Projectfacturen
Het facturatieproces van projecten is beschikbaar voor verschillende fasen:
- Factuurvoorstel of proforma.
- Termijnfactuur individueel
- Termijnfactuur periodiek
- Projectfactuur op regiebasis
Maak vooraf bewust een keuze over de methode van facktureren. In een run met controle vooraf voor een reeks projecten, of individueel per projectcode.
Aanvullende instellingen zijn beschikbaar in de schermen:
Instellen parameters projecten
Onderhoud projectcodes (deel 2)
| 1 | Zoeken naar een bestaand Project is mogelijk op de rubrieken: projectcode, Zoeknaam, Relatienummer en Kenmerk. |
| 2 | Een projectcode bestaat uit zes posities; letters en/of cijfers. Het is een specifieke code, voor de herkenbaarheid van een project of gelijk aan het relatienummer van de klant. |
| 3 | Een projectcode is ook te gebruiken als registratiemiddel van indirecte uren die uit de interne organisatie voortvloeien. |
| 4 | Een vaste factuurtekst is voor elk project te bepalen en per projectcode vast te leggen. |
| 5 | Een grootboekrekening Opbrengst is voor elk project te bepalen en per projectcode vast te leggen. |
| 6 | Een projectomschrijving voor op de factuur is vast te leggen in subscherm deel 2 (tabtoets F3). |
| 7 | Een mogelijke termijnfactuur wordt bepaald in subscherm deel 2 (tabtoets F3). |
Projectcode (sleutelwaarde) [501]
De code waarmee het project wordt geïdentificeerd.
Zoeknaam (10 cijfers/letters) [503]
De naam waarmee het project kan worden gezocht.
Omschrijving (30 cijfers/letters) [502]
De volledige naam van het project.
Relatienr (bestaande waarde) [101]
Het relatienummer van het project. Facturen worden op dit relatienummer verwerkt en zullen als openstaande posten in de debiteurenadministratie worden opgenomen.
Projectgroep (bestaande waarde) [511]
De projectgroep van het project. Periode-overzichten zijn op projectgroep opvraagbaar.
Projectsoort (1,2,3,4) [504]
Deze rubriek geeft de projectsoort aan. Op basis van deze code wordt bepaald of een project bijvoorbeeld intern of extern is. Ook wordt hier bepaald of een project automatisch moet worden gefactureerd of dat alleen de kosten moeten worden doorgeboekt.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Extern, automatisch factureren |
| 2 | Extern, handmatig factureren |
| 3 | Intern, met doorboeking kosten |
| 4 | Intern, zonder doorboeking kosten |
Status (1,2) [510]
Deze rubriek geeft de projectstatus aan. Op basis van deze code wordt bepaald of op een project invoer is toegestaan of dat het project is afgesloten.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Invoer toegestaan |
| 2 | Geblokkeerd |
Code afw tarief (1,2,3) [509]
Deze rubriek geeft aan hoe er op dit project met afwijkende tarieven wordt gewerkt.
Geldige waarden zijn:
| 1 | Er mag niet met afwijkende tarieven worden gewerkt. |
| 2 | Er mag met afwijkende tarieven per medewerker worden gewerkt. |
| 3 | Er mag met een afwijkend tarief per boekregel worden gewerkt. |
Code verdichting (0,1,2,3,4,5,6,7) [505]
Deze rubriek geeft aan op welke wijze de mutaties op de factuur dienen te worden verdicht.
Geldige waarden zijn:
| 0 | Geen verdichting |
| 1 | Medewerker-werksoort-periode |
| 2 | Medewerker-werksoort |
| 3 | Medewerker-periode |
| 4 | werksoort-periode |
| 5 | Medewerker |
| 6 | werksoort |
| 7 | Geen specificatie |
Code facturatie (1,2,3) [1687]
Kies desgewenst uit 2 facturatiemethoden voor het aanmaken van een projectfactuur: Per projectcode of in een run.
1 = In de periodieke facturatie run.
2 = Individueel per projectcode.
3 = Individueel per projectcode, met een factuurspecificatie als pdf-bijlage.
Bij de keuze voor methode individueel wordt de projectcode in de periodieke factuurrun overgeslagen en wordt er gefactureerd vanuit functie Onderhoud projectcodes Gebruik deze code alleen als de manier van factureren per project kan afwijken. Als alle projectfacteren gelijkwaardig zijn blijft deze code leeg.
Optioneel kan de factuurspecificatie bij een digitale factuur, automatisch worden meegestuurd als pdf-bijlage. Dit kan wenselijk zijn als een groot project met verdichting van uren wordt gefactureerd. Keuze 3 is extra functionaliteit op keuze 2.
Mogelijk alternatief voor een factuurbijlage is een handmatig toegevoegd document aan het project. Zie veld bijlage per projectcode deel 2. Per project kan slechts een bijlage worden meegestuurd. Een combinatie van projectvoorwaarden en factuurspecificatie is niet mogelijk. Wel is een combinatie van projectbijlage en formulierafhankelijke bijlage mogelijk.
Als een deel van de projectfacturen individueel en een deel via de run verloopt, is het advies om eerst de factuurrun te draaien en daarna de resterende projecten te factureren. De periodieke project-run, factureerd alle uren van de recente periode. Voor groteren projecten kan het wenselijk zijn, deze individueel per projectcode eerst te controleren. Daarvoor is het overzicht factuurspecificatie beschikbaar. Desgewenst kunnen uren worden gecorrigeerd voordat de factuur wordt gemaakt. Mogelijk alternatief is de factuurcontrole op basis van een proforma formulier.
Reserve [1] (40 cijfers/letters) [513]
De additionele omschrijving zoals deze aan het project wordt toegekend. Met diverse afdrukfuncties wordt deze omschrijving op de overzichten gepresenteerd.
Reserve [2] (40 cijfers/letters) [514]
Zie voor uitleg rubriek 'Reserve [1]'.
Reserve [3] (40 cijfers/letters) [515]
Zie voor uitleg rubriek 'Reserve [1]'.
Reserve [4] (40 cijfers/letters) [516]
Zie voor uitleg rubriek 'Reserve [1]'.
Kenmerk [1] (10 cijfers/letters) [517]
Het kenmerk zoals deze aan het project wordt toegekend. Met diverse afdrukfuncties wordt dit kenmerk op de overzichten gepresenteerd.
Kenmerk [2] (10 cijfers/letters) [518]
Zie voor uitleg rubriek 'Kenmerk [1]'.
Kenmerk [3] (10 cijfers/letters) [519]
Zie voor uitleg rubriek 'Kenmerk [1]'.
Kenmerk [4] (10 cijfers/letters) [520]
Zie voor uitleg rubriek 'Kenmerk [1]'.
Gbrek omzet (bestaande waarde) [535]
De grootboekrekening waarop de omzet wordt verantwoord.
Vul deze rubriek alleen al de omzet van een eenmalige termijn factuur op een afwijkende grootboekrekening geboekt wordt. Standaard wordt de rekening uit de projectparameters gebruikt, of de rekening die is opgegeven bij de functie Instellen medewerkercodes.
Gbrek omzet (bestaande waarde) [1374]
Worden er ook uren geboekt die onder het lage btw-tarief vallen, bijvoorbeeld gebouwen ouder dan twee jaar, dan kunt u hier de betreffende grootboekrekening voor de omzet laag tarief invullen.
Kostenplaats (bestaande waarde) [911]
De kostenplaats van het project waarop de omzet, kostprijs en dekking moet worden verantwoord. De hier gevonden waarde wordt geannuleerd door de waarde die is ingevuld bij de medewerker.
Minimum fact.bedrag (7,2 cijfers) [1633]
Projectfacturen onder een minimum bedrag kunnen worden geblokkeerd voor verzending.
In een factuurrun worden alleen facturen met een hoger bedrag aangemaakt (nettobedrag exclusief BTW).
Facturen met een lager bedrag worden achtergehouden, en lopen automatisch mee bij de eerst volgende factuurrun,
wanneer het minimum bedrag wel factureerbaar is.
Geef het afwijkend minimum factuurbedrag per projectcode.
Standaard wordt het minimum bedrag uit de parameters Projecten gebruikt.
Geef hier alleen een bedrag als per projectcode van deze standaard wordt afgeweken.
| F3 | Deel2 | D0905 Onderhoud projectcodes (deel 2) |
| F4 | Factuur | S0932 Factureren projecten |
| F5 | TermFact | S0938 Termijnfacturen projecten |
| F6 | TeFact | S0912 Te factureren projectmutaties |
| F7 | FactHist | S0722 Factuurhistorie |
| F8 | Overzt. | M0907 Overzichten per project |