Voor het maken van een servicefactuur kan het volgende stappenplan worden doorlopen:
1 - Aanmaken servicebon
2 - Registratie gewerkte uren per servicebon
3 - Registratie materiaal per servicebon
4 - Vaststellen factuurregels en verkoopprijzen
5 - Controle van de voor de verkooporder bestemde kostenregels (factuurselectie)
6 - Aanmaken nieuwe verkooporder
7 - Afdrukken factureerrun
N.B.
Niet alle stappen zijn verplicht, zo zijn de stappen 2, 6 en 7 optioneel. Ook is het mogelijk om vanuit een servicebon direct een verkoopfactuur af te drukken
Servicefactuur in buitenlandse taal
Servicebonnen verzamelen per factuuradres
Vaststellen door te belasten kosten:
* 4317 Verzamelbonnen * 4024 Extra factuurtekst * 2689 Factuurdatum * 2205 Medewerker * 2008 Uren factureren (j/n) * 4015 Factuurmethode uren * 2495 Standaard fact (j/n/u) * 3705 Dossier afsluiten * 3660 Afdrukken factuur * 1 Doorgaan * 3713 Verwerken? * 2353 Volgende onderhoudsdatum
Artikelomschrijvingen van materialen kunnen direct worden vertaald, op basis van de volgende condities en aanvullende stamgegevens:
> Taalcode in de stamgegevens van de klant.
> Vertaalde omschrijvingen per artikelcode.
> Vertaalde formulierindeling per taalcode.
De vertaling van uren en kostenregels gebeurd via de gekoppelde artikelcode waarmee de verkooporder wordt gemaakt.
Vertalen van de omschrijving is ook handmatig mogelijk in het selectiescherm van de te factureren kosten. Gebruik per regel tabblad
Meerdere servicebonnen kunnen verzameld worden gefactureerd aan een gezamenlijk factuuradres. Het servicecontract bevat dan naast het bezoekadres een afwijkend factuuradres. Alleen indien bij het betreffende contract de rubriek Relatie factuur is ingevuld, wordt de vraag 'Verzamel bonnen J/N' gesteld:
N = Niet verzamelen; verkoopordernummer is gelijk aan servicebonnummer
J = Bonnen verzamelen op 1 verkoopordernummer per factuuradres
De factuurtekst kan worden aangevuld met extra informatie; zie hiertoe functie Parameters service rubriek Extra factuurtekst:
1 = Contractnummer en bezoekadres
2 = Referentie en Omschrijving uit de servicebon
Dit gebeurt door een extra orderregel toe te voegen op de verkooporder met Artikelsoort Tekst (is 4 of 5). Vul de rubriek Artikel factuurtekst met een bestaande artikelcode.
1 = Periodiek servicecontract- Per servicebon zijn de gewerkte uren en de gebruikte onderdelen geregistreerd. Per kostenregel kan worden aangegeven welke kosten moeten worden doorbelast en voor welke verkoopprijs. In de volgende functie Servicebon factuurselectie (VERVALLEN) wordt snel inzicht verkregen in de gemaakte kosten en kan per regel worden aangegeven welke kosten moeten worden doorbelast.
- De code [Factureringsmethode] per contractsoort bepaalt de wijze van facturering:
2 = Gereedgemelde servicebon, op basis van nacalculatie per servicebon
3 = Factureren op basis van een servicecontract én een servicebon.
Allereerst geldt het tarief van de tariefgroep van de medewerker, indien dit niet bekend is, geldt het tarief van de bewerkingscode en tenslotte het tarief van de plangroep.- De kosten van de gewerkte uren worden bepaald door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met het uurtarief, dat als volgt wordt bepaald:
Als per bewerking een verkooptarief bekend is, wordt een geadviseerde verkoopprijs bepaald.
- De kosten van onderdelen worden bepaald door per materiaalregel het gebruikte aantal te vermenigvuldigen met het kostprijstarief of de laatste inkoopprijs. Het geadviseerde verkooptarief wordt bepaald door het aantal te vermenigvuldigen met de verkoopprijs per artikel.
- De voorraad van onderdelen is al van de voorraad afgeboekt tijdens de registratie van het materiaalverbruik. Daarom wordt voor de factuurregel een artikelcode gebruikt met artikelsoort K (=kosten).
- In de omschrijving van de factuurregel wordt de oorspronkelijke artikelcode en de omschrijving van het onderdeel geplaatst.
- De te gebruiken kostenartikelen zijn als defaultwaarde per administratie of contractsoort in te stellen.
Attentiepunt
1 Ter informatie worden de contractsoort en het klantnummer en de naam op het beeldscherm getoond.
2 Bij het aanmaken van een nieuwe verkooporder, wordt in principe het servicebonnummer als verkoopordernummer gehanteerd. Alleen als het verkoopordernummer al in gebruik is, (actueel of historie) wordt een nieuw nummer aangemaakt volgens de tabel van verkoopordernummers, zie functie Verkoopordernummer
3 Op een aangemaakte verkooporder worden eerst de urenregels opgenomen en daarna de materiaalregels. Vanuit de kop van de servicebon worden de rubrieken Referentie, Omschrijving en Omschrijving-2 overgenomen in de kop van de verkooporder.
4 Indien de omzet van bestede tijd nul is (gratis), wordt deze op basis van systeemswitch Doorbelaste uren op factuur, zie functie Instellen systeemswitches (service) al dan niet op de verkooporder afgedrukt
5 Indien het aantal decimalen van de materiaalcode groter is dan het aantal decimalen van de gekoppelde kostencode, dan wordt het aantal op de verkooporder afgerond!
6 Wat betreft het bijlezen van de verkoopprijs uit de stamgegevens, geldt de volgende volgorde:
1 Verkoopprijs per VC-kostenregel per servicebon - zie functie Kosten
2 Verkooptarief uit de stamgegevens van de kostencode - zie functie Onderhoud kosten
3 Verkoopprijs uit de stamgegevens van de artikelcode - zie functie Artikel
De basisberekening is: Aantal x prijs. Alleen indien de verkoopprijs uit de stamgegevens per Servicebon wordt gebruikt, worden de totale kosten met aantal = 1 op de verkooporder gezet.
7 Het opmerkingsveld uit een urenregel wordt automatisch als tekstregel aan de verkooporderregel toegevoegd.
8 Het is mogelijk om een verkoopfactuur direct af te drukken, of het afdrukken hiervan uit te stellen tot de eerstvolgende factureerrun. Het direct afdrukken is echter afhankelijk van een aantal systeemswitches:
- Extra controle pakbon = J. In dit geval wordt in plaats van een factuur een pakbon afgedrukt.
- Extra controle factuur = J. Hierbij is de mogelijkheid om de factuur direct af te drukken geblokkeerd.
9 Bij een eenmalig artikel wordt een eventuele prijsafspraak per klant/artikel alleen bijgelezen, als de prijs van de bonregel (nog) nul is.
10 Aanmaken van een verkooporder vanuit een servicebon EN direct afsluiten van een servicebon is niet mogelijk in combinatie met Systeemswitch Grootboekmutatie Onderhandenwerk = 'j'. Deze uitgebreide OHW-boekingen worden apart afgesloten tijdens het gereedmelden van de servicebon; zie functietoets F8-Gmeld per servicebon.
11 De factuurtekst kan worden aangevuld met extra informatie; zie hiervoor rubriek Extra factuurtekst in functie Parameters service
0 = Geen extra factuurtekst
1 = Contractnummer en bezoekadres
2 = Referentie en Omschrijving uit de servicebon
Dit gebeurt middels een extra orderregel op de verkooporder met artikelsoort Tekst (Artikelsoort 4 of 5).
De rubriek Artikel factuurtekst dient in dit geval gevuld te worden met een bestaande artikelcode.
12 Als orderdatum van de nieuwe verkooporder wordt de bondatum uit de servicebon gebruikt, de bezoekdatum wordt overgenomen in de leverdatum.
Uitvoering
Voor algemene uitleg zie verwerkingsfunctie
of invulinstructie.
Optionele mogelijkheid om meerdere bonnummers te verzamelen op 1 factuur.
Alleen actief als gewerkt wordt met een afwijkend factuuradres. Zie rubriek Relatienr.factuur.
N = niet verzamelen, per bonnummer een aparte verkooporder
J = ja, maakt een verzamelde verkooporder. De nieuwe factuurregels worden toegevoegd aan een bestaande verkooporder van de klant. Als van de klant geen actuele order aanwezig is, wordt een nieuwe verkooporder gemaakt.
Optionele mogelijkheid om een extra tektblok toe te voegen aan de verkooporderregels:
0 geen extra tekst
1 contractcode en bezoekadres
2 referentie van contract of servicebon
3 contractgegevens uitgebreid: Contractnummer, adres, machine, serienummer Voor het aanmaken van de tekstregels, dient in de serviceparameters het veld Artikel fact.tekst gevuld te zijn met een artikelcode (met artikelsoort 5 = Tekst).
Standaardwaarde is de systeemdatum
Medewerkerscode waarmee de verkooporder wordt aangemaakt.
J = ja, gewerkte uren meenemen op de factuur
N = nee, uitstellen van het factureren van de urenmutaties
Mogelijkheid om gewerkte urenregels verzameld te factureren.
1 = per werksoort, uren worden verzameld per regelnummer uit de voorcalculatie
2 = per datum, uren worden verzameld per datum.
3 = per week, uren worden verzameld per weeknummer.
Kostenregel wel of niet doorbelasten
J kostenregel factureren (elke regel wordt gefactureerd en vermeld op de verkooporder).
U regel uitstellen voor het factureren (kan later alsnog worden gefactureerd)
N kostenregel niet doorbelasten (regel wordt als gefactureerd beschouwd en wordt ook later niet meer gefactureerd)
Deze keuze wordt dan voor elke regel doorgevoerd en is dan laten nog aan te passen in de tabel.
J = Servicebon direct afsluiten en verplaatsen naar de historie.
N = Servicebon nog niet afsluiten, de actuele factuur is een deelfactuur en er komen nog aanvullende kosten op deze servicebon.
J = ja, factuur direct afdrukken
N = Nee, factuur indirect afdrukken, middels functie Onderhoud verkooporder
J = doorgaan met de verwerking
N = nee, verwerking be-eindigen
J = Doorgaan met de verwerking en afdrukken
N = Verwerking be-eindigen, zonder mutatie
Alleen als niet wordt gewerkt met periodiek onderhoud. De volgende onderhoudsdatum wordt berekend vanaf de bezoekdatum en de onderhoudstermijn, uit het servicecontract.