Auditfile XML 4.0 is de opvolger van versie 3.2 en wordt primair gebruikt voor uitwisseling van financiële gegevens uit boekhoudpakketten, en voor analyses door de Belastingdienst en accountants. Versie 4.0 gebruikt een nieuw XML-namespace van de Belastingdienst (`belastingdienst.nl`) en onderscheidt zich van versie 3.2 door een aparte beginbalanssectie en uitgebreidere relatiegegevens.
Een tweede mogelijk gebruik is het historisch bewaren van financiële gegevens, onafhankelijk van specifieke software.
De bestandsextensie voor Auditfile XML versie 4.0 is `.xaf`.
Controles bij import Audit versie 4.0.
Bestandsvalidatie
LET OP: grotere importbestanden kosten meer tijd om in te lezen.
Zie ook:
Bestandsnaam (128 cijfers/letters) [14]
CASHWin: U mag de bestandsnaam laten voorafgaan door de naam van de schijf en de map (bijvoorbeeld c:\bank\accept\mut.dat)
CASHWeb: Als u werkt met CASHWeb dan kan het zijn dat u het bestand eerst moet uploaden van uw PC naar de CASHWeb-server. Klik dan op de 'Upload'-icoon. Klik daarna op 'Verversen' om de bestandsnaam in het venstertje op te laten nemen. Selecteer daarna de bestandsnaam in het venstertje.
De bestandsextensie voor XML versie 4.0 is xaf. Alleen stamgegevens (J,N) [1009] Beginbalans inlezen (J,N) [1467]
In Auditfile 4.0 bevat de beginbalans tevens de openingsaldi van de subadministratie (debiteuren/crediteuren), indien deze door de bronsoftware zijn meegegeven. Doorgaan?
Grootboek
- Nieuw grootboek wordt automatisch aangemaakt
- RGS-koppeling via `
Dagboek
- Nieuw dagboek wordt automatisch aangemaakt
Relatienummer (met letters, leestekens en langer dan 6 cijfers)
- Automatische scheiding Debiteur / Crediteur naar uniek relatienummer
- Automatisch bepalen uniek relatienummer obv hoogste+1
Geldigheid van factuurnummer
- Controle op leestekens
- Controle op maximale lengte 6 posities
- Afwijkend factuurnummer = betaalkenmerk
Bepalen boekperiode
- JJPP gelijk aan boekdatum
- Maximum aantal perioden per boekjaar
- Gebroken boekjaar
- Beginbalans periode 00 van eerst bekende boekjaar
Beginbalans (versie 4.0 specifiek)
- Beginbalans staat als aparte `
- Openingsbalans per relatie (uit `
Controle mutaties
- Import van een boekstuk is alleen mogelijk in een boekperiode zonder saldo
- Niet importeerbare mutaties worden gemeld in het importverslag
- Selecties op alleen stamgegevens of beginbalans
Het bestand wordt vóór import geanalyseerd op geldigheid. Alleen bestanden met de namespace `XmlauditfileXAF_4.0` worden geaccepteerd. Bij een ander formaat (bijv. versie 3.2) verschijnt een foutmelding. Gebruik voor versie 3.2 de functie Import Auditfile 3.2.
Aanmaken Auditfile XML
Uitvoering
Voor algemene uitleg zie verwerkingsfunctie
of invulinstructie.
De naam van het bestand dat moet worden ingelezen. Als u op F2 klikt, wordt een scherm getoond waaruit het bestand kan worden geselecteerd.
Hier kan worden gekozen voor het uitsluitend inlezen van de stamgegevens (=J) of ook de mutaties (=N).
Met deze rubriek kan worden gekozen om al dan niet de beginbalans te laten inlezen. Als er in de administratie al voorgaande boekjaren aanwezig zijn, is er in feite al een beginbalans. Dan dient keuze 'N' te worden gebruikt.
Beantwoord de verificatievraag na het beoordelen van het analyse van het importbestand.