ELECTRONISCHE OB-AANGIFTE VANAF JANUARI 2005:
Ten behoeve van de elektronische OB-aangifte vanaf januari 2005, zijn in de kop van de inkoopfactuur de volgende rubrieken van belang:
| OB bedrag verlegd: | Alleen bij de codes Plaats = N (Nederland) en OB inkoop = V (verlegd) |
| OB bedrag binnen EU: | Alleen te gebruiken bij Code Plaats = E (Binnen EU) |
| OB bedrag buiten EU: | Alleen te gebruiken bij Code Plaats = B (Buiten EU) |
Ter informatie wordt op de regel het OB-nummer, de Landcode en het OB-nummer uit de stamgegevens van de leverancier getoond.
Opm. De rubriek Code plaats bevindt zich in de tabel van de ISO-landnamen.
RUBRIEK OB BEDRAG:
In de rubriek OB bedrag wordt alleen het op de factuur vermelde OB-bedrag van Nederlandse leveranciers opgenomen.
RUBRIEK OB BEDRAG 2:
Als op de inkoopfactuur OB vermeld staat met een hoog EN een laag tarief, dan kan het OB-bedrag met het lage tarief optioneel op een aparte grootboekrekening worden geboekt. Dit is voor het bepalen van de rubriek op de OB-aangifte niet noodzakelijk, maar wordt alleen gebruikt vanuit controle-aspecten. Zie submenu Parameters, Instellen boekingsvariabelen, rubriek Gbrek OB inkoop 2:
RUBRIEK OB BEDRAG VERLEGD:
Als met de Nederlandse leverancier is overeengekomen dat de OB verlegd wordt, dient in de relatiestamgegevens,de rubriek OB inkoop gevuld te zijn met de waarde V (verlegd). Dit is alleen mogelijk in combinatie met code Land = N (Nederland). Zie Leverancier Onderhoud leverancier, functietoets F3:Lev.
IMPORT:
Bij intracommunautaire verwervingen binnen de EU, is het voor de ICL-aangifte verplicht het OB-nummer en de Landcode van de leverancier in de stamgegevens van de relatie vast te leggen (Code plaats, die zich in de ISO landentabel bevindt, = E).
Als op inkoopfacturen van leveranciers binnen en buiten de EU, geen OB vermeld staat, wordt het OB-bedrag automatisch berekend op basis van het OB-tarief uit de artikelstamgegevens. Afhankelijk van de rubriek Code plaats (die zich in de ISO landentabel bevindt) wordt het OB-bedrag in de velden OB bedrag binnen EU of OB bedrag buiten EU geplaatst.
INSTELLEN STAMGEGEVENS
De OB-percentages worden bepaald aan de hand van de rubriek Code OB in de stamgegevens van de artikel- of kostencode en de Systeemvariabelen uit de voorraadparameters.
De grootboekrekeningen waarop automatisch geboekt gaat worden, zijn muteerbaar in het submenu Parameters, Instellen administratiegegevens, functie Onderhoud OB-grootboekrekeningen Onderhoud OB-grootboekrekeningen.
De rubriek op de OB-aangifte wordt bepaald op basis van de rubrieken Code Plaats (in de ISO-landentabel) en OB inkoop in de stamgegevens van de relatie. (Kolommen met - zijn voor de bepaling van de aangifterubriek niet van toepassing).
| Relatie | Leverancier | OB-aangifte | Omschrijving grootboekrekening |
| Plaats | OB-inkoop | Rubriek | |
| N | - | 5b | Voordruk |
| N | V=verlegd | 5b & 2a | Voordruk en Inkoop verlegd |
| B | - | 5b & 4a | Voordruk en Inkoop buiten EU |
| E | - | 5b & 4b | Voordruk en Inkoop binnen EU |
| 1 | Het invoeren van een nieuwe factuur is alleen mogelijk als de cursor op de rubriek Inkoopordernummer staat. |
| 2 | Inkooporderregels kunnen uit bestaande inkooporders worden geselecteerd per inkooporderregel, per inkoopordernummer of per goederenontvangst. |
| 3 | Nieuwe inkooporderregels kunnen ook tijdens de invoer van de factuurregels worden aangemaakt door middel van het vervaardigen van een nieuwe inkooporder. Op deze wijze wordt dus in feite de goederenontvangst tijdens het invoeren van de inkoopfactuur bewerkstelligd. |
| 4 | Nieuwe inkooporderregels kunnen ook tijdens de invoer van de factuurregels worden toegevoegd aan bestaande inkoopordernummers. |
| 5 | De totaalwaarde van alle factuurregels kan worden overgenomen naar de totalen van de inkoopfactuur. |
| 6 | De kosten die met de inkoopfactuur in rekening worden gebracht, worden via een apart invoerscherm met functietoets F5 vastgelegd. |
| 7 | Het laten vervallen van een inkooporderregel wordt bewerkstelligd door het aantal artikelen op nul te stellen. |
| 8 | De factuur kan alleen worden verwerkt als de status op V (geverifieerd) staat. Zie hiervoor ook functie Instellen systeemswitches inkoop |
| 9 | De facturen kunnen per factuur met functietoets F6 worden verwerkt of in een reeks facturen met functie Verwerken inkoopfacturen |
| 10 | Indien de valutacode van de inkoopfactuur afwijkt van de valutacode van de inkooporder, wordt de inkoopprijs automatisch omgerekend op basis van de omrekenkoers. |
| 11 | Indien de betreffende relatie (leverancier) middels functie Onderhoud relaties (deel 2) is geblokkeerd (rubriek Geblokkeerd = 'J'), kunnen geen inkoopfacturen meer worden aangemaakt. |
Nadat deze functie is gestart, staat de cursor op de rubriek Inkoopstuknummer. Met functietoets F8 wordt een nieuw inkoopstuknummer opgevraagd en daarmee een nieuwe inkoopfactuur aangemaakt. Met ENTER gaat de cursor naar de rubrieken Leveranciersnummer en Factuurdatum. Met de functietoetsen F9 en F10 kan worden gebladerd in bestaande inkooporders op volgorde van de laatst geselecteerde rubriek.
Op iedere inkooporderregel zijn de volgende functietoetsen actief:
| F4 | Econm | Overzicht met de economische voorraadgegevens van het betreffende artikel. |
| F5 | Prijs | Overzicht met alle prijsafspraken uit de stamgegevens van het betreffende artikel. |
| F6 | Omsch | Invoerscherm om meerdere omschrijvingsregels in te voeren voor deze inkooporderregel. |
| F7 | Toevg | Cursor staat op een lege regel: Toevoegen van een extra orderregel op een bestaande inkooporder. |
| F7 | InfoV | Cursor staat op een bestaande regel: Opvragen van de vaste gegevens van het betreffende artikel. |
| F8 | Nieuw | Cursor staat op een lege regel: Toevoegen van een nieuwe inkooporder op de aanwezige factuur. |
| F8 | InfoR | Cursor staat op een bestaande regel: Opvragen van gedetailleerde informatie van de inkooporderregel Binnen deze functie biedt functietoets F8 de mogelijkheid artikeletiketten af te drukken. |
* 2570 Inkoopstuknummer (6 cijfers)
Het volgnummer van de inkoopfactuur.
Met functietoets F8 kan het eerstvolgende vrije inkoopstuknummer worden verkregen. In dat geval wordt een nummer gekozen volgens de reeks zoals ingesteld bij de functie Inkoopstuknummer
Een nieuw inkoopstuknummer kan ook handmatig worden opgegeven.
Een bestaand inkoopstuknummer kan worden opgegeven om een lopende inkoopfactuur te muteren. Met functietoets F2 wordt een overzicht getoond van de lopende inkoopfacturen.
Met de functietoetsen F9 en F10 kan worden gebladerd in de lopende inkoopfacturen. Door een (1) of meerdere keren ENTER te selecteren kan ook worden gebladerd in de lopende inkoopfacturen, gesorteerd op leverancier, factuurdatum, referentienummer of medewerker.
* 2230 Leveranciersnummer (bestaand leveranciersnummer)
Het leveranciersnummer waarvoor de inkoopfactuur wordt vervaardigd.
Een leveranciersnummer is gelijk aan het relatienummer. Een relatie wordt als leverancier beschouwd indien de extra leveranciersgegevens ingegeven zijn. Zie hiervoor functie Leverancier instellen
Bij de invoer van een inkoopfactuur dient deze rubriek verplicht te worden ingevuld.
Wanneer een nieuw inkoopstuknummer is geaccepteerd en het toch wenselijk is om het nummer te laten vervallen, geef dan een willekeurig leveranciersnummer in en laat vervolgens de inkoopfactuur vervallen. Als het inkoopstuknummer wel gebruikt moet worden, maar voor een andere (nieuwe) inkoopfactuur, dan bestaat de mogelijkheid, indien nog geen inkooporderregels zijn ingevoerd, een ander leveranciersnummer aan de factuurkop toe te kennen.
* 2531 Factuurdatum (6 cijfers)
De datum van de inkoopfactuur in het formaat DDMMJJ (Dag, Maand, Jaar).
De standaardwaarde is de systeemdatum. Deze datum bepaalt ook de betalingstermijn voor functie Selectie betaaladvies op relatienummer
* 2505 Factuurnr leveranc. (6 cijfers)
Het factuurnummer zoals dat op de factuur van de leverancier staat vermeld.
In het inkoopdagboek voor de inkoopfacturen wordt het interne volgnummer als boekstuknummer voor het dagboek gebruikt. Deze rubriek wordt gebruikt voor het factuurnummer uit de boekregel.
De lengte van dit nummer is beperkt tot 6 cijfers. Als de code van de leverancier uitgebreider is, is het raadzaam het nummer te verkorten tot de unieke laatste 6 posities. In de rubrieken Betaalkenmerk en Referentie wordt het volledige nummer vermeldt.
In een betaalopdracht kunnen alle genoemde rubrieken worden opgenomen. Zie hiervoor functie Crediteurenparameters
Bij een nieuwe inkoopfactuur wordt gecontroleerd op het uniek voorkomen van het factuurnummer van de leverancier. Als in het dagboek het factuurnummer al in gebruik is, wordt geadviseerd om een uniek volgnummer te gebruiken.
* 477 Betaalkenmerk (16 posities)
Het betalingskenmerk wordt meegegeven aan de crediteurboeking en gebruikt als kenmerk voor de betaalopdracht.
* 2506 Referentie (25 cijfers/letters)
Het referentienummer voor de inkoopfactuur.
In de financiële administratie wordt deze rubriek gebruikt als omschrijving van de boekregel voor de crediteur.
Voor overzichten met inkoopfacturen is de factuurreferentie een selectie of sorteer optie.
* 2205 Medewerker (bestaande medewerker)
De medewerker die verantwoordelijk is voor het invoeren van de inkoopfactuur. Lopende inkoopfacturen kunnen onder andere worden gesorteerd op medewerker.
Wanneer bij de stamgegevens van de leverancier een vaste medewerker is ingegeven, wordt deze automatisch bijgelezen. Desgewenst kan de code van de medewerker handmatig worden gewijzigd.
* 2209 Magazijn (bestaand magazijn)
Het magazijn waar de goederen worden afgeleverd.
Wanneer de goederenontvangst reeds is verwerkt, wordt deze rubriek niet gebruikt.
Wordt de goederenontvangst echter met de inkoopfactuur verwerkt, en de goederen zijn bestemd voor een submagazijn, dan dient hier een magazijncode te worden vermeld. Zie hiervoor functie Instellen systeemswitches inkoop
* 2911 Kostenplaats (bestaande kostenplaats)
De kostenplaatscode waarop de inkoopfactuur in de financiële administratie wordt verantwoord.
In de financiële historie is het sorteren van de historie in eerste instantie alleen per grootboekrekening mogelijk. Een verdere verdeling in de financiële administratie is mogelijk door het gebruik van kostenplaatsen. Als hiervan gebruik wordt gemaakt, dient de juiste systeemswitch te zijn ingesteld. Zie hiervoor functie Systeemswitches
* 2581 Exclusief OB (7 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Met deze rubriek wordt het totale factuurbedrag exclusief OB op het beeldscherm getoond. Dit bedrag wordt getotaliseerd op basis van de bijbehorende factuurregels en wordt alleen ter informatie getoond en kan derhalve niet worden ingegeven.
* 2572 OB bedrag (7 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Het OB-bedrag van de inkoopfactuur. Dit bedrag wordt in de valuta van de inkoopfactuur vermeld.
* 2575 OB bedrag 2 (7 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Het OB bedrag van de inkoopfactuur. Dit bedrag wordt in de valuta van de inkoopfactuur vermeld.
Ter controle wordt na de selectie van de inkoopfactuurregels het OB-bedrag berekend en vergeleken met het hier vermelde bedrag.
Indien de bedragen niet overeenkomen, zal de inkoopfactuur niet verder worden verwerkt. De status in de orderkop wordt dan op I (in bewerking) gezet. Na correctie van het bedrag dient de status handmatig op V (geverifieerd) te worden gezet.
* 2571 Factuurtotaal (7 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Het totaalbedrag van de inkoopfactuur. Dit bedrag wordt in de valuta van de inkoopfactuur opgegeven.
Ter controle wordt na de selectie van de inkoopfactuurregels het getotaliseerde bedrag berekend en vergeleken met de hier vermelde som.
Indien de bedragen niet overeenkomen, zal de inkoopfactuur niet verder worden verwerkt. De status in de orderkop wordt dan op I (in bewerking) gezet. Na correctie van het bedrag dient de status handmatig op V (geverifieerd) te worden gezet.
* 2554 Status (I,V)
De code waarmee de status van de inkoopfactuur wordt aangegeven.
Geldige waarden zijn:
| I | In bewerking |
| V | Geverifieerd |
De standaardwaarde wordt bepaald door een systeemswitch.
Bij het invoeren van de inkoopfactuur kan verplicht worden gesteld dat de status van de inkoopfactuur altijd op I moet staan voordat de inkoopfactuur verder kan worden verwerkt. Na akkoord dient deze status dan altijd handmatig op V te worden gezet.
* 2405 Omschrijving (40 cijfers/letters)
De omschrijving voor deze inkoopfactuur.
* 2408 Omschrijving 2 (40 cijfers/letters)
Een extra omschrijvingsregel voor deze inkoopfactuur.
* 2983 Valutacode (bestaande valutacode)
Met deze rubriek wordt de valutacode aangegeven, waarin de inkoopfactuur is gesteld.
* 2577 OB-bedrag verlegd (7 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Als met de Nederlandse leverancier is overeengekomen dat de OB verlegd wordt, dient in de relatiestamgegevens,de rubriek OB inkoop gevuld te zijn met de waarde V (verlegd). Dit is alleen mogelijk in combinatie met code Land = N (Nederland). Zie Leverancier Onderhoud leverancier, functietoets F3:Lev.
In deze wordt het bedrag Verlegde OB vastgelegd.
* 2578 OB-bedrag binnen EU (7 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Het OB bedrag van de inkoopfactuur, indien het binnen de EU betreft. Dit bedrag wordt in de valuta van de inkoopfactuur vermeld.
* 2579 OB-bedrag buiten EU (7 cijfers voor de komma/2 decimalen)
Het OB bedrag van de inkoopfactuur, indien het buiten de EU betreft. Dit bedrag wordt in de valuta van de inkoopfactuur vermeld.
Vinkje (1 cijfers/letters) [1555]
Vinkje aan betekent: de PDF die u in het split screen ziet is gekoppeld aan deze inkoopfactuur.
Vinkje uit betekent: de PDF die u in het split screen ziet is niet (meer) gekoppeld aan de inkoopfactuur.
Het is naast het normale gebruik van het inboeken van inkoopfacturen mogelijk om met een splitsscreen te werken. Dat kan handig zijn als gewerkt wordt met het direct koppelen van de ingezonden PDF factuur. De PDF factuur kan gestuurd worden naar relatienr.administratiecode@hfactuur.cashweb.nl. Als voorbeeld : het (CASHWeb)relatienummer is 123456 en de administratiecode is "bvbv" dan wordt het mailadres: 123546.bvbv@hfactuur.cashweb.nl
Voor meer informatie over dit onderwerp kunt terecht bij onze kennisbank.
| F3 | Selectie | S2110 Selectie IO-regels |
| F4 | Regel | H2570 Onderhoud inkoopfactuurregels |
| F5 | Kosten | D2571 Inkoopfactuurkosten |
| F6 | Verwerk | S2572 Verwerken inkoopfacturen |
| F7 | Leveranc | S2526 Vaste gegevens leverancier |
| F8 | Totaal | S2522 Totaalwaarde |