Klachten kunnen worden geuit met een interne melding van de eigen kwaliteitsdienst of met een externe melding van een klant.
Een klacht wordt ge dentificeerd door het vermelden van het dossiernummer, het verkoopordernummer, de productcode, de klant, maar ook het mayteriaal en de levernacier.
Naar de beschrijving van de klacht wordt gebruik gemaakt van 3 zelf gedefinieerde tabellen:
| - | klachtenbron: (aanduiding van de meldingsbron van de klacht) |
| - | klachtensoort: (indeling van de soort klacht) |
| - | klachtenstatus: (aanduiding van de onderzoeksfase en de oplossing van de klacht) |
Per persoon en datum worden meerdere momenten vanstgelegd:
| - | de registratie van de klacht |
| - | de beslissing welke actie moet worden uitgevoerd |
| - | de behandeling van de klacht |
| - | wijzigingsdatum van het productontwerp door werkvoorbereiding |
De volgende klachten kunnen worden vastgelegd en behandeld:
| - | Klacht van een klant, met of zonder koppeling met een inkooporder. |
| - | Klacht naar een leverancier, met of zonder koppeling met een verkooporder. |
| - | Interne klacht, met of zonder koppeling met een in- of verkooporder. |
| 1 | De tabellen klachtenbron, klachtensoort en klachtenstatus kunnen met Shift-F2 worden onderhouden. |
| 2 | Indien bij de diverse datumrubrieken eerst een medewerkerscode wordt ingegeven, wordt het bijbehorende datumveld automatisch gevuld met de systeemdatum. |
| 3 | Een klachtenkaart kan worden afgedrukt met behulp van functietoets F5. |
| 4 | Een klacht wordt in de historie opgenomen door in rubriek Historie de waarde J op te nemen. Bij functie L3750 kan hierop worden geselecteerd. |
| 5 | Bladeren in vastgelegde klachten is mogelijk met de functietoetsen F9 en F10. In een leeg scherm kan met ENTER of OK gekozen worden uit de volgende sorteermogelijkheden: |
| 1 klachtennummer | |
| 2 dossiernummer | |
| 3 verkoopordernummer | |
| 4 productcode | |
| 5 klantnummer | |
| 6 medewerkerscode beslissing | |
| 7 medewerkerscode werkvoorbereiding | |
| 6 | Indien alleen een verkoopordernummer wordt ingetoetst en GEEN dossiernummer, dan wordt zowel het dossiernummer, als de productcode automatisch bijgelezen. |
| 7 | Indien Systeemswitch Grootboekmutatie onderhandenwerk, de waarde J (ja) of U (uitgebreid) bevat, is het niet mogelijk een productiedossier terug te halen uit de historie. |
| 8 | Met functietoets F8:Docum kan aan de betreffende klacht direct een document worden gekoppeld. Voorbeeld een foto van een beschadigd product. |
Een nieuwe klacht wordt vastgelegd door met behulp van functietoets F8 een nieuw klachtennummer uit te delen.
* 3750 Klachtennummer (8 cijfers)
Met deze rubriek wordt het unieke volgnummer van de klacht ge dentificeerd. Met functietoets F8 wordt automatisch een nieuw klachtennummer voorgesteld.
* 3756 Omschrijving Klacht (500 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt de aard van de klacht beschreven.
* 3600 Dossiernummer (8 cijfers)
Met deze rubriek wordt het betreffende productiedossier ge dentificeerd.
* 2400 Verkoopordernummer (8 cijfers)
Met deze rubriek wordt de verkooporder aangegeven waarop de klacht betrekking heeft.
* 3400 Productcode (bestaande productcode)
Met deze rubriek wordt de code aangegeven van het productieartikel waarop de klacht betrekking heeft.
* 2220 Klantnummer (6 cijfers/letters)
Het nummer van de klant waarvoor de te produceren productie bestemd is. Een klantnummer is gelijk aan het relatienummer. Een relatie wordt als klant beschouwd indien de extra klantgegevens zijn ingevuld. Zie hiervoor functie Klant instellen
* 2005 Opmerking (40 cijfers/letters)
Met deze rubriek wordt een aanvullende opmerking van de klacht vastgelegd voor intern gebruik.
* 3747 Klachtenbron (6 cijfers/letters)
Deze rubriek heeft betrekking op de herkomst van de klacht. Coderingen hiervoor worden in een variabele tabel vastgelegd.
Voorbeelden hiervan zijn: klant, afdeling verkoop, afdeling kwaliteitszorg, etc.
In de klachtenstatistiek worden de aantallen per Klachtenbroncode getotaliseerd.
* 3748 Klachtensoort (6 cijfers/letters)
Deze rubriek heeft betrekking op de classificatie van de klacht. Coderingen hiervoor worden in een variabele tabel vastgelegd.
Voorbeelden hiervan zijn: onjuist aantal, beschadiging of kwaliteitsafkeur, etc.
In de klachtenstatistiek worden de aantallen per Klachtensoort getotaliseerd.
* 3749 Klachtenstatus (6 cijfers/letters)
Deze rubriek heeft betrekking op de behandelingsstatus van de klacht. Coderingen hiervoor worden in een variabele tabel vastgelegd.
* 3757 Muteren ontwerp (J,G,N)
Met deze rubriek wordt aangegeven of het productontwerp moet worden aangepast. Geldige waarden zijn:
| J | Ja, productontwerp moet worden aangepast. |
| G | Ja, productontwerp moest worden aangepast en is gereed. |
| N | Nee, productontwerp behoeft niet te worden aangepast. |
* 3768 Accoord (?,J,N)
Met deze rubriek wordt aangegeven of de klacht gegrond en geaccepteerd is. Geldige waarden zijn:
| ? | Klacht is nog in behandeling. |
| J | Ja, klacht is geaccepteerd. |
| N | Nee, klacht is niet geaccepteerd en afgewezen. |
* 3761 Datum registratie (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarop de klacht geregistreerd is.
* 3762 Datum beslissing (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarop de beslissing met betrekking tot de klacht is genomen.
* 3763 Datum behandeling (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarop de klacht in behandeling is genomen.
* 3764 Datum werkvoorbereiding (DDMMJJ)
Met deze rubriek wordt de datum aangegeven waarop het productontwerp door afdeling werkvoorbereiding is gewijzigd.
* 3751 Medewerker registratie (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven die de klacht heeft geregistreerd.
* 3752 Medewerker beslissing (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven die de beslissing met betrekking tot de klacht heeft genomen.
* 3753 Medewerker behandeling (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven die de klacht in behandeling heeft genomen.
* 3754 Medewerker werkvoorbereiding (bestaande medewerkerscode)
Met deze rubriek wordt de medewerker aangegeven die het productontwerp, op basis van de klacht, heeft gewijzigd.
| F3 | Deel 2 | D3752 Klacht vervolg |
| F4 | S2758 Afdrukken klachtenkaart | |
| F5 | Terug | S2759 Terughalen uit historie naar actueel |
| F6 | Historie | S3900 Overzicht dossierhistorie |
| F7 | NieuwCnt | D0143 Onderhoud contactmoment |
| F8 | Document | D4240 Onderhoud document |