SPLITSCREEN
Een splitscreen toont 2 schermen naast elkaar, met een linker er rechter deel. Links staat het onderhoudsscherm en rechts het bijbehorende PDF-document, waarbij het tweede scherm 1/3 deel gebruikt van de schermbreedte. Het voordeel van deze werkwijze, is het bekijken van de factuur zonder schermwisseling. Het gebruik van een splitscreen is optioneel instelbaar. Aan en uitzetten gebeurd via 'Bewerken / Functie eigenschappen'. Zie scherm Functie eigenschappen Activeer of verwijder voor functienummer 'H0380', de eigenschap S. Het splitscreen is alleen zichtbaar in de onderhoudsfunctie per factuur.
FIATTEREN
Controleren van een via UBL ingelezen factuur is mogelijk op 2 niveaus: de eerste controle bestaat uit de match met bestaande stamgegevens op grond van een gevonden relatie en grootboekrekening. De tweede controle is de fiattering door de medewerker.
De inhoudelijke controle van de UBL resulteert in een direct te fiatteren factuur als er een volledige match is gemaakt. Als de UBL controle een verschil constateert tussen het factuurtotaal en de factuurregels wordt de fiattering vervangen door de UBL controle.
Zie voor het fiatteren van facturen het submenu Fiatteren en de bedrijfsparameters Crediteurenparameters Of selecteer de FAQ Fiatteren voor meer achtergrondinformatie.
| 1 | Het gewenste inkoopdagboek dient vooraf in de crediteurenparameters te worden opgenomen, zie hiervoor functie Crediteurenparameters |
| 2 | Alle in te lezen inkoopfacturen dienen als (aparte) XML- of UBL-bestanden in de cash-map aanwezig te zijn. U ontvangt de facturen meestal als bijlage bij een e-mail. Klik op het xml-bestand en sla deze op in de cash-map. Er is meestal ook een pdf-bijlage met een leesbare kopie van de factuur. Klik hier ook op en sla deze eveneens op in de cash-map. Zorg dat beide namen gelijk zijn, behalve dan dat de bestandsextensie .xml en .pdf moet zijn. |
| 3 | XML-bestanden van UBL-inkoopfacturen, die in de administratie zijn verwerkt, worden uit de map verwijderd. XML-bestanden, die niet worden verwerkt (deze zijn door de gebruiker gekenmerkt als NIET-verwerken, of deze voldoen niet aan de UBL-voorwaarden) worden NIET uit de map verwijderd. |
| 4 | Indien de juiste relatie niet kan worden vastgesteld of niet aanwezig is, wordt een nieuwe relatie aangemaakt, met een relatienummer, dat 1 hoger is dan het hoogste in gebruik zijnde relatienummer. De relatie wordt aangemaakt nadat is gekozen voor het verwerken van de inkoopfacturen. Het is dan verplicht om een zoeknaam in te geven. |
| 5 | Klik op de rode PDF-icoon om de factuur te bekijken tijdens de UBL controle, of maak gebruik van de Splitscreen optie. |
| 6 | De naam van het XML- of UBL-bestand mag niet langer zijn dan 100 posities. |
| 7 | Maak gebruik van UBL Kenmerken als de factuur bestaat uit meerdere regels met verschillende kostensoorten. Zie functie Kenmerken UBL inkoop |
| 8 | Een factuur met regels die met BTW onbelast en belast met BTW nul procent zijn belast horen niet samen voor te komen. Deze regels worden dan allemaal behandeld als belast met nul procent. |
| 9 | Bij Zoeknaam kan met F2 of het vergrootglas worden gezocht naar een relatie, evenals bij Relatie. De gevonden relatie wordt dan ook bij Relatie ingevuld. Als alleen een zoeknaam wordt ingevuld zonder te zoeken, dan wordt een nieuwe relatie aangemaakt (zie ook punt 4) |
KOLOMINDELING
| ? | Factuur verwerken Ja of Nee. |
| Relatie | gematchte relatienummer en zoeknaam |
| regels | aantal factuurregels |
| Omschrijving | eerste omschrijvingsregel van de factuur |
| grootb | gematchte grootboeknummer en zoeknaam van de rekening |
| factuurtotaal | bedrag inclusief BTW |
| OB-bedrag | totaal BTW bedrag. |
| fiatt. | Medewerkerscode voor fiattering |
| grbnr. | Aantal factuurregels op grootboek 'Uitzoeken' |
| Opmerking | Achtergrondinformatie specifieke ubl-regels |
| Vergoeding: De UBL bevat regels met korting of toeslagen (tag= AllowanceCharge). | |
| Factuurverschil: het saldo van de factuurregels wijkt af van het totaalbedrag van de UBL |
De functie verzamelt de xml-bestanden in de cash-map en maakt per factuur een regel aan in het verwerkingsscherm. Selecteer de facturen die verwerkt mogen worden, door de Ja/Nee vink aan of uit te zetten. Navigeer met de Muis of de Pijl-toetsen omhoog/omlaag.
Na activeren van een factuur opent een nieuw scherm Uitsplitsing regels UBL factuur waarin het boekstuk desgewenst kan worden aangevuld.
Code verwerken (1 cijfers/letters) [393]
Checkbox: Verwerken (J,N). Selecteer de inkoopfactuur die verwerkt kan worden in de administratie. Geldige waarden zijn:
Aan: Ja, betreffende inkoopfactuur in de administratie verwerken.
Uit: Nee, betreffende inkoopfactuur (nu) niet in de administratie verwerken. Deze factuur wordt de volgende keer weer getoond.
Met de checkbox in de kop van de J/N kolom, kunnen alle facturen tegelijk aan of uit worden gezet. Vervolgens kan de vink per factuur worden gemuteerd. Facturen zonder een match op relatie of grootboekrekening worden uitgesloten van automatische selectie.
Verwijder een regel uit het overzicht door te klikken op de prullebak-icoon. Er wordt dan gevraagd of het xml-bestand definitief verwijderd mag worden.
Relatienr (bestaande waarde) [101]
Geef hier het relatienummer in van de afzender (crediteur) van de betreffende inkoopfactuur.
Als het nummer leeg wordt gelaten, wordt een nieuwe relatie aangemaakt op basis van de gegevens uit het xml-bestand. Deze relatie krijgt dan als relatienummer het eerste c.q. volgende vrije relatienummer.
Zoeknaam (10 cijfers/letters) [102]
Bij een nieuwe relatie is het verplicht om de zoeknaam van de relatie op te geven.
Met deze zoeknaam kan de relatie makkelijk worden teruggevonden. Tevens wordt de zoeknaam gebruikt in de omschrijving van de boekregels waarmee de inkoopfactuur wordt geboekt.
Pers.code (bestaande waarde) [142]
Door hier een medewerker in te geven wordt de betreffende factuur opgenomen als 'nog te fiatteren' door deze medewerker. U kunt deze rubriek alleen benaderen als voor u als gebruiker de juiste instellingen zijn gemaakt. Zodra er een medewerker is ingevuld wordt ook nog een pop-up getoond waarmee u desgewenst een tweede en derde medewerker kunt invullen.