S0932 - FACTUREREN PROJECTEN

Doel

Met deze functie worden de aanwezige projectmutaties verwerkt tot facturen. Als de functie vanuit een bepaald project wordt aangeroepen, wordt uitsluitend dat project gefactureerd. Als de functie vanuit het menu wordt aangeroepen worden alle projecten gefactureerd cq. een in te geven serie van projecten.

Achtergrond

Op een bepaald moment moeten ingevoerde projectmutaties worden verwerkt tot facturen. Alvorens gefactureerd gaat worden, kan het zinvol zijn de te verwerken factuurregels te controleren. Dit kan met de functie Factuurvoorstel

Attentiepunt

1 Selectie is mogelijk aan de hand van een in te geven serie projectcodes.
2 Het is ook mogelijk om een selectie te doen op de projecten binnen een in te geven serie projectgroepen.
3 Er worden alleen facturen afgedrukt als dit is aangegeven bij functie Onderhoud projectgroepen In de rubriek Projectsoort dient code 1 te worden ingevuld (externe projecten, automatisch factureren).
4 Voordat met de hier besproken functie de feitelijke facturering wordt uitgevoerd is het, zeker bij een groot aantal projectmutaties, zinvol eerst een backup te maken.
5 Gefactureerde mutatieregels zijn achteraf niet meer te wijzigen. In dat geval is een correctieboeking nodig.
6 Gefactureerde bedragen worden verantwoord op de werksoort 'opbrengsten'.
7 Het onderhanden werk wordt afgeboekt door een negatieve mutatie op de grootboekrekening onderhanden werk.
8 Als rubriek Controle OB-nummers uit functie Onderhoud OB/ICP-parameters van waarde J(a) is voorzien, wordt voorafgaande aan de facturering getest of er bij relaties die code plaats E hebben (binnen de EU) een OB-nummer is ingevuld. Er kan in die gevallen dus NIET gefactureerd worden. Als N(ee) is geselecteerd blijft deze controle achterwege en wordt dus met OB gefactureerd.
8 Voorafgaand aan de facturering wordt aan de hand van de Code OB-tarief, gecontroleerd of de Code OB-tarief van de grootboekrekening overeenstemt met het OB-tarief van het betreffende artikel. Wanneer er geconstateerd is dat dit niet het geval is, wordt de facturering gestopt en dient er eerst een aanpassing van de OB-coderingen plaats te vinden.

Zie ook

Instellen parameters projecten
Projectmutaties

Uitvoering

Voor algemene uitleg zie verwerkingsfunctie of invulinstructie.

Projectcode van t/m (grenswaarde) [501]

Projectgroep van t/m (grenswaarde) [511]

Werksoortcode van t/m (grenswaarde) [521]

Soort formulier (1 cijfers/letters) [433]
Deze waarde bepaalt het soort factuur dat wordt afgedrukt. Naast gewone facturen kunnen ook proeffacturen worden aangemaakt. Wordt gekozen voor een proeffactuur, dan worden de factuurregels niet verwijderd en wordt ook niet doorgeboekt naar de financiële administratie. Dit geeft dus ook de mogelijkheid een ander document, bijvoorbeeld een orderbevestiging, af te drukken.
Geldige waarden zijn:
F Factuur wordt aangemaakt
P Proforma (Proeffactuur) wordt aangemaakt

Factuur srt (P,X,E,D) [715]
De soort factuur die moet worden gemaakt.
Geldige waarden zijn:
P Printen. De factuur wordt geprint op de standaard printer zoals benoemd in 'Instellen parameters facturering'. Als deze standaard printer niet is benoemd, wordt om de printerkeuze gevraagd op het moment dat de factuur wordt afgedrukt.
X XML. De factuur wordt per e-mail verzonden in XML-formaat. Kies dit formaat echter alléén als u zeker weet dat uw afnemer in staat is, om dit in te lezen in zijn administratieve software. Kies anders keuze 'E'.
E PDF. De factuur wordt per e-mail verzonden in PDF-formaat. Dit formaat is geschikt om door de ontvanger te laten afdrukken op zijn eigen printer. Er wordt automatisch een extra bestand meegestuurd waarin de factuur staat in UBL/XML-formaat. Dit formaat kan met de meeste administratiesoftware (waaronder CASH, zie menu Financieel > E-factureren) automatisch worden ingelezen. Met eigenschap U in de factureringsparameters kan dit extra formaat eventueel worden onderdrukt.
Als u kiest voor keuze 'X' of 'E' is het noodzakelijk dat u eerst uw eigen NAW en e-mailgegevens vastlegt met functie Administratieparameters / F3. U kunt alleen voor 'X' of 'E' kiezen als het e-mailadres van de ontvanger is ingevuld.

In de module CASH Projecten is keuze 'X' niet mogelijk.

D Digipoort. De factuur wordt verzonden via Digipoort naar een uitvragende overheidsinstatie. Hiervoor dient het overheidsidentificatienummer (OIN) te worden ingevuld.

Formuliercode (bestaande waarde) [941]
De code van het te gebruiken formulier bij het aanmaken van de (pro forma) factuur. De rubriek komt alleen naar voren indien bij de functie Instellen parameters facturering of geen formuliercode is ingevuld.

T/m boekperiode (periode JJPP) [382]
De periode tot en met wanneer de gegevens moeten worden verwerkt.

Boekdatum (datum DDMMJJ) [302]
De datum van de factuur. Aan de hand van de boekdatum wordt tevens de boekperiode bepaald.

Boekperiode (periode JJPP) [301]
De boekperiode (JJPP) waarin de factuur dient te worden verantwoord. Deze rubriek verschijnt alleen indien aan de rubriek Eigenschappen bij de functie Instellen administratieparameters of de waarde 'Z' is toegekend.

Waarde voor INPUT*** (40 cijfers/letters) [35]
De variabele tekst die op de factuur moet worden afgedrukt.
Deze rubriek verschijnt alleen indien in de formulierindeling elementcode INPUT is gebruikt.