| 1 | Het voeren van een volledige urenadministratie is niet verplicht. |
| 2 | De rubriek Werksoortcode indirect moet worden ingevuld. |
| 3 | Indien uren door de medewerkers zelf worden geregistreerd, zie de functies Registratie uren en Registratie uren met barcode kan per werkplek, bijvoorbeeld bij de ingang van het pand, een aantal eigenschappen worden vastgelegd met functie Instellen gebruikers (productie) |
* 3804 Maximale werkduur (2 cijfers)
Deze rubriek is alleen van belang indien de uren direct worden geregistreerd door de medewerkers en derhalve niet (achteraf) aan de hand van klokkaarten, urenbriefjes, etc.
Een tijdregistratie, bijvoorbeeld met een barcodescanner, kan zowel een in- of een uitklokking zijn. Elke inklokking dient dan ook weer te worden uitgeklokt. Er doet zich echter een probleem voor indien een medewerker vergeet uit te klokken. In dit geval dient de eerst volgende tijdregistratie van deze medewerker als een inklokking te worden beschouwd. Om dit vast te stellen maakt het programma gebruikt van deze rubriek. Indien de klokking een paar uur na de inklokking valt, zal dit een normale uitklokking zijn, echter wanneer de klokking buiten dit tijdsbestek valt, zal deze klokking een inklokking zijn. In dit geval blijft de vorige klokking verstoken van een eindtijd en dient deze derhalve handmatig te worden aangepast.
De hier ingevulde waarde wordt gebruikt om te bepalen of een tijdregistratie, bij het ontbreken van een uitklokking op een van de vorige dagen, een in- of een uitklokking betreft. Een veelgebruikte waarde is 12.
Voorbeelden:
Hierbij is uitgegaan van een maximale werkduur van 12 uur:
De 1e klokking = de laatst bekende klokking in het systeem.
De 2e klokking = de actuele tijd op het beeldscherm.
De voorbeelden C + D betreffen een avonddienst met een eindtijd op de volgende dag.
| vb. | 1e klokking | 2e klokking | resultaat |
| --- | ---------- | ---------- | --------------------------- |
| A | 8:00 uur | 17:00 uur | de 2e klokking is een uitklokking omdat beide tijden binnen het aangeven tijdsbestek van 12 uur liggen |
| B | 8:00 uur | 7:00 uur | de 2e klokking betreft een inklokking omdat deze tijd meer dan 12 uur na de inklokking bedraagt. |
| C | 23:00 uur | 7:00 uur | de 2e klokking is een uitklokking |
| omdat beide tijden niet op dezelfde dag vallen resulteert deze klokking in twee boekingen nl.: 23:00-24:00 uur en 0:00-7:00 uur. | |||
| D | 23:00 uur | 17:00 uur | de 2e klokking is een inklokking |
LET OP: Bij de voorbeelden A en B wordt de tweede klokking als eindtijd bij de eerste klokking opgenomen. Bij de voorbeelden C en D resulteert de tweede klokking in een nieuwe urenmutatie met de systeemtijd als begintijd.
* 3816 Termijn herverdelen uren (3 cijfers)
Deze rubriek is alleen van belang indien directe uren (dossieruren) betrekking kunnen hebben op een aantal productiedossiers tegelijk. Voor een juiste registratie van de bestede tijd op een aantal dossiers, moet de bestede tijd worden verdeeld over die dossiers. De functie Herverdelen uren toont op basis van deze rubriek een aantal dossiers, die voor de verdeling in aanmerking komen. Alleen die dossiers worden geselecteerd waarvan de startdatum binnen de periode tussen systeemdatum en systeemdatum verhoogd met het in deze rubriek aangegeven aantal kalenderdagen valt.
* 3013 Werksoort direct (geldige werksoortcode)
Ten behoeve van de urenverantwoording wordt onderscheid gemaakt in directe en indirecte werksoorten. De standaardwaarde voor de directe uren (dossieruren) wordt in deze rubriek vastgelegd. Om praktische redenen is het aan te bevelen om hiervoor een korte codering te hanteren, bijvoorbeeld D. Met functie Onderhoud werksoortcode kunnen werksoorten worden onderhouden.
* 3802 Werksoort indirect (geldige werksoortcode)
Ten behoeve van de urenverantwoording wordt onderscheid gemaakt in directe en indirecte werksoorten. De standaardwaarde voor algemene indirecte uren (aanwezigheidsuren) wordt in deze rubriek vastgelegd. Om praktische redenen is het aan te bevelen om hiervoor een korte codering te hanteren, bijvoorbeeld I. Met functie Onderhoud werksoortcode kunnen werksoorten worden onderhouden, waarbij wat betreft de indirecte uren onderscheid kan worden gemaakt in bijvoorbeeld indirect, ziek, vakantie, etc.
* 3189 Werksoortcode te laat (geldige werksoortcode)
Deze rubriek is alleen van belang indien de uren direct door de medewerkers worden geregistreerd met de functies Registratie uren of Registratie uren met barcode en derhalve niet (achteraf) aan de hand van klokkaarten, urenbriefjes, etc.
Met deze rubriek wordt de standaardwaarde aangegeven van de werksoortcode waarop automatisch een extra (indirecte) urenmutatie wordt gecre erd, indien een medewerker te laat op het werk verschijnt.
Deze extra urenmutatie wordt gecre erd indien:
| - | deze rubriek is ingevuld |
| - | het tijdstip van inklokken NA de begintijd van het rooster ligt - eventueel verhoogd met de rubriek Afronding na begintijd van de desbetreffende roostercode, zie functie Onderhoud roostercode |
| - | de medewerker op die dag voor de eerste maal inklokt. |
In de functies Registratie uren of Registratie uren met barcode wordt in dit geval om een Werksoort te laat gevraagd. Indien gewenst kan de in deze rubriek aangegeven standaardwaarde worden gewijzigd in bijvoorbeeld tandarts, verslapen, of iets dergelijks. Er wordt dan automatisch een extra urenmutatie aangemaakt met de begintijd van het rooster als begintijd, de systeemtijd als eindtijd en Aut.klokking als opmerking.
Voorbeelden:
| - | Begintijd rooster: | 08:00 |
| - | Afronding NA begintijd: | 15 minuten |
| - | Werksoort Te laat | TE LAAT |
Afhankelijk van het tijdstip van binnenkomst worden de volgende urenmutaties aangemaakt:
| tijdstip | werksoortcode | |||
| binnenkomst | te laat | werksoort | begintijd | eindtijd |
| 08:10 | TE LAAT | direct | 08:00 | ..:.. |
| 08:16 | TE LAAT | te laat | 08:00 | 08:16 |
| direct | 08:16 | ..:.. | ||
| 08:16 | direct | 08:16 | ..:.. |
| 1 | Per gebruikerscode kan deze standaardwaarde anders worden ingesteld, zie hiervoor functie Productie Instellen gebruikers (productie) |
| 2 | Met de functies Onderhoud uren per medewerker Onderhoud uren per datum of Onderhoud uren per dossier kan indien gewenst deze urenmutatie worden gewijzigd. |
| 3 | Uren die met werksoortcode Te laat worden vastgelegd kunnen worden meegenomen in de urenverantwoording of juist daar buiten worden gelaten. Zie hiervoor systeemswitch Verwerking werksoort te laat in functie Instellen switches productie (uren) |
* 3818 Standaard medewerker (bestaande medewerkerscode)
Indien in een onderneming geen behoefte is aan een urenverantwoording per medewerker, dient de bestede tijd ten behoeve van de nacalculatie per dossier te worden geregistreerd. Alleen in dat geval is deze rubriek van belang.
Registratie van bestede dossieruren kan op de volgende wijzen plaatsvinden:
| 1 | Achteraf op basis van werkbriefjes door de administratie. |
| . Zie functie Onderhoud uren per medewerker | |
| . Zie functie Onderhoud uren per datum | |
| . Zie functie Onderhoud uren per dossier | |
| 2 | Direct op de werkvloer met een toetsenbord. |
| . Zie functie Registratie uren | |
| 3 | Direct op de werkvloer met een medewerkerspasje en een barcodelezer. |
| . Zie functie Registratie uren met barcode | |
| 4 | Per productieopdracht op basis van de voorcalculatie. |
| . Zie functie Onderhoud uren per dossier |
Bij de laatste methode is niet direct bekend welke medewerker de bewerking heeft uitgevoerd. Daarom is het nodig een algemene, standaard medewerkerscode aan te maken. Alleen in dit geval moet in deze rubriek een medewerkerscode worden aangegeven. Indien gewenst kan deze medewerkerscode per bewerkingsregel worden gewijzigd.