INKOOPAANVRAAG
Voordat een inkooporder wordt verzonden, kan eerst prijsopvraag worden gedaan bij verschillende leveranciers. De status van de inkooporder heeft in dit stadium de waarde A (Inkoopaanvraag/inkoopofferte). In deze fase is het mogelijk om meerdere leveranciers aan een inkooporder te koppelen, waarbij de belangrijkste leverancier - degene, die de meeste voorkeur geniet - in de kop van de inkooporder komt te staan. De andere kanditaat-leveranciers kunnen worden vastgelegd met een aparte functie Onderhoud inkoopaanvragen Zolang de orderstatus de waarde A bevat, kan het leveranciersnummer in de kop van de inkooporder worden gewijzigd. Het oorspronkelijke nummer wordt dan verschoven naar de tabel van alternatieve leveranciers, terwijl het nieuwe nummer daaruit wordt gehaald.
Op het moment dat duidelijk wordt, welke leverancier in aanmerking komt, wordt de status gewijzigd naar L (Lopende inkooporder).
SPECIFIEKE INKOOP
Een inkoopopdracht kan verscheidene aanleidingen hebben:
| Voorraadbehoefte | vanuit een minimum bestelaantal of ontoereikende voorraad vanuit verkoop |
| Specifieke inkoop | zonder voorraad, vanuit een verkooporder , productiedossier of Servicebon. |
EDI-berichten in CASH!
Electronic Data Interchange is een per branche gestandaardiseerde communicatie van formulieren. In CASH kan een inkooporder van een externe verzender worden ge-importeerd, terwijl een automatisch aangemaakt EDI-bericht in CASH Handel beschikbaar is voor het formulier Inkooporder. Per leverancier wordt aangegeven of de inkooporder, via een EDI-bericht wordt ontvangen. De communicatie protocollen zijn per branche en per onderneming verschillend, waardoor een conversie noodzakelijk is van het verzonden- naar het te ontvangen bericht. Deze verzending wordt verzorgd door een gespecialiseerde partij, die het gestandaardiseerde bericht van de verzender vertaalt naar de standaard van de ontvanger. Dit zal bij EDI inkoop vaak de IT-afdeling van uw leverancier zijn.
Een EDI-bericht is opgebouwd uit unieke, gestandaardiseerde EDI-codes voor adres, artikel en verzending:
| GLN | Global Location Number (Adrescode) |
| EAN | European Article Number (Artikelcode) |
| GTIN | Global Trade Item Number (Artikelcode) |
IMPORTEREN INKOOPORDERS
Naast het intoetsen van inkooporders, kunnen deze ook worden geïmporteerd, bijvoorbeeld vanuit een ander pakket. Behalve de kopgegevens hiervan, worden ook orderregels geïmporteerd, desgewenst met aanvullende tekstregels.
In dit verband zijn de volgende records van belang:
| R2500 | Inkooporderkop, met o.a. het leveranciersnummer. |
| R2510 | Inkooporderregel, met o.a. de artikelcode en het aantal. |
| R2520 | Aanvullende inkooporderregelteksten (i.v.t.). |
In het aangeleverde importbestand kunnen de volgende velden leeggelaten worden:
| Veldnummer | Omschrijving | Automatische waarde |
| 2500 | Inkoopordernummer | Eerste vrije nummer uit de parameters |
| 2526 | Volgnummer orderregel | Standaard stapgrootte 10, zie functie D2000 |
| 2266 | Inkoopprijs | Uit de artikelstamgegevens of de prijsafspraken per leverancier |
| 2502 | Leverdatum | De systeemdatum wordt de verwachte leverdatum |
| 2425 | Volgnr. Teksten | Hoogste gebruikte volgnummer + 1 |
De volgende velden dienen wel verplicht gevuld te zijn:
| 2230 | Leveranciersnummer |
| 2260 | Artikelcode |
| 2510 | Aantal besteld |
Inkoopproces
In de stamgegevens van de leverancier kan detailinformatie worden vastgelegd in een memoblok. Deze relatie specifieke achtergronden kunnen het inkoopproces verduidelijken. Een systeem switch [Toon relatie memo] zal het memoblok automatisch tonen bij invoer van een nieuwe inkooporder of mutatie van bestaande orderregels.
| 1 | Een inkooporder bestaat altijd uit een inkooporderkop met een uniek inkoopordernummer alsmede de daarbij ingevoerde inkooporderregels. |
| 2 | Wanneer alle gewenste inkooporderregels zijn ingevoerd, kan de inkooporder worden afgesloten met ESC. Op dat moment wordt een totaalwaarde van de order berekend en gepresenteerd. |
| 3 | Per inkooporderregel wordt in de kolom L (levering) in eerste instantie de artikelsoort getoond en uiteindelijk het volgnummer van de levering. Wanneer een eerste deellevering heeft plaatsgevonden zal in deze kolom een 2 worden getoond om aan te geven dat de tweede deellevering nog moet plaatsvinden. |
| 4 | Indien de goederenontvangst van een inkooporderregel al is verwerkt, kan de inkooporderregel niet meer worden gewijzigd. |
| 5 | Met SF1 kan een al ingevoerde inkooporderregel worden verwijderd. |
| 6 | Bij eenmalige artikelen bestaat de mogelijkheid per verkooporder automatisch een inkooporder te genereren. |
| 7 | Met functie D2055 kunnen meerdere inkoopordernummerreeksen worden onderhouden. Bijvoorbeeld een (1) reeks voor assortimentsartikelen en een (1) reeks voor eenmalige artikelen. |
| 8 | Indien van de inkooporder nog geen formulier is afgedrukt, de orderstatus is dan nog L, kan zowel het leveranciersnummer als de besteldatum nog worden gewijzigd. |
| 9 | LET OP: Het afleveradres per leverancier overschrijft een (eventueel) afleveradres per klant, dat wordt bijgelezen via een gekoppeld verkoopordernummer! |
| 10 | De Elementcodes om een afleveradres op een inkooporder af te drukken, zijn gelijk aan die van een verkooporder. |
| 11 | Vanuit een inkooporder kan direct de goederenontvangst en/of de inkoopfactuur worden ingevoerd. Deze functionaliteit kan worden gebruikt als het inkoopordernummer van CASH op de pakbon of inkoopfactuur van de leverancier vermeld staat. Uit oogpunt van functiescheiding is dit alleen beschikbaar, indien bij de systeemswitches Extra controle goederenontvangst en Extra controle inkoopfactuur gekozen is voor de waarde N (nee). Als deze verplichte verificatie niet geactiveerd is, wijzigen de volgende functietoetsen: |
| F7 SelGO Aanmaken van een nieuwe goederenontvangst voor deze order | |
| F8 SelIF Aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur voor deze order | |
| NB De opvraagfunctie Openstaande facturen blijft beschikbaar via functietoets F6:menu,menukeuze d. | |
| 12 | Met behulp van functietiets F8:Nieuw kunnen nieuwe orders worden aangemaakt. Indien gewenst kan dit worden uitgeschakeld door bij de deze functie (D2500) en de betreffende gebruikerscode eigenschap D op te nemen. Zie hiertoe functie D0800 in het submenu Instellen parameters in menu Boekhouding. |
| 13 | Ter informatie wordt op het beeldscherm een aantal datums getoond, die met deze functie niet gewijzigd kunnen worden, te weten: Afdrukdatum order, Afdrukdatum herinnering en Afdrukdatum inkoopaanvraag. |
| 14 | Indien deze functie voor de eerste maal als een functie van CASH Handel wordt gestart - in deze administratie is nog geen enkele functie van de module CASH Handel gebruikt - dan wordt automatisch een functie gestart, waarmee de basisgegevens van CASH Handel kunnen worden aangemaakt, of worden overgenomen uit een andere administratie. Deze basisgegevens zijn: |
| Vaste gegevens voorraad | |
| Systeemswitches voorraad | |
| Boekingsvariabelen voorraad | |
| Volgnummers | |
| Dagboeken en grootboekrekeningnummers (indien nog niet aanwezig) | |
| Formulierindelingen (indien nog niet aanwezig) |
Nadat deze functie is gestart, staat de cursor op de rubriek Inkoopordernummer. Met functietoets F8 wordt een nieuw inkoopordernummer bepaald, waarmee een nieuwe inkooporder wordt aangemaakt. Met ENTER gaat de cursor respectievelijk naar de rubrieken Leverancier, Besteldatum, Leverdatum en Referentie. Met de functietoetsen F9 en F10 kan worden gebladerd in bestaande inkooporders, op volgorde van de laatst geselecteerde rubriek.
Invoeren van een nieuwe opdracht is alleen mogelijk als de cursor op de rubriek Inkoopordernummer staat.
Op iedere inkooporderregel zijn de volgende functietoetsen actief:
| F4 | Econm | Overzicht met de economische voorraadgegevens van het betreffende artikel. |
| F5 | Prijs | Indien de cursor niet op rubriek Besteld staat: Overzicht van alle prijsafspraken uit de stamgegevens van het betreffende artikel. |
| F5 | Eenh | Indien de cursor op rubriek Besteld staat: Invoerscherm om het aantal besteld in de afwijkende eenheid in te voeren. |
| F6 | Omsch | Invoerscherm om meerdere omschrijvingsregels in te voeren voor deze inkooporderregel. |
| F7 | InfoV | Opvragen van de vaste gegevens van het betreffende artikel. |
| F8 | InfoR | Alleen indien de cursor op een bestaande regel staat: Opvragen van gedetailleerde informatie van de inkooporderregel. |
* 2500 Inkoopordernummer (8 cijfers)
Het unieke volgnummer van de inkooporder.
Met functietoets F8 kan het eerstvolgende vrije inkoopordernummer worden opgevraagd. In dat geval wordt een nummer gekozen volgens de reeks zoals vastgelegd bij functie Inkoopordernummer Een nieuw inkoopordernummer kan ook handmatig worden ingevoerd. Echter indien dit nieuwe nummer gelijk is aan het eerstvolgende nieuwe nummer, volgt de melding: Gebruik F8.
Een bestaand inkoopordernummer kan worden opgegeven om de lopende inkooporder te muteren. Met functietoets F2 kan een overzicht van lopende inkooporders worden verkregen.
Met de functietoetsen F9 en F10 kan worden gebladerd in de lopende inkooporders. Door een (1) of meerdere malen ENTER te selecteren kan ook worden gebladerd in de lopende inkooporders, gesorteerd op leverancier, besteldatum, leverdatum of referentienummer.
* 2230 Leveranciersnummer (bestaand leveranciersnummer)
Het leveranciersnummer waarvoor de inkooporder wordt ingevoerd.
Een leveranciersnummer is gelijk aan het relatienummer. Een relatie wordt als leverancier beschouwd indien de extra leveranciersgegevens bij de betreffende relatie zijn aangegeven. Zie hiervoor functie Leverancier instellen
Bij het invoeren van een nieuwe inkooporder dient deze rubriek verplicht te worden ingevuld.
* 2501 Besteldatum (6 cijfers)
De datum waarop de inkooporder is ingevoerd in het formaat DDMMJJ (Dag, Maand, Jaar). De standaardwaarde is de systeemdatum.
LET OP:
Indien de inkooporder middels een formulier is afgedrukt, kan deze datum niet meer worden gewijzigd.
* 2502 Leverdatum (6 cijfers)
De datum voor de geplande levering in het formaat DDMMJJ (Dag, Maand, Jaar).
De standaardwaarde is de besteldatum.
De datum kan desgewenst handmatig worden gewijzigd, maar mag niet VOOR de besteldatum liggen. Indien systeemswitch Leverdatum bijwerken = K (zie functie Instellen systeemswitches inkoop wordt de leverdatum van de inkooporderregels automatisch gewijzigd indien de datum in de inkooporderkop wordt gewijzigd, tenzij:
| - | op de inkooporderregel al een goederenontvangst of inkoopfactuur is ingevoerd. De status van de orderregel is dan G, V, F of W. |
| - | de leverdatum in de inkooporderregel individueel is gewijzigd, dat wil zeggen dat de leverdatum in de inkooporderregel afwijkt van de leverdatum in de inkooporderkop. |
Is de systeemswitch Leverdatum bijwerken (zie functie Instellen systeemswitches inkoop gelijk aan R, dan wordt de leverdatum op de inkooporderkop automatisch gevuld met de laatste leverdatum van de inkooporderregels
* 2506 Referentienummer (25 cijfers/letters)
Een referentienummer voor de inkooporder. Bij het opvragen van diverse overzichten kan hierop worden gesorteerd.
* 2504 Status (A,L,O,B,G,V,F,W)
Een code waarmee de status van de inkooporder wordt aangegeven.
Geldige waarden zijn:
| A | Aanvraag inkoopofferte |
| L | Lopende inkooporder |
| O | Opdrachtbon afgedrukt |
| B | Inkooporderbevestiging leverancier ontvangen |
| C | Bevestiging vervoerder |
| G | Goederenontvangst ingevoerd |
| V | Goederenontvangst verwerkt |
| F | Inkoopfactuur ingevoerd |
| W | Inkoopfactuur verwerkt |
De status in de orderkop is een algemene aanduiding. Op orderregelniveau is een verdere specificatie aanwezig van de individuele inkooporderregels.
Een nieuwe inkooporder krijgt de status L. Het systeem wijzigt deze status automatisch bij elke volgende handeling die met de betreffende inkooporder wordt verricht.
* 2002 Korting% (3 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Het kortingspercentage dat op deze inkooporder van toepassing is. Op inkooporderregelniveau kan het kortingspercentage desgewenst worden gewijzigd. Een negatieve korting wordt verwerkt als toeslag.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerker)
De medewerker welke kan worden aangemerkt als inkoper. Lopende inkooporders kunnen worden gesorteerd op medewerker. Het is daarnaast ook mogelijk per medewerker een inkoopstatistiek op te bouwen.
Wanneer bij de stamgegevens van de leverancier een vaste medewerker is opgegeven, wordt deze automatisch bijgelezen. Desgewenst kan handmatig een andere medewerker worden geselecteerd.
* 2210 Verzendcode (bestaande verzendcode)
De verzendcode waarmee wordt aangegeven hoe de levering van de inkooporder zal plaatsvinden.
Wanneer bij de stamgegevens van de leverancier een vaste verzendcode is ingegeven, wordt deze automatisch bijgelezen. Desgewenst kan handmatig een andere verzendcode worden geselecteerd.
* 2237 Contactpersoon (bestaand volgnummer)
Het volgnummer van de contactpersoon van de leverancier waarmee overleg is geweest over de betreffende inkooporder. Contactpersonen van een leverancier worden in functie Leverancier met functietoets F7 onderhouden.
* 2405 Omschrijving (40 cijfers/letters)
De omschrijving van deze inkooporder. Deze omschrijving kan desgewenst op inkooporderformulieren worden afgedrukt.
* 2408 Omschrijving 2 (40 cijfers/letters)
Een extra omschrijvingsregel voor deze inkooporder. Deze omschrijving kan desgewenst op inkooporderformulieren worden afgedrukt.
* 2213 Code inkoop (bestaande tekstcode)
De tekstcode van de inkoopordertekst die op de inkooporderformulieren kan worden afgedrukt.
* 2214 Code inkoop 2 (bestaande tekstcode)
De tekstcode van de inkoopordertekst die op de inkooporderformulieren kan worden afgedrukt.
* 2219 Code inkoop 3 (bestaande tekstcode)
De tekstcode van de inkoopordertekst die op de inkooporderformulieren kan worden afgedrukt.
* 2239 Code inkoop 4 (bestaande tekstcode)
De tekstcode van de inkoopordertekst die op de inkooporderformulieren kan worden afgedrukt.
* 2400 Verkoopordernummer (8 cijfers)
Wanneer een inkooporder rechtstreeks betrekking heeft op een bepaalde verkooporder, kan hier het nummer van deze verkooporder worden ingevuld. Dit is bijvoorbeeld het geval bij eenmalige artikelen. Als de goederen niet voor een bepaalde verkooporder zijn bestemd, blijft deze rubriek leeg.
* 2419 Afleveradres (bestaand afleveradres)
De code voor het afleveradres van de relatie.
In de stamgegevens van de relatie kan een onbeperkt aantal afleveradressen worden vastgelegd. Zie hiervoor functie Klant of Leverancier functietoets F6. Dit afleveradres is gekoppeld aan het leveranciersnummer en kan op een inkoopbon worden afgedrukt.
LET OP:
Het afleveradres per leverancier overschrijft een (eventueel) afleveradres per klant, dat wordt bijgelezen via een gekoppeld verkoopordernummer!
Voorbeelden van het gebruik van een afleveradres op een inkooporder zijn:
- Retourzendingen.
- Versturen van uitbestedingen naar de leverancier.
* 2983 Valutacode (bestaande code)
De tekstcode van de inkoopordertekst die op de inkooporderformulieren kan worden afgedrukt.
* 2893 Valutacode (bestaande valutacode)
De code van de buitenlandse valuta waarin de inkooporder wordt vastgelegd. De waarde van rubriek Valutacode, van functie Leverancier wordt als standaardwaarde gehanteerd. Desgewenst kan deze waarde handmatig worden gewijzigd.
Afdrukdatum order (datum DDMMJJ) [2532]
De afdrukdatum van de inkooporder wordt automatisch gevuld op het moment dat de inkooporder wordt afgedrukt.
Afdrukdatum hering. (datum DDMMJJ) [2533]
De afdrukdatum van de inkoop herinnering wordt automatisch gevuld op het moment dat de inkoop herinnering wordt afgedrukt.
Afdrukdatum aanvraag (datum DDMMJJ) [2536]
De afdrukdatum van de inkoop aanvraag wordt automatisch gevuld op het moment dat de inkoop aanvraag wordt afgedrukt.
Ordersoort (1 cijfers/letters) [4112]
Optionele keuze uit een specifieke ordersoort, voor orders met een afwijkende verwerking.
Doel is een duidelijke herkenning en een aanvullende selectie op overzichten. Keuzes:
leeg = standaard order
1 = voorraad order
2 = prognose order
| F3 | Regel | H2510 Inkooporderregels |
| F4 | Totaal | S2522 Totaalwaarde |
| F5 | S2834 Afdrukken inkooporder | |
| F6 | Menu | M2502 Submenu inkooporder |