Voorbeelden van artikel-gerelateerde documenten zijn:
- Technische gebruikshandleiding van het product.
- Verkoopdocumentatie van het artikel.
- Verpakkingsinstructie bij een verzending.
- Testrapport van een kwaliteitsdienst.
- Urenbriefje van een buitendienst monteur.
- Productietechnische stamblad of werkkaart.
Belangrijk en interessant hierbij is, dat deze elektronische documenten direct vanuit CASH kunnen worden geraadpleegd, in het geval dat gebruik wordt gemaakt van de CASH Relatie Module. Hierdoor wordt elk document voor iedereen in de organisatie eenvoudig vindbaar en opvraagbaar.
Uitgangspunt hiertoe is de elektronische beschikbaarheid en opvraagbaarheid van het document op het gehele netwerk. Documenten dienen hiervoor aan CASH te worden gekoppeld en worden opgeslagen in vooraf gedefinieerde subdirectory's.
Elk document kan aan het CASH ERP-systeem worden gekoppeld met een Artikelcode, Documentsoort, Onderwerp, Vastleggingsdatum en Medewerker, maar ook met het volgnummer van een In- en Verkooporder, Klacht, Servicebon en/of Productiedossier. Tevens kan op deze selectievelden naar reeds opgeslagen documenten worden gezocht.
Een document kan verschillende formaten hebben:
- Tekstbestanden
- PDF-documenten
- Word-documenten
- Excel-bladen
- Plaatjes
In CASH Handel zijn voor het documentenbeheer de volgende twee functies beschikbaar: Onderhoud document en Documenten
Het onderhoudsscherm voor het vastleggen en onderhouden van documenten kan worden aangeroepen vanuit het submenu Stamgegevens, maar ook specifiek vanuit de functies:
| D2260 | F7:=Menu |
Voorts zijn in de Submenu's Tabellen en Artikelen, twee vrij indeelbare tabellen
beschikbaar om een document te classificeren. Deze coderingen hebben als hoofddoel, om het zoeken naar specifieke documenten te vereenvoudigen. Tevens wordt in het documentenoverzicht de achtergrond direct zichtbaar.
Onderhoud documentsoorten Code met de oorsprong en soort van het document
Onderhoud onderwerpen Code met verwijzing naar het onderwerp van het document
| 1 | Verplaatsen of herbenoemen van het oorspronkelijke document, nadat het met CASH is gekoppeld is niet mogelijk, omdat alleen CASH een link heeft naar het document en niet omgekeerd. |
| 2 | Met functietoets F3:Overz kan een overzicht van gekoppelde documenten worden getoond, met functietoets F4:Zoom kan het document - dat in het veld Documentnaam is vermeld - worden opgevraagd. |
| 3 | De extra koppelingen zijn niet verplicht en mogen ook leeg blijven, zoals In- en verkoopordernummer, klachtennummer. |
| 4 | Indien gewenst is de omschrijving van de velden Tekst 1 t/m 6 (Tekst1 t/m 6) muteerbaar. Zie hiervoor Instellingen, Systeemvariabelen, F4:VeldH, F3:Stamg (functie Instellen veldnamen Stamgegevens |
* 4243 Volgnummer (4 cijfers)
Uniek nummer per document, waarmee elk document wordt geidentificeerd. Met ENTER wordt een nummer uitgedeeld.
* 147 Documentsoort (1 cijfer of letter)
Vrij indeelbare code, die de oorsprong en soort van het document aangeeft.
* 161 Datum (6 cijfers)
Datum waarop het document is geregistreerd in het documentenbeheer van CASH
* 162 Tijd (4 cijfers)
Tijd waarop het document is geregistreerd in het documentenbeheer van CASH
* 250 Onderwerp (10 cijfers/letters)
Vrij indeelbare code van onderwerpen. Bij het zoeken van een specifiek document kan hierop worden geselecteerd.
* 2205 Medewerker (bestaanbare medewerkerscode)
Code van de persoon, die het document heeft vastgelegd.
* 1915 Documentnaam (100 cijfers/letters)
Link (path en naam) naar het oorspronkelijke elektronische document. Met functietoets F2:zoek kan naar een bestaand document worden gezocht.
Met functietoets F4:zoom kan een bestaand document worden opgevraagd.
* 2260 Artikelcode (14 cijfers/letters)
Bestaande artikelcode om hiermee een koppeling met dit document te bewerkstelligen
* 2400 Verkoopordernr (8 cijfers)
Bestaand verkoopordernummer om hiermee een koppeling met dit document te bewerkstelligen
* 2500 Inkoopordernr
Bestaand inkoopordernummer om hiermee een koppeling met dit document te bewerkstelligen
* 3750 Klachtennummer (8 cijfers)
Bestaand klachtennummer om hiermee een koppeling met dit document te bewerkstelligen (optioneel)
* 3600 Dossiernummer (8 cijfers)
Bestaand dossiernummer om hiermee een koppeling met dit document te bewerkstelligen (optioneel)
* 4200 Contractnummer (8 cijfers)
Bestaand contractnummer om hiermee een koppeling met dit document te bewerkstelligen (optioneel)
* 2220 Klantnummer (6 cijfers)
Bestaand klantnummer om hiermee een koppeling met dit document te bewerkstelligen (optioneel)
* 2230 Leveranciersnummer (6 cijfers)
Bestaand leveranciersnummer om hiermee een koppeling met dit document te bewerkstelligen (optioneel)
* 163 Tekst1 (50 letters/cijfers)
Vrije ruimte om aanvullende informatie bij het document op te slaan.
* 164 Tekst2 (50 letters/cijfers)
Vrije ruimte om aanvullende informatie bij het document op te slaan.
* 165 Tekst3 (50 letters/cijfers)
Vrije ruimte om aanvullende informatie bij het document op te slaan.
* 166 Tekst4 (50 letters/cijfers)
Vrije ruimte om aanvullende informatie bij het document op te slaan.
* 167 Tekst5 (50 letters/cijfers)
Vrije ruimte om aanvullende informatie bij het document op te slaan.
* 168 Tekst6 (50 letters/cijfers)
Vrije ruimte om aanvullende informatie bij het document op te slaan.
| F3 | Overz | S4240 Documenten |
| F4 | Zoom | S4241 Opvragen document |