| - | Directe registratie: |
| Elke medewerker registreert zelf, met functie Registratie uren met behulp van een terminal of functie Registratie uren met barcode met behulp van een barcodelezer, de begin- en eindtijden van de werkzaamheden. Deze urenmutaties kunnen (achteraf) worden gecontroleerd, gewijzigd of aangevuld door bijvoorbeeld de administratie. | |
| - | Registratie achteraf: |
| Aan de hand van urenbriefjes of klokkaarten wordt de bestede tijd door bijvoorbeeld de administratie achteraf vastgelegd. Hiervoor zijn in CASH de volgende functies beschikbaar: | |
| - Onderhoud uren per medewerker | |
| - Onderhoud uren per datum | |
| - Onderhoud uren per dossier |
Urenmutaties die met functie Registratie uren of Registratie uren met barcode zijn vastgelegd, kunnen ook met de functies Onderhoud uren per medewerker Onderhoud uren per datum of Onderhoud uren per dossier worden gemuteerd.
In de rubriek Netto wordt per urenregel het netto aantal uren getoond. Dit aantal wordt berekend door de bruto uren te verminderen met de tussen de begin- en eindtijd aanwezige pauzes in het van toepassing zijnde rooster.
| 1 | Indien een medewerker met functie Onderhoud medewerker is geblokkeerd, kunnen hiervoor geen uren worden geregistreerd. |
| 2 | Op een geblokkeerd dossier kunnen geen uren worden geregistreerd. |
| 3 | Indien de rubriek Urenregistratiecode in de stamgegevens van de medewerker de waarde 0 (geen urenregistratie) bevat, kunnen voor deze medewerker geen uren worden geregistreerd. |
| 4 | Reeds verwerkte uren, zie functie D3890, worden niet meer op het beeldscherm getoond en kunnen niet meer worden gewijzigd of verwijderd. |
| LET OP: | |
| Een beperkte wijziging is na afsluiten van uren mogelijk met functie Correctie uren (historie) Hiermee is alleen het dossiernummer, een opmerking en het uurtarief muteerbaar. | |
| 5 | Als de cursor op een bestaande regel staat, wordt in de kop van het scherm - achter 'Dagtotaal' - het totaal aantal uren van de betreffende medewerker getoond. Staat de cursor op een lege regel, dan wordt daar het totaal aantal uren - van die datum - van alle medewerkers getoond (actueel en historie). |
| 6 | Voor elke nieuwe urenmutatie wordt de roostercode als volgt bepaald: |
| - | Indien gewerkt wordt met een roosterschema, systeemswitch Roosterschema per medewerker - zie functie D3024 - bevat de waarde J, en in de stamgegevens van de medewerker is een roosterschema aangegeven, dan wordt de roostercode bepaald op basis van: | |
| + | het roosterschema in de stamgegevens van de medewerker | |
| + | de ingangsweek van het roosterschema in de stamgegevens van de medewerker | |
| + | de datum van de urenmutatie. | |
| - | Indien niet met een roosterschema wordt gewerkt, of in de stamgegevens van de medewerker is geen roosterschema aangegeven, dan wordt de roostercode overgenomen uit de stamgegevens van de medewerker. |
| N.B. | Indien gewenst kan de roostercode van een bestaande urenmutatie worden gewijzigd met functie Correctie uren (functietoets F4:Corr). |
Indien de cursor op een bestaande regel staat, zijn de volgende functietoetsen actief:
| F4 | Corr | Onderhoudsscherm om aanvullende gegevens van de urenmutatie te corrigeren. |
| F7 | Kaldr | Overzichtsscherm met de actuele kalendermaand. |
* 3820 Datum (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarvan uren van de uitgevoerde werkzaamheden moeten worden geregistreerd. Ter informatie wordt na ingave van de datum het daarbij behorende weeknummer op het beeldscherm getoond. De standaardwaarde hiervan is de systeemdatum indien deze functie zojuist is opgestart, hierna fungeert de voorgaande datum altijd als de standaardwaarde.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven waarvoor een urenmutatie op de aangegeven datum moet worden ingevoerd, gewijzigd of verwijderd. Na ingave van de medewerkerscode wordt het van toepassing zijnde rooster bovenaan op het beeldscherm getoond.
* 3184 Werksoortcode (bestaande werksoortcode)
Met de werksoortcode wordt bepaald of de urenmutatie direct of indirect is, zie functie Onderhoud werksoortcode Directe urenmutaties hebben betrekking op productiedossiers, terwijl indirecte urenmutaties worden geregistreerd om naast de nacalculatorische productie-uren alle indirecte uren uit te splitsen en vast te leggen om zo een volledige urenverantwoording te verkrijgen.
In principe geldt voor dossieruren een (1) (directe) werksoort. Door gebruik te maken van meer directe werksoorten, kunnen bijvoorbeeld verschillende overwerkcodes, met verschillende opslagpercentages worden gebruikt.
Het aantal indirecte werksoortcodes wordt bepaald door de gewenste detaillering hiervan. Voorbeelden van indirecte werksoorten zijn: vakantie, snipperen, ziek, huisarts, leegloop, etc. De defaultwaarde van zowel de directe- als de indirecte werksoort is vastgelegd in de systeemvariabelen, zie functie Instellen urenadministratie
* 3821 Begintijd (uumm)
Met deze rubriek wordt de begintijd van de urenmutatie aangegeven in het formaat UUMM (uren:minuten). Bij het registreren van nieuwe urenmutaties is de default-tijd gelijk aan de eindtijd van de vorige urenregel.
* 3822 Eindtijd (uumm)
Met deze rubriek wordt de eindtijd van de urenmutatie aangegeven in het formaat UUMM (uren:minuten). Na ingave van de eindtijd wordt, rekening houdend met eventuele pauzes, de nettotijd getoond.
* 3600 Dossiernummer (bestaand dossiernummer)
Deze rubriek verschijnt alleen op de urenregel indien een directe werksoort is aangegeven. Met functietoets F2 kan een dossiernummer worden gezocht op volgorde van:
1 - dossiernummer
2 - dossierreferentie
3 - productreferentie
4 - productcode
5 - verkoopordernummer
6 - klant
7 - dossierstatus
8 - productiestatus
A - medewerker
B - kostenplaats
C - datum start
D - week start
E - datum eind
F - week eind
* 3401 Volgnummer (4 cijfers)
Met deze rubriek wordt het volgnummer aangegeven van de bewerkingsregel van het aangegeven dossier, waarop de urenmutatie moet worden vastgelegd. Deze rubriek verschijnt alleen op de urenregel indien een directe werksoort is ingevoerd. Met functietoets F2 worden de bewerkingsregels van het aangegeven dossier op het beeldscherm getoond, waarna met de pijltjestoetsen een dossierregel kan worden geselecteerd.
* 3402 Subnummer (3 cijfers)
Met deze rubriek wordt het subnummer aangegeven van de bewerkingsregel van het aangegeven dossier, waarop de urenmutatie moet worden vastgelegd. Deze rubriek verschijnt alleen op de urenregel indien een directe werksoort is ingevoerd.
* 3807 Bewerking gereedmelden (J,N)
Indien geen nacalculatorische uren meer worden verwacht, kan met deze rubriek de bewerkingsregel van het dossier worden gereedgemeld. Indien dit het geval is, wordt de datum van de urenmutatie als gereedmeldingsdatum in de bewerkingsregel van het dossier vastgelegd. Op deze wijze blijft zichtbaar met welke urenmutatie de bewerkingsregel is gereedgemeld.
* 3098 Opmerking (30 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt aan de urenmutatie een opmerking opgenomen voor intern gebruik.