Directe registratie:
Elke medewerker registreert zelf, met functie Registratie uren met behulp van een terminal of functie Registratie uren met barcode met behulp van een barcodelezer, de begin- en eindtijden van de werkzaamheden. Deze urenmutaties kunnen (achteraf) worden gecontroleerd, gewijzigd of aangevuld door bijvoorbeeld de administratie.
Registratie achteraf:
Aan de hand van urenbriefjes of klokkaarten wordt de bestede tijd door bijvoorbeeld de administratie achteraf vastgelegd. Hiervoor zijn in CASH de volgende functies beschikbaar:
| - Onderhoud uren per medewerker | |
| - Onderhoud uren per datum | |
| - Onderhoud uren per dossier |
Urenmutaties die met functie Registratie uren of Registratie uren met barcode zijn vastgelegd, kunnen ook met de functies Onderhoud uren per medewerker Onderhoud uren per datum of Onderhoud uren per dossier worden gemuteerd.
In de rubriek Netto wordt per urenregel het netto aantal uren getoond. Dit aantal wordt berekend door de bruto uren te verminderen met de tussen de begin- en eindtijd aanwezige pauzes in het van toepassing zijnde rooster.
| 1 | Indien een medewerker met functie Onderhoud medewerker is geblokkeerd, kunnen hiervoor geen uren worden geregistreerd. |
| 2 | Op een geblokkeerd dossier kunnen geen uren worden geregistreerd. |
| 3 | Indien de rubriek Urenregistratiecode in de stamgegevens van de medewerker de waarde 0 (geen urenregistratie) bevat, kunnen voor deze medewerker geen uren worden geregistreerd. |
| 4 | Reeds verwerkte uren, zie functie D3890, worden niet meer op het beeldscherm getoond en kunnen niet meer worden gewijzigd of verwijderd. |
| LET OP: | |
| Een beperkte wijziging is na afsluiten van uren mogelijk met functie Correctie uren (historie) Hiermee is alleen het dossiernummer, een opmerking en het uurtarief muteerbaar. | |
| 5 | Met deze functie kunnen geen indirecte urenmutaties worden vastgelegd. |
| - | Indien gewerkt wordt met een roosterschema, systeemswitch Roosterschema per medewerker - zie functie D3024 - bevat de waarde J en in de stamgegevens van de medewerker is een roosterschema aangegeven, dan wordt de roostercode bepaald op basis van: | |
| + | het roosterschema in de stamgegevens van de medewerker | |
| + | de ingangsweek van het roosterschema in de stamgegevens van de medewerker | |
| + | de datum van de urenmutatie. | |
| - | Indien niet met een roosterschema wordt gewerkt, of in de stamgegevens van de medewerker is geen roosterschema aangegeven, dan wordt de roostercode overgenomen uit stamgegevens van de medewerker. |
Indien gewenst kan de roostercode van een bestaande urenmutatie worden gewijzigd met functie Correctie uren (functietoets F4).
Na ingave van het gewenste dossier worden alle nog niet verwerkte uren van dat dossier op het beeldscherm getoond. De cursor bevindt zich op de eerste lege regel in de rubriek Volgnummer. Met de pijltjestoetsen kan in verticale richting over de urenregels worden gewandeld. Op een bestaande regel kan met ENTER of OK de geselecteerde urenregel worden gemuteerd. Met Shift-F1 kan een urenregel worden verwijderd.
Indien de cursor op een bestaande regel staat, zijn de volgende functietoetsen actief:
| F4 | Corr | Onderhoudsscherm om aanvullende gegevens van de urenmutatie te corrigeren. |
| F5 | Corr. | Wijzigingsfunctie kostprijstarief bewerkingsgroep of bewerkingscode. |
| F7 | Kaldr | Overzichtsscherm met de actuele kalendermaand. |
| F8 | Vgang | Overzichtsscherm met de voortgang van de bewerkingen en uitbestedingen. |
* 3600 Dossiernummer (bestaand dossiernummer)
Met deze rubriek wordt het dossier aangegeven waarop de uren moeten worden geregistreerd. Met functietoets F2 kan een dossiernummer op verschillende volgorden worden gezocht.
* 3401 Volgnummer (4 cijfers)
Met deze rubriek wordt het volgnummer aangegeven van de bewerkingsregel van het aangegeven dossier, waarop de urenmutatie moet worden vastgelegd. Met functietoets F2 worden de bewerkingsregels van het aangegeven dossier op het beeldscherm getoond, waarna met de pijltjestoetsen een dossierregel kan worden geselecteerd.
* 3402 Subnummer (3 cijfers)
Met deze rubriek wordt het subnummer aangegeven van de bewerkingsregel van het aangegeven dossier, waarop de urenmutatie moet worden vastgelegd. Na ingave van het subnummer wordt de bewerkingscode en bewerkingsgroep van de aangegeven dossierregel ter informatie op het beeldscherm getoond.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven waarvoor een urenmutatie op het aangegeven dossier moet worden ingevoerd, gewijzigd of verwijderd.
* 3820 Datum (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarvan uren van de uitgevoerde werkzaamheden moeten worden geregistreerd. Ter informatie wordt na ingave van de datum het daarbij behorende weeknummer op het beeldscherm getoond.
* 3821 Begintijd (uumm)
Met deze rubriek wordt de begintijd van de urenmutatie aangegeven in het formaat UUMM (uren:minuten).
* 3822 Eindtijd (uumm)
Met deze rubriek wordt de eindtijd van de urenmutatie aangegeven in het formaat UUMM (uren:minuten). Na ingave van de eindtijd wordt, rekening houdend met eventuele pauzes, de nettotijd getoond.
* 3184 Werksoortcode (bestaande werksoortcode)
Met de werksoortcode wordt bepaald of de urenmutatie direct of indirect is, zie functie Onderhoud werksoortcode In deze functie is alleen een directe werksoort toegestaan. In principe geldt voor dossieruren een (1) (directe) werksoort. Door gebruik te maken van meerdere directe werksoorten, kunnen bijvoorbeeld verschillende overwerkcodes, met verschillende opslagpercentages worden gebruikt. De defaultwaarde van deze directe werksoort is vastgelegd in de systeemvariabelen.
* 3807 Bewerking gereedmelden (J,N)
Indien geen nacalculatorische uren meer worden verwacht, kan met deze rubriek de bewerkingsregel van het dossier worden gereedgemeld. Indien dit het geval is, wordt de datum van de urenmutatie als gereedmeldingsdatum in de bewerkingsregel van het dossier vastgelegd. Op deze wijze blijft zichtbaar met welke urenmutatie de bewerkingsregel is gereedgemeld.
* 3098 Opmerking (30 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt aan de urenmutatie een opmerking opgenomen voor intern gebruik.