Wat is Referentie Grootboek Schema?
RGS is de nieuwe standaardisatie van het rekeningschema, met als hoofddoel een efficiënte automatisering van externe financiële rapportages. Het resulteert in een universele weergave van de Balans en Winst & Verlies, ongeacht de branche, bedrijfsgrootte of organisatievorm.
Achtergrond missie RGS
Het RGS in ontstaan vanuit een brede samenwerking van private- en publieke organisaties en beoogd universele rapportages aan externe instanties, zoals de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, Banken en het Centraal Bureau voor de Statistiek.
Omdat de bestaande SBR codering (Standard Business Reporting) als log werd ervaren, is bij de samenstelling van RGS bewust gekozen voor een logische indeling die ook voor niet accountants begrijpelijk is.
Het rapporteren aan uitvragende instanties via uniforme financiële rapportages vereenvoudigd het administratief proces en verlaagd daarmee de automatiseringskosten.
RGS in CASH
De interne verslaglegging is gebaseerd op het rekeningschema en de externe rapportage volgt de RGS codering. Omdat het doel van een grootboeknummer en referentienummer uiteen kan lopen, wordt gewerkt met een koppeling, waarbij de RGS codes eenmalig gematched worden aan de bestaande grootboekrekeningen. RGS in ingedeeld in 5 niveaus, waarbij niveau 2 de groepindeling is waar vanuit naar een detailniveau wordt gegaan.
Omdat deze standaardisatie uiteindelijk begint bij het vastleggen van de boeking, kan het wenselijk zijn het bestaande rekeningschema uit te breiden. Overleg met uw accountant is dus aan te raden, bij het in gebruik nemen van RGS.
Versiebeheer RGS
In 2015 is begonnen met de eerste versie: 1.1. Het Referentie Grootboek Schema krijgt een jaarlijkse update met een nieuw versienummer. Als de nieuwe RGS-codes geen betrekking hebben op uw onderneming of organisatie blijft de RGS-koppeling van de vorige versie gehandhaafd. Geef in CASH per versienummer dus alleen gewijzigde koppelingen in. De RGS-rapportages worden samengesteld, gebaseerd op de basis-koppeling met optionele toevoegingen per versie. Daarmee zullen de meeste bedrijven kunnen volstaan met een eenmalige RGS koppeling, gebaseerd op versie 1.1.
RGS beheer voor meerdere administraties
Het koppelen van een bestaand rekeningschema aan RGS is een secuur proces. Als u werkt met meerdere administraties en identieke rekeningschemas is het voldoende om de koppeling in één basisadministratie uit te voeren en die mapping te gebruiken in alle andere administraties.
Voor meer achtergrond informatie: RGS heeft een eigen website: referentiegrootboekschema .nl
Overzicht van de hoofdgroepen Referentiecodes en groepsindeling
Balans
BIVA 01 IMMATERIELE VASTE ACTIVA
BMVA 02 MATERIELE VASTE ACTIVA
BFVA 03 FINANCIELE VASTE ACTIVA
BEFF 04 EFFECTEN
BEIV 05 EIGEN VERMOGEN
BVRZ 07 VOORZIENINGEN
BLAS 08 LANGLOPENDE SCHULDEN
BLIM 10 LIQUIDE MIDDELEN
BVOR 11 VORDERINGEN
BSCH 12 KORTLOPENDE SCHULDEN
BVRD 30 VOORRADEN
BPRO 35 PROJECTEN
Winst & Verlies
WPER 40 PERSONEELSKOSTEN
WAFS 41 AFSCHRIJVINGEN
WBED 42 OVERIGE BEDRIJFSKOSTEN
WKPR 70 INKOOPWAARDE VAN DE OMZET
WOMZ 80 OMZET
WWIV 81 WIJZIGING VOORRADEN
WOVB 82 OVERIGE BEDRIJFSOPBRENGSTEN
WVHE 83 EGALISATIEREKENINGEN
WFBE 84 FINANCIELE BATEN EN LASTEN
WBBE 85 BUITENGEWONE BATEN EN LASTEN
WAAD 91 AANDEEL DERDEN
WBEL 92 BELASTINGEN
WNER 99 NETTO RESULTAAT