H0014 - ONDERHOUD KAS/BANK/GIRO

Doel

Via deze dagboeken worden de mutaties in de kas-, bank- en girorekening(en) vastgelegd. Zoals bijvoorbeeld in het dagboek BANK: uw dagafschriften van de bank met daarop de bij- en afschrijvingen van de debiteuren en crediteuren, of in het dagboek KAS: de kassa-omzet en de kasuitgaven.

Achtergrond

Voor elke kas-, bank- en girorekening wordt een apart dagboek aangemaakt voorzien van een bijbehorende tegenrekening. De tegenrekening zorgt ervoor dat het dagboeksaldo rechts bovenin het scherm wordt getoond. Dit dagboeksaldo geeft ter controle het banksaldo aan. Als alle bij- en afboekingen van het dagafschrift zijn ingevoerd dan horen het dagboeksaldo in het scherm en het eindsaldo van dat dagafschrift aan elkaar gelijk te zijn.

Elk boekstuk wordt vastgelegd met een boekstuknummer en boekdatum die gelijk zijn aan het nummer en de datum van het dagafschrift.

Attentiepunt

1	Als de letter E in de rubriek Eigenschappen van Onderhoud dagboekcodes is vermeld, dan wordt bij het aanmaken van een nieuw boekstuk eerst om een eindsaldo gevraagd. Het boekstuk kan dan alleen worden verlaten als het dagboeksaldo met dit opgegeven eindsaldo in overeenstemming is.
2	De waarde 'V' in de rubriek Eigenschappen van de Onderhoud dagboekcodes is niet toegestaan bij dagboeken van het soort K (Kas, Bank en Giro). Daar is alleen een vaste valutacode toegestaan. Heeft u te maken met een bankrekening in buitenlandse valuta, dan kunt u hiervoor een apart dagboek aanmaken met de valutacode van de valutasoort waarvoor deze bankrekening is geopend. Deze dient u dan te koppelen aan een tegenrekening.
3	Als een debiteur meerdere facturen in één bedrag betaalt zonder aan te geven welke facturen het betreft, dan kunt u in CASH gebruik maken van de functietoets F8:Aflett. Deze functietoets start de functie Afletteren openstaande nota's Na vermelding van het relatienummer en het bijgeschreven bedrag, worden de openstaande posten van deze relatie getoond, voorzien van een voorstel om de posten al dan niet af te boeken.
4	Een factuur kan automatisch worden afgeboekt door in de rubriek Grootboeknummer het factuurnummer van de betaalde factuur in te vullen. Het is daarom van groot belang dat de debiteur het factuurnummer vermeldt bij de betaling van de factuur.
5	Wordt er op een omzet- of kostengrootboekrekening geboekt dan zijn de functietoetsen F5:BtwHg en F6:BtwLg actief om de btw uit het bedrag te berekenen en te boeken.
6	U kunt er ook voor kiezen om de bankafschriften niet handmatig in te voeren maar automatisch door CASH te laten inlezen. Zie hiervoor menu Inlezen bankbestanden

Uitvoering

Bij de rubriek grootboeknummer kunt u direct de juiste grootboekrekening kiezen, waarop de betreffende mutatie moet worden geboekt. Veelal zal dat het grootboeknummer van de subadministraties debiteuren of crediteuren zijn. U begint bij de eerste bij- of afschrijving op het dagafschrift en daarna voert u de tweede boeking van uw dagafschrift in. U gaat zo door totdat u alle posten die op het dagafschrift staan heeft ingevoerd.

Als de invoer gereed is, kunt u het boekstuk verlaten met Escape. Omdat het dagboek is voorzien van een tegenrekening worden, bij het afsluiten van het boekstuk, alle ingevoerde mutaties door CASH automatisch gesaldeerd. Het saldo wordt daarna automatisch op de bijbehorende tegenrekening geboekt.

Vanzelfsprekend controleert u eerst het dagboeksaldo met het eindsaldo op uw dagafschrift voordat u het boekstuk verlaat. Dit moet overeenstemmen, zodat u er zeker van bent dat u geen posten hebt vergeten.