De Belastingdienst leest dit bestand met een speciaal voor dat doel ontwikkeld programma in en kan op deze wijze de benodigde gegevens verder verwerken, selecteren en afdrukken. Op deze wijze wil men de belastingcontroles vereenvoudigen. De Belastingdienst stimuleert ondernemers om voor een belastingcontrole gebruik te maken van de Auditfile maar verplicht hen daar niet toe.
Omdat veel boekhoudprogramma's dit formaat ondersteunen kan het ook worden gebruikt om gegevens uit te wisselen met andere commerciële software. Denk hierbij aan programma's voor het opmaken van jaarrekeningen.
Transitoria: Stuknummers met per boekregel een gewijzigde boekperiode worden als transitorische post gezien, als de gemuteerde boekperiode voor of achter de gekozen periode ligt waarvoor het auditfile wordt aangemaakt. Er worden dan 2 tussenrekeningen gebruikt uit de bedrijfsparameters: Transitorie Debet of Credit. De vooruitgeboekte posten sluiten aan met het overzicht Transitoria ( Transitoria ).
LET OP: De versienummers 1, 2, 3 en 4 zijn gebaseerd op afwijkende specificaties die onderling niet uitwisselbaar zijn. De software voor export en import communiceren alleen met elkaar via hetzelfde versienummer. Per hoofd-versienummer zijn sub-versienummers bekend (Versie 3.2: hoofd=3, sub=2). Het subnummer heeft betrekking op de uitwisselbaarheid.
Directe link winInUitpakken.zip van ictplaza
| 1 | De naam van het bestand wordt gevormd door de administratiecode en het viercijferige boekjaar, gevolgd door de extensie '.xaf'. |
| Voorbeeld uit de demo-administratie over het jaar 2010 is dus 'demo2010.xaf'. | |
| 2. | Als de CASH-administratie een RGS mapping kent, wordt deze meegegeven met het rekeningschema. In versie 3.2 via de tag `LeadReference`, in versie 4.0 via de tag `RGScode`. |
| 3. | Om compatibel te kunnen zijn bij import in andere bestanden wordt het &-teken in de naam van de relatie vervangen door het +-teken. |
| 4. | Versie 4.0 gebruikt een nieuw XML-namespace van de Belastingdienst (`belastingdienst.nl`) en introduceert een aparte sectie voor de beginbalans (`openingBalance`). De beginbalans wordt hiermee niet langer als dagboek in de mutatiessectie opgenomen. |
| 5. | Versie 4.0 voegt per relatie de openingsbalans (uit de subadministratie van het vorige boekjaar) en sluitingsbalans (openstaande posten) toe aan het relatieoverzicht. |
Auditfile versie (4 cijfers/letters) [1945]
Het versienummer waarmee het auditfile wordt aangemaakt dient gelijk te zijn aan het versienummer waarmee het wordt ingelezen:
Versie 4.0 : XML bestand in XAF formaat, Belastingdienst-namespace, nieuw vanaf 2024 |
Versie 3.2 : XML bestand in XAF formaat, vanaf 2015 |
Versie 2 : XML bestand in XAF formaat, vanaf 2008 |
(Verouderd : wordt automatisch omgezet naar versie 4) |
Versie 4.0 bevat ten opzichte van versie 3.2 de volgende uitbreidingen:
- Aparte `openingBalance`-sectie met beginbalansregels per grootboekrekening
- Per relatie: openingsbalans (openstaande posten vorig boekjaar) en sluitingsbalans (openstaande facturen)
- KvK-nummer van de onderneming in de bedrijfskop (`Commercenr`)
- Gestructureerd adres per relatie: straatnaam, huisnummer en huisnummertoevoeging als aparte velden
- RGS-koppeling via `RGScode` (was `leadReference` in versie 3.2)
- Periodeomschrijving (`periodDesc`) is vervallen
Boekjaar (jaar JJ) [211]
Het boekjaar waarvan de gegevens moeten worden geëxporteerd.
Periode (2 cijfers) [2785]
Optioneel: exporteer het auditfile tot en met een bepaalde periode in plaats van het volledige boekjaar. Standaard wordt het volledige boekjaar (t/m periode 12) geexporteerd.
Bestandsnaam (30 cijfers/letters) [11]
De naam van het exportbestand. Voorgesteld wordt: de administratiecode en het viercijferige boekjaar, gevolgd door de extensie '.xaf'. De bestandsextensie is altijd '.xaf'.
Voorbeeld uit de demo-administratie over het jaar 2010 is dus 'demo2010.xaf'.