Per pakbon of verkoopfactuur kan een TNT-zending worden gecreëerd. De keuze tussen pakbon of factuur wordt gemaakt op basis van de systeemswitch Moment voorraad afboeking, zie functie Instellen systeemswitches verkoop afdruk Na het afdrukken van de pakbon, respectievelijk de factuur, wordt met deze functie het TNT-bestand aangemaakt. Hiervoor in aanmerking komende verkooporders worden geselecteerd op basis van de verzendcode in de verkooporderkop.
De informatie die naar een TNT-bestand wordt geëxporteerd is:
| - | Naam, adres en plaats van het afleveradres van de klant |
| - | Ordernummer en referentie |
| - | Aantal colli per zending |
| - | Gewicht per zending |
| 1 | Omdat CASH het laatst gebruikte formuliernummer bewaart, behoeven bij de selectie op formuliernummer (pakbon of factuur) geen formuliernummers of -data te worden ingevoerd indien een nieuw TNT-bestand moet worden aangemaakt. |
| 2 | Moet echter een kopie van het verzendingenbestand worden aangemaakt, dan dient een van/tot selectie op formuliernummer te worden ingevoerd. |
| 3 | Indien meerdere verkooporders op een (1) formulier zijn verzameld, wordt op basis van het laagste verkoopordernummer bepaald of een zending Parcelware moet worden aangemaakt. Het is hierbij dan ook belangrijk dat de verzendcodes van de verkooporders gelijk zijn. Daarom is het raadzaam om in de stamgegevens van de klant een vaste verzendcode op te nemen, deze fungeert altijd als standaardwaarde bij een nieuwe verkooporder. |
| 4 | Voor informatie, aanschaf, installatie en support van Parcelware verwijzen wij u graag naar TNT Post Pakketservice. |
| 5 | Ter informatie en controle wordt een overzicht afgedrukt van de geselecteerde formulieren. |
| 6 | Ter informatie wordt de volgende informatie op het beeldscherm getoond: |
| - het aantal regels in het bestand TNT Parcelware. | |
| - het laagste en hoogste geselecteerde formuliernummer. | |
| 7 | De van/tot-selectie op formuliernummer is afhankelijk van de Systeemswitch Moment van voorraad afboeking: P=Pakbon en F=Factuur. |
| 8 | Controle op geldigheid van de Postcode wordt uitgevoerd op basis van rubriek ISO-code land. NL in het formaat 9999 XX, Buitenlandse postcodes worden niet gecontroleerd op geldigheid.LET OP: dat bij elk aflever- of factuuradres de juiste landcode is ingevuld. |
* 2733 Origineel of Kopie (O,K)
Er kan zowel een nieuw bestand TNT Parcelware als een kopie van een reeds bestaand bestand worden aangemaakt.
Pakbonnummer van t/m (grenswaarde) [2403]
Pakbondatum van t/m (grenswaarde) [2430]
Verkoopfactuurnummer van t/m (grenswaarde) [2450]
Factuurdatum van t/m (grenswaarde) [2431]
* 0011 Bestandsnaam
De standaard bestandsnaam is zending.dbf. Per pakbon wordt een regel met een vaste lengte van 593 posities aan dit bestand toegevoegd.
De indeling hiervan is:
| Positie | Omschrijving |
| 001-008 | Verzenddatum in het formaat JJJJMMDD |
| 009-018 | Relatienummer van de klant |
| 019-048 | klantnaam |
| 049-078 | Ter attentie van |
| 079-095 | Straat |
| 096-100 | Huisnummer |
| 105-109 | Postcode (cijfers) |
| 110-111 | Postcode (letters) |
| 112-114 | Code land |
| 115-132 | Woonplaats |
| 133-144 | Telefoonnummer |
| 148-155 | Verzendernummer |
| 157-166 | Zendingreferentienummer = Verkoopordernummer in CASH |
| 167-168 | 01 = Soort vervoer |
| 235-238 | Aantal eenheden = Aantal leveren uit de verkooporder |
| 239-241 | COL = Omschrijving eenheden 1 |
| 266-271 | Totaal gewicht in hele kilo's |
| 272-275 | Aantal colli |
| 276-276 | N = Indicatie etiket afgedrukt |
| 277-309 | Goederenomschrijving |
| 310-342 | Omschrijving 1 uit de verkooporderkop |
| 343-375 | Omschrijving 2 uit de verkooporderkop |
| 376-408 | Pakbonnummer of factuurnummer in CASH |
| 428-428 | F = Frankeringsvoorstel |
| 433-433 | N = Indicatie postfunctie |
| 434-434 | N = Indicatie gevaarlijke stoffen |
| 435-435 | N = Indicatie opdrachtgever |
| 436-436 | N = Indicatie expeditiegeheim |