2e klokking een nieuwe urenmutatie, met de systeemtijd als begintijd.
Werksoortcode direct:
Met deze systeemvariabele wordt de standaardwaarde aangegeven voor de werksoortcode in de functies Registratie uren en de verschillende onderhoudsfuncties voor de uren.
Werksoortcode indirect:
Met deze systeemvariabele wordt de standaard indirecte werksoort vastgelegd. Deze werksoortcode wordt gebruikt om automatisch een indirecte urenmutatie aan te maken:
| - | aan het begin van een werkdag, zie systeemswitch Startklokking aanwezigheid, functie Instellen switches productie (uren) |
| - | tussen twee urenmutaties, zie systeemswitch Autom.klokken aanwezigheid, functie Instellen switches productie (uren) |
Werksoortcode te laat:
Met deze systeemvariabele wordt tijdens functie Registratie uren of Registratie uren met barcode de default werksoort aangegeven voor de urenmutatie van een medewerker die te laat op het werk verschijnt. Indien gewenst kan deze werksoortcode bij de registratie worden gewijzigd in bijvoorbeeld bezoek tandarts.
Klokkingen rond middernacht:
Tijdens de directe urenregistratie, waarbij een klokking het tijdstip van 24:00 uur passeert, d.w.z. dat de laatste inklokking GISTEREN is gedaan, zal automatisch een extra urenmutatie op de 2 mutatiedata worden gemaakt.
Voorbeeld:
| Begintijd: | 22:00 uur |
| Eindtijd: | 03:00 uur |
De klokking om 03:00 uur levert 2 urenmutaties op, t.w.:
Gisteren: 22:00 uur - 24:00 uur
Vandaag: 00:00 uur - 03:00 uur
Indien echter gewoon overdag wordt gewerkt en men is (gisteren) vergeten uit te klokken, dan wordt aan de hand van de systeemvariabele [Maximale werkduur (uren)] bepaald, of er een nachtklokking moet worden gemaakt.
Voorbeeld:
Begintijd: 09:00 uur
Maximale werkduur: 08 uur
Indien bij een inklokking wordt geconstateerd, dat de laatste inklokking (van gisteren) NIET is uitgeklokt, dan wordt toch geen nachtklokking gemaakt, omdat het nieuwe inkloktijdstip meer dan het aantal uren van de variabele [Maximale werkduur (uren)] (09:00 + 08 = 17:00 uur) na de inklokking van gisteren ligt.
In de systeemvariabelen kunnen per gebruikerscode specifieke instellingen worden vastgelegd, zie functie Instellen gebruikers (productie)
Per gebruikerscode kunnen de volgende gegevens worden vastgelegd:
| - | Urensoort: |
| Hiermee kan worden bewerkstelligd dat op een bepaalde werkplek alleen indirecte uren kunnen worden geregistreerd. | |
| - | Uitgang: |
| Een terminal die (alleen) voor het vertrek van de medewerkers wordt gebruikt, kan als uitgang worden gekenmerkt. In dit geval wordt na een uitklokking GEEN nieuwe inklokking gedaan indien: | |
| + de uitkloktijd NA de eindtijd van het rooster ligt, eventueel verminderd met de afrondingstijd VOOR die eindtijd. | |
| + de vorige urenmutatie zojuist is uitgeklokt, immers indien iemand iets is vergeten, moet direct weer opnieuw kunnen worden ingeklokt. | |
| - | Aut. gereedmelden: |
| Op deze wijze kan per werkplek worden aangegeven dat van elke directe urenmutatie de bijbehorende bewerkingsregel moet worden gereedgemeld. | |
| - | Verificatievraag: |
| Met deze rubriek kan worden aangegeven of tijdens het registreren van indirecte urenmutaties aan het begin of einde van een dag de vraag Doorgaan (J/n) op het beeldscherm moet verschijnen. | |
| - | Werksoortcode te laat: |
| Per gebruikerscode kan worden afgeweken van de in de systeemvariabelen vastgelegde werksoortcode te laat, zie functie Instellen urenadministratie |
| 1 | Indien urenmutaties worden geregistreerd met een barcodelezer, dient in plaats van functie Registratie uren functie Registratie uren met barcode te worden gebruikt. Deze functie kan worden geactiveerd met een aparte gebruikerscode waarin functie Registratie uren met barcode is opgenomen als startfunctie of in een apart gebruikersmenu. Zie de functies Onderhoud gebruikerscode respectievelijk Onderhoud eigen menu's in CASH Programmabeheer SETUP. |
| 2 | Indien een medewerker met functie Onderhoud medewerker is geblokkeerd, kunnen hiervoor geen uren worden geregistreerd. |
| 3 | Indien de rubriek Urenregistratiecode in de stamgegevens van de medewerker de waarde 0 (Geen urenregistratie) bevat, kunnen voor deze medewerker geen uren worden geregistreerd. |
| 4 | Voor elke nieuwe urenmutatie wordt de roostercode als volgt bepaald: |
| - Indien gewerkt wordt met een roosterschema, systeemswitch Roosterschema per medewerker - zie functie Instellen switches productie (uren) - bevat de waarde J, en in de stamgegevens van de medewerker is een roosterschema aangegeven, dan wordt de roostercode bepaald op basis van: | |
| - het roosterschema in de stamgegevens van de medewerker | |
| - de ingangsweek van het roosterschema in de stamgegevens van de medewerker | |
| - de datum van de urenmutatie. | |
| - Indien niet met een roosterschema wordt gewerkt, of in de stamgegevens van de medewerker is geen roosterschema aangegeven, dan wordt de roostercode overgenomen uit stamgegevens van de medewerker. | |
| 5 | Een eenmaal ingevoerde urenmutatie kan niet in dezelfde minuut weer worden uitgeklokt. |
| 6 | In plaats van met ESC kan deze functie ook worden beëindigd met een barcodelezer door bij een van de rubrieken Medewerker, Werksoort of dossier barcode EXIT in te lezen. |
| 7 | Indien de eindtijd van een roostercode kleiner is dan de begintijd - dit is het geval bij bijvoorbeeld het nachtdienstrooster - EN er wordt een urenmutatie uitgeklokt met de datum van gisteren, dan wordt de lopende urenmutatie uitgeklokt op 24:00 uur, terwijl een nieuwe urenmutatie wordt gecreëerd met de datum van vandaag en een begintijd van 00:00 uur. |
| 8 | Afhankelijk van de rubriek Werksoort muteerbaar in de tabel Werksoortcode, kan de werksoortcode 'Te laat' al dan niet door de betreffende medewerker alsnog worden gewijzigd in bijvoorbeeld tandarts, e.d. |
Nadat deze functie is gestart, dient een medewerker zijn medewerkerscode in te voeren met zijn medewerkerspas met barcode, of met een toetsenbord. Hierna verschijnt de laatste urenmutatie ter informatie op het beeldscherm.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek met toetsenbord of barcodelezer en medewerkerspas de medewerkerscode ingevoerd waarvoor een urenmutatie moet worden ingevoerd.
* 3384 Werksoortcode (bestaande werksoortcode)
Met deze rubriek wordt de werksoortcode van de urenmutatie aangegeven. De standaardwaarde voor directe- of dossieruren is de werksoort die in de systeemvariabele Werksoortcode direct is aangegeven, zie functie Instellen urenadministratie Indien gewenst kan voor directe of dossieruren een andere werksoort worden gebruikt om bijvoorbeeld overwerk aan te geven. Voor indirecte uren kan een aantal werksoorten worden gebruikt om de uren per medewerker in de urenverantwoording uit te splitsen, zoals ziek, huisarts, vakantie, snipperen.
De werksoort kan met een toetsenbord worden ingetoetst of met een barcodelezer worden ingelezen.
LET OP:
In plaats van het invoeren van de werksoortcode, kan in deze rubriek ook een (andere) medewerkerscode worden ingevoerd. Voordeel hiervan is dan niet eerst terug moet worden gekeerd naar de rubriek van de medewerkerscode.
* 3600 Dossiernummer (bestaand dossiernummer)
Deze rubriek verschijnt alleen op het beeldscherm indien een directe werksoort is ingevoerd en geeft het dossiernummer aan waarop de urenmutatie moet worden vastgelegd. Het dossiernummer kan met een toetsenbord worden ingetoetst of met een barcodelezer worden ingelezen vanaf de dossierstamkaart.
* 3817 Inklokken (J,N,D)
Met deze rubriek kan worden aangegeven dat een ander dossier is gewenst of dat op de getoonde bewerkingsregel van het aangegeven dossier moet worden ingeklokt. CASH toont een voor een de nog niet gereedgemelde bewerkingsregels van het aangegeven dossier op het beeldscherm. Een bewerkingsregel waarop een andere medewerker reeds heeft ingeklokt, wordt alleen opnieuw getoond indien de rubriek Meerdere personen in de stamgegevens van de bewerkingscode, zie functie Onderhoud bewerking de waarde J bevat. Deze rubriek verschijnt alleen op het beeldscherm indien een directe werksoort is ingevoerd.
Geldige waarden zijn:
| J | Ja, op de getoonde bewerkingsregel wordt ingeklokt |
| N | Nee, een volgende bewerkingsregel wordt getoond |
| D | Nee, naar ander dossier |
| ESC | Nee, de functie wordt beëindigd |
* 3807 Gereedmelden (J,N)
Deze rubriek verschijnt alleen op het beeldscherm indien voor de desbetreffende medewerker op dezelfde datum een directe urenmutatie aanwezig is zonder eindtijd. Met deze rubriek wordt aangegeven of de lopende bewerkingsregel gereedgemeld moet worden.
Geldige waarden zijn:
| J | Ja, de getoonde bewerkingsregel wordt voorzien van de eindtijd (uitgeklokt) en voorzien van de systeemdatum als gereedmeldingsdatum. |
| N | Nee, de getoonde bewerkingsregel wordt wel voorzien van de eindtijd (uitgeklokt), maar wordt niet gereedgemeld. |
| ESC | Nee, de functie wordt beëindigd. In dit geval wordt de bewerking niet uitgeklokt en niet gereedgemeld. |