Per pakbon of verkoopfactuur kan een GLS-zending worden gecreëerd. De keuze tussen pakbon of factuur wordt gemaakt op basis van de systeemswitch Moment voorraad afboeking, zie functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk Na het afdrukken van de pakbon, respectievelijk de factuur, wordt met deze functie het GLS-bestand aangemaakt. De hiervoor in aanmerking komende verkooporders worden geselecteerd op basis van de verzendcode in de verkooporderkop.
De informatie die naar een GLS-bestand wordt geëxporteerd is:
| - | Naam, adres en plaats van het afleveradres van de klant |
| - | Ordernummer en referentie |
| - | Aantal colli per zending |
| - | Gewicht per zending |
Werkwijze:
| 1 | Op de kop van elke verkooporder wordt met de rubriek Verzendcode aangegeven, hoe de levering plaatsvindt. |
| 2 | Bij een specifieke verzendcode is de rubriek Koppeling GLS geactiveerd met de waarde J. |
| 3 | Voordat de GLS-verzendinformatie wordt geëxporteerd, worden de pakbonnen afgedrukt. |
| 4 | Na het afdrukken van de pakbon(nen) wordt functie Export bestand GLS gestart. De hiervoor in aanmerking komende verkooporders worden geselecteerd op basis van de verzendcode in de verkooporderkop. Per pakbon wordt een informatieregel aangemaakt in het GLS-bestand. |
| 5 | Dit GLS-bestand wordt vervolgens ingelezen in het GLS-verzendsysteem. |
| 6 | Controle op geldigheid van de Postcode wordt uitgevoerd op basis van rubriek ISO-code land. NL in het formaat 9999 XX, Buitenlandse postcodes worden niet gecontroleerd op geldigheid.LET OP: dat bij elk aflever- of factuuradres de juiste landcode is ingevuld. |
De indeling van dit GLS-bestand is als volgt:
| Positie | Omschrijving |
| 001-004 | Vaste waarde: NPDC |
| 005-012 | Klantnummer van GLS (Verzendernummer) |
| 013-017 | Laatste 5 posities van pakbon- of factuurnummer |
| 018-018 | Controlegetal op het pakbon- of factuurnummer |
| 019-026 | Verzenddatum (Leverdatum) in het formaat DDMMJJJJ |
| 027-029 | Landcode: = 003 |
| 030-056 | Klantnaam |
| 057-083 | n.v.t. |
| 084-100 | Straat klant |
| 101-105 | Huisnummer klant |
| 106-109 | n.v.t. |
| 110-116 | Postcode klant |
| 117-134 | Woonplaats klant |
| 135-149 | Telefoonnummer klant |
| 150-169 | n.v.t. |
| 170-175 | Gewicht in Kg |
| 176-183 | n.v.t. |
| 184-184 | Vaste waarde: P |
| 185-185 | n.v.t. |
| 186-188 | Aantal colli |
| 189-189 | Vaste waarde: Y |
| 190-190 | Vaste waarde: Y |
| 191-193 | Landcode afzender: = 003 |
| 194-220 | Naam afzender |
| 221-247 | Contactpersoon afzender |
| 248-264 | Straat afzender |
| 265-269 | Huisnummer afzender |
| 270-273 | n.v.t. |
| 274-280 | Postcode afzender |
| 281-298 | Woonplaats afzender |
| 299-313 | Telefoonnummer afzender |
| 314-347 | n.v.t. |
| 1 | Omdat CASH het laatst gebruikte formuliernummer bewaart, behoeven bij de selectie op formuliernummer (pakbon of factuur) geen formuliernummers of -data te worden ingevoerd indien een nieuw GLS-bestand moet worden aangemaakt. |
| 2 | Moet echter een kopie van het verzendingenbestand worden aangemaakt, dan dient een van/tot selectie op formuliernummer te worden ingevoerd. |
| 3 | Indien meerdere verkooporders op een (1) formulier zijn verzameld, wordt op basis van het laagste verkoopordernummer bepaald of een GLS-zending moet worden aangemaakt. Het is hierbij dan ook belangrijk dat de verzendcodes van de verkooporders gelijk zijn. Daarom is het raadzaam om in de stamgegevens van de klant een vaste verzendcode op te nemen, deze fungeert altijd als standaardwaarde bij een nieuwe verkooporder. |
| 4 | Voor informatie, aanschaf, installatie en support van het GLS-pakket verwijzen wij u graag naar General Logistics Systems. |
| 5 | Ter informatie en controle wordt een overzicht afgedrukt van de geselecteerde formulieren. |
| 6 | Ter informatie wordt de volgende informatie op het beeldscherm getoond: |
| - het aantal regels in het GLS-bestand. | |
| - het laagste en hoogste geselecteerde formuliernummer. |
* 2733 Origineel of Kopie (O,K)
Er kan zowel een nieuw bestand ZIP/Parcelware als een kopie van een reeds bestaand bestand worden aangemaakt.
Pakbonnummer van t/m (grenswaarde) [2403]
Pakbondatum van t/m (grenswaarde) [2430]
Verkoopfactuurnummer van t/m (grenswaarde) [2450]
Factuurdatum van t/m (grenswaarde) [2431]
* 0011 Bestandsnaam
De standaard bestandsnaam is Nzaaaaaa.txt. Per pakbon wordt een regel aan dit bestand toegevoegd. De bestandsindeling is gebaseerd op 'Specificaties barcodes en etiketten' versie 4.5.