Alle specificaties van een te produceren product worden vastgelegd in een productontwerp, dat ook wel het productarchief wordt genoemd. Elk productontwerp heeft een unieke (artikel)code (maximaal 14 cijfers of letters), waarmee het productieartikel wordt geïdentificeerd. De specificaties van een productontwerp zijn onderverdeeld in de productiecategorieën materialen, gereedschappen, bewerkingen, uitbestedingen, kosten en teksten. Per productiecategorie worden alle benodigde elementen in het productontwerp vastgelegd. Van elk productontwerp dient allereerst een artikelcode te worden ingevoerd met artikelsoort = P. Op deze wijze kan met het invoeren van productontwerpen een bibliotheek worden opgebouwd van alle producten, waardoor de basis en de samenstelling vastligt en waaruit op elk gewenst moment kan worden geput.
Binnen een productontwerp wordt de volgorde bepaald door het volg- en subnummer van de productontwerpregels. De volgorde van de uit te voeren werkzaamheden binnen het productieproces wordt echter aangegeven met het volg- en subnummer van de bewerkingen. Indien bewerkingen en/of uitbestedingen hetzelfde volgnummer hebben, wordt ervan uit gegaan dat die activiteiten gelijktijdig worden gestart. Als doorlooptijd wordt dan alleen de langste tijd gehanteerd.
In een productontwerp kan bewust worden aangegeven dat materiaal en gereedschap bij een bepaalde bewerking behoort. Dit gebeurt door het volgnummer van bewerkingen, gereedschappen en materialen gelijk te maken, waardoor deze gezamenlijk worden afgedrukt indien het productontwerp of -dossier op volgorde van regelnummer wordt afgedrukt.
Ten behoeve van bijvoorbeeld een verkoopofferte kan met een productontwerp worden gecalculeerd, tegen zowel kost- als verkoopprijzen. De rubriek Calculatieaantal geeft het productieaantal aan, op basis waarvan de productie- en/of verkoopprijs de laatste keer zijn berekend.
Een productontwerp kan aan een (1) of meer klanten worden gekoppeld - middels functie Exclusiviteit klant Exclusiviteit klant - of, aan geen enkele. In dit laatste geval kan het product door elke klant worden aangeschaft. Per productcode kan een artikelmemo (kladblaadje) worden vastgelegd. Indien gewenst, kan aan een product(ontwerp) een tekeningnummer worden gekoppeld, dat vaak door een afnemer wordt gehanteerd om het product te identificeren.
Halffabrikaten:
Binnen een productontwerp kunnen weer andere productontwerpen als materiaal worden opgenomen. Hierdoor ontstaat voor het eindproduct een boomstructuur met zogenaamde halffabrikaten.
Elk productontwerp kent een aantal prijzen, zoals:
| Verkoopprijs: | Deze prijs wordt op een verkooporder gehanteerd. |
| Detail verkoopprijs: | Wordt alleen als extra informatie gebruikt. Er wordt niet mee gerekend en deze prijs kan bijvoorbeeld als winkeladviesprijs of toeslagbedrag op een verkoopfactuur worden afgedrukt. |
| Inkoopprijs: | Dit is de inkoopprijs van een productieartikel en is alleen van belang, indien het productieartikel bij derden kan worden ingekocht. |
| Productieprijs: | Deze interne verrekenprijs van het productieartikel geeft de waarde aan van een (1) productieartikel. Deze waarde wordt berekend door de kostprijzen van alle productontwerpregels te totaliseren ten behoeve van een aan te geven aantal te produceren stuks. |
De productie-eenheid is het aantal stuks, dat productietechnisch als een 'geheel' geproduceerd zal worden. Het berekende productieaantal zal altijd aangevuld worden tot een veelvoud van de productie-eenheid. De productie-eenheid is vergelijkbaar met de besteleenheid van bijvoorbeeld materialen.
Om economische- of technische redenen kan bij een productieartikel een minimum aantal te produceren stuks (het productieminimum) worden aangegeven. Het productieaantal wordt altijd aangevuld tot het productieminimum, dat een veelvoud is van de productie-eenheid.
Met de rubriek Levertijd (dagen) wordt de verwachte periode tussen ontvangst van een verkooporder en de gereedmelding van de artikelen aangegeven. De verkoopafdeling kan hiermee rekening houden bij het aangeven van leverdata. Deze levertijd in kalenderdagen is onafhankelijk van de productiehoeveelheid.
In principe bevat een productontwerp alle ingrediënten, die nodig zijn om een (1) productieartikel te produceren. In voorkomende gevallen is registratie op deze wijze niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat:
| - | De hoeveelheid grammen die nodig zijn om een (1) artikel te produceren te gering is om vast te kunnen leggen. |
| - | De productiegrootte is minimaal 10.000 stuks. |
Met de rubriek Instelaantal wordt het aantal producten aangegeven dat, voorafgaand aan de werkelijke productie, moet worden vervaardigd. Op deze wijze kan worden getest of alle bewerkingen binnen het productieproces op de juiste wijze zijn ingesteld, zodat het aantal te produceren stuks ook daadwerkelijk wordt gehaald. Tijdens het aanmaken van een productiedossier wordt het benodigde aantal productieartikelen verhoogd met het instelaantal.
Voorbeeld:
| Aantal te leveren op basis van verkooporder | : 100 |
| Productieaantal | : 100 |
| Instelaantal | : 4 |
| Aantal te produceren stuks | : 104 |
Per productieartikel kan een revisienummer en een datum - waarop het ontwerp voor de laatste maal is gewijzigd - worden vastgelegd. Telkens wanneer het ontwerp wordt gewijzigd, kunnen deze gegevens gelijktijdig worden aangepast.